¿Cómo Usar Sharepoint? Mejores Prácticas

SharePoint se ha consolidado como una plataforma esencial para la colaboración y gestión documental dentro del ecosistema de Microsoft 365. Al ofrecer un espacio versátil y seguro para almacenar, compartir y manejar documentos y otros contenidos, Microsoft SharePoint impulsa la eficiencia y la sinergia entre equipos. Este artículo se adentra en cómo podemos maximizar el uso de SharePoint mediante una serie de prácticas recomendadas y técnicas de configuración inicial.

¿Qué es SharePoint y para qué se sirve?

SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión documental diseñada para facilitar el trabajo en equipo, mejorar la comunicación y organizar la información de forma eficiente en cualquier tipo de organización. Pero, ¿cómo se materializa esto en la práctica? SharePoint permite a los usuarios crear sitios web para compartir información, gestionar documentos y automatizar flujos de trabajo, todo ello dentro de un entorno seguro y controlado.

SharePoint Server vs Foundation vs Online

SharePoint se ofrece en varias ediciones, cada una diseñada para diferentes necesidades y escenarios de uso:

• SharePoint Server: Es la versión instalable localmente que permite a las empresas tener control total sobre el entorno de SharePoint. Esta versión es ideal para organizaciones que necesitan personalizaciones profundas o tienen requisitos específicos de integración y seguridad.
• SharePoint Foundation: Fue la versión gratuita de SharePoint, diseñada para proporcionar funcionalidades básicas de colaboración y contenido web. Sin embargo, ha sido discontinuada y reemplazada por opciones más avanzadas.
• SharePoint Online: Parte de la suite Microsoft 365, esta versión de SharePoint está alojada en la nube, lo que facilita el acceso remoto, reduce los costes de mantenimiento de infraestructura y mejora la colaboración en tiempo real. SharePoint Online es ideal para empresas que buscan escalar fácilmente y aprovechar las actualizaciones y nuevas funcionalidades continuas proporcionadas por Microsoft.

Beneficioa de usar SharePoint en tu empresa

• Colaboración mejorada: SharePoint facilita la colaboración en equipo al permitir a los usuarios trabajar juntos en documentos y proyectos desde diferentes ubicaciones, asegurando que todos tengan acceso a la última versión de los archivos.

• Acceso y gestión de documentos eficientes: Con bibliotecas de documentos centralizadas y características como la búsqueda avanzada y la gestión de versiones, los empleados pueden encontrar y utilizar la información de manera rápida y efectiva.

• Automatización de procesos: SharePoint permite crear flujos de trabajo personalizados que automatizan procesos como las aprobaciones de documentos, reduciendo la carga de trabajo manual y mejorando los tiempos de respuesta.

• Seguridad robusta: La integración con Microsoft 365 ofrece avanzadas capacidades de seguridad, incluyendo la gestión de permisos detallada y medidas de protección de datos, lo que ayuda a asegurar que la información sensible esté protegida y solo accesible para usuarios autorizados.

SharePoint se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas que buscan mejorar su colaboración, gestión documental y eficiencia operativa, proporcionando una plataforma robusta y flexible que se adapta a las necesidades de negocios modernos.

¿Cómo Usar Sharepoint?

Para comenzar a utilizar SharePoint, es crucial entender cómo acceder a la plataforma. El primer paso es dirigirse a la página oficial de Microsoft 365 e iniciar sesión con tus credenciales corporativas o educativas. Una vez dentro, SharePoint se puede localizar fácilmente en el panel de aplicaciones o a través de la búsqueda en la barra de tareas de Microsoft 365. Es importante que cada miembro del equipo tenga claro cómo ingresar, pues esto asegura que todos puedan colaborar sin obstáculos.

Crear y configurar cuenta de Microsoft 365

Antes de poder aprovechar todas las funcionalidades de SharePoint, cada usuario debe tener una cuenta de Microsoft 365 configurada adecuadamente. Este proceso usualmente lo gestiona el departamento de TI de tu organización, asegurando que cada cuenta esté equipada con los permisos necesarios para las tareas específicas del usuario.

La configuración de la cuenta incluye asignación de licencias, configuración de grupos de seguridad y, en algunos casos, personalización del entorno de trabajo según las necesidades del proyecto o departamento. Este paso es fundamental para garantizar que los controles de acceso y seguridad estén correctamente establecidos, lo que a la larga facilita una gestión de documentos más segura y eficiente.

¿Cómo personalizar tu sitio de SharePoint?

Una vez que tienes tu sitio de SharePoint en funcionamiento, personalizarlo para adaptarlo a las necesidades específicas de tu equipo o departamento es un paso crucial. Aquí te mostramos cómo puedes hacer que tu sitio de SharePoint no solo sea funcional sino también atractivo y fácil de navegar. En primer lugar debemos añadir contenido y estructura:

• Crear páginas y subpáginas: SharePoint permite la creación de múltiples páginas dentro de tu sitio para organizar mejor el contenido por temas o departamentos. Cada página puede contener textos, imágenes, y otros elementos multimedia que enriquecen la información presentada.

• Uso de Web Parts: SharePoint ofrece una variedad de Web Parts que puedes añadir a tus páginas para mostrar contenido dinámico como listas, bibliotecas, formularios, y hasta feeds de redes sociales. Estos componentes son esenciales para agregar funcionalidad específica y hacer que el contenido sea más interactivo.

• Bibliotecas de documentos: Fundamental para cualquier sitio de SharePoint, las bibliotecas de documentos permiten almacenar, organizar y compartir documentos. Configurarlas correctamente facilitará la gestión de documentos y el acceso a información importante de manera rápida y eficiente.

Una vez tenemos el contenido y la estructura, empezaremos a configurar la apariencia y navegación del sitio:

• Temas y diseños: SharePoint ofrece una serie de temas predefinidos que puedes utilizar para cambiar la apariencia visual de tu sitio con solo unos clics. Además, puedes personalizar estos temas según los colores corporativos de tu empresa para mantener una consistencia visual.

• Navegación personalizada: Configurar una navegación clara y lógica es crucial para asegurar que los usuarios encuentren lo que buscan sin frustraciones. Puedes configurar menús desplegables, barras de enlaces rápidos y estructuras de navegación personalizadas que reflejen la estructura y prioridades de tu organización.

• Adaptabilidad móvil: Con un enfoque creciente en la accesibilidad, asegurarte de que tu sitio de SharePoint sea responsive y funcione eficazmente en dispositivos móviles es más importante que nunca. Esto garantiza que los usuarios puedan acceder al contenido y colaborar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Al personalizar tu sitio de SharePoint, no solo estás mejorando la estética, sino también optimizando la funcionalidad y accesibilidad del sitio para todos los usuarios.

Colaboración y gestión de documentos

En el corazón de SharePoint se encuentra su capacidad para fortalecer la colaboración y gestionar documentos de manera eficiente. Esta sección explora cómo utilizar las bibliotecas de documentos y cómo SharePoint se integra con Microsoft Teams para facilitar una colaboración efectiva. Una de las herramientas más últiles para la gestión de documentos en Sharepoint son las bibliotecas de documentos.

Las bibliotecas de documentos de SharePoint son fundamentales para la gestión de documentos y la colaboración. Aquí se describen algunas prácticas clave para su uso efectivo:

• Creación y organización de bibliotecas: Cada biblioteca puede ser configurada para almacenar documentos relacionados con proyectos específicos, departamentos o equipos. Es vital organizar los documentos de manera que sean fáciles de encontrar mediante el uso de carpetas y metadatos.

• Control de versiones: Una de las características más poderosas de las bibliotecas de documentos de SharePoint es el control de versiones. Esto permite a los usuarios ver y revertir a versiones anteriores de un documento, lo cual es crucial para mantener la integridad del documento a lo largo de su ciclo de vida.

• Permisos y seguridad: Configurar permisos adecuados es esencial para proteger la información sensible y asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos específicos. SharePoint permite una granularidad detallada en la configuración de estos permisos.

• Colaboración en documentos: Las bibliotecas de documentos facilitan la colaboración, permitiendo a múltiples usuarios trabajar en el mismo documento simultáneamente, lo que reduce los conflictos y mejora la productividad.

La integración de SharePoint con Microsoft Teams lleva la colaboración a un nuevo nivel, permitiendo a los equipos trabajar juntos de manera más eficiente:

• Acceso directo a documentos: Los equipos en Microsoft Teams pueden acceder directamente a las bibliotecas de documentos de SharePoint desde su interfaz de Teams. Esto elimina la necesidad de cambiar entre aplicaciones para acceder a los documentos necesarios.

• Colaboración en tiempo real: Los documentos almacenados en SharePoint pueden ser editados en tiempo real dentro de Microsoft Teams, facilitando la colaboración instantánea y las discusiones en el contexto del documento.

• Automatización de flujos de trabajo: La integración también permite la automatización de flujos de trabajo entre SharePoint y Teams, como la aprobación de documentos y alertas de actualizaciones, utilizando herramientas como Power Automate.

• Reuniones y comunicaciones: Integrar SharePoint con Teams permite que los documentos sean discutidos y revisados en reuniones virtuales, lo que agiliza el proceso de revisión y decisión.

La colaboración eficaz y la gestión de documentos son críticos para el éxito de cualquier organización. Utilizando SharePoint en conjunto con Microsoft Teams, las empresas pueden crear un entorno donde la información fluye libremente y es accesible, pero segura y bien gestionada.

Automatización y flujos de trabajo

SharePoint ofrece potentes capacidades de automatización que pueden transformar la forma en que se gestionan los procesos empresariales, haciéndolos más eficientes y menos propensos a errores.

Los flujos de trabajo automatizados en SharePoint ayudan a las empresas a estandarizar y optimizar procesos tales como aprobaciones de documentos, seguimiento de tareas y manejo de solicitudes. Estos son algunos pasos para comenzar:

• Identificar procesos repetitivos: El primer paso en la automatización es identificar tareas que son repetitivas y que se pueden estandarizar. Esto puede incluir desde aprobaciones de gastos hasta procesos de incorporación de empleados.

• Utilizar plantillas de SharePoint: SharePoint ofrece varias plantillas de flujo de trabajo que pueden ser personalizadas para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. Estas plantillas proporcionan un buen punto de partida para la mayoría de los procesos empresariales comunes.

• Configurar alertas y notificaciones: Los flujos de trabajo pueden configurarse para enviar notificaciones automáticas cuando se requieren acciones, asegurando que los procesos se completen a tiempo y que todas las partes relevantes estén informadas.

Power Automate, anteriormente conocido como Microsoft Flow, es una herramienta de automatización que se integra profundamente con SharePoint para proporcionar capacidades de automatización aún más avanzadas. Aquí te explicamos cómo puedes aprovechar esta integración:

• Automatización sin código: Power Automate permite a los usuarios crear flujos de trabajo sin necesidad de escribir código, lo que facilita a los usuarios no técnicos contribuir en la automatización de procesos.

• Conectores predefinidos: Power Automate ofrece conectores para una amplia gama de aplicaciones además de SharePoint, como Microsoft Outlook, Teams y muchas otras aplicaciones populares, lo que permite integrar y automatizar flujos de trabajo a través de múltiples plataformas.

• Creación de flujos de trabajo complejos: Con Power Automate, puedes diseñar flujos de trabajo que no solo responden a eventos dentro de SharePoint, sino que también llevan a cabo acciones en otras aplicaciones, creando un ecosistema interconectado que responde de manera inteligente a las necesidades empresariales.

• Monitorización y análisis de flujos de trabajo: Power Automate proporciona herramientas para monitorear el rendimiento de tus flujos de trabajo y analizar su eficacia, ayudando a identificar áreas de mejora para optimizar aún más los procesos empresariales.

La integración de SharePoint con Power Automate abre un mundo de posibilidades para la automatización de procesos, facilitando a las empresas optimizar sus operaciones y aumentar la eficiencia a través de flujos de trabajo inteligentes y bien gestionados.

Mejores Prácticas con SharePoint

Adoptar las mejores prácticas en SharePoint no solo mejora la eficiencia y la colaboración, sino que también asegura que la plataforma se utilice de manera segura y efectiva. A continuación, exploramos algunas de las mejores prácticas recomendadas para trabajar con SharePoint.

Estructura y organización del sitio

• Planificación cuidadosa: Antes de crear sitios y bibliotecas, es crucial planificar la estructura de SharePoint de acuerdo a las necesidades de la organización. Esto incluye definir cómo se organizarán los documentos, quién tendrá acceso y cómo se manejarán los permisos.

• Uso consistente de metadatos: Utilizar metadatos consistentemente ayuda a mejorar la búsqueda y organización de documentos dentro de SharePoint. Definir y aplicar políticas de metadatos puede facilitar mucho el acceso y la recuperación de información.

Seguridad y control de acceso

• Gestión de permisos detallada: Es fundamental gestionar cuidadosamente los permisos para asegurar que los usuarios tengan acceso solo a la información que necesitan. Los permisos deben revisarse regularmente para ajustarlos a los cambios en roles y responsabilidades.

• Auditoría y monitoreo: Habilitar la auditoría para rastrear cómo se accede y se utiliza la información puede ayudar a detectar y mitigar posibles brechas de seguridad.

Formación y adopción

• Formación continua: La capacitación no debe ser un evento único. Proporcionar formación continua y recursos de aprendizaje puede ayudar a los usuarios a mantenerse al día con las nuevas funcionalidades y mejores formas de utilizar SharePoint. Desde Imagina Formación, te recomendamos alguna de nuestras formaciones de Sharepoint: curso básico de SharePoint, curso de SharePoint avanzado, curso de SharePoint para administradores o el curso de SharePoint para usuarios

• Fomentar la adopción: Involucrar a los usuarios desde el principio en el diseño y la mejora de la plataforma puede aumentar la adopción y adaptación de SharePoint. Recoger feedback y aplicar mejoras puede conducir a una mejor aceptación y uso de la plataforma.

Mantenimiento y mejora continua

• Revisión regular del sitio: Los sitios de SharePoint deben revisarse regularmente para asegurar que siguen siendo relevantes y están actualizados. Esto incluye limpiar contenido antiguo, actualizar sitios y bibliotecas y revisar la estructura del sitio.

• Uso de herramientas de análisis: Utilizar herramientas de análisis para entender cómo se utiliza SharePoint puede proporcionar información valiosa que ayude a mejorar la plataforma y aumentar la productividad.

Implementar estas mejores prácticas ayudará a maximizar los beneficios de SharePoint, asegurando que se utilice de manera efectiva como una herramienta de colaboración y gestión de información en tu empresa.

Aprende a Usar Sharepoint en tu Empresa

En resumen, la administración y el mantenimiento de SharePoint son cruciales para asegurar un entorno eficiente y seguro. Hemos abordado las mejores prácticas en áreas como organización del contenido, seguridad y permisos, rendimiento y copias de seguridad. Si deseas adquirir habilidades prácticas en estos aspectos, te recomendamos nuestro curso de SharePoint.

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