Cómo sincronizar SharePoint con Microsoft Teams

¿Por qué SharePoint?

Importancia de utilizar SharePoint

SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de contenido desarrollada por Microsoft. Proporciona una infraestructura sólida para almacenar, organizar y compartir documentos, así como para colaborar en proyectos y trabajar en equipo.

Si quieres una introducción a SharePoint más detallada, te recomendamos consultar nuestro curso de SharePoint.

Diferencia entre SharePoint Teams y Microsoft Teams

Es importante entender la diferencia entre SharePoint Teams y Microsoft Teams. SharePoint es una plataforma de gestión de contenido y colaboración en la que se pueden almacenar y compartir documentos, crear sitios web y gestionar flujos de trabajo. Por otro lado, Microsoft Teams es una herramienta de comunicación y colaboración en tiempo real que permite la creación de espacios de trabajo virtuales para chatear, realizar videollamadas y colaborar en documentos.

Mientras que SharePoint proporciona la base para almacenar y gestionar el contenido, Microsoft Teams se centra en la comunicación y la colaboración en tiempo real. Sin embargo, Microsoft Teams utiliza SharePoint como backend para almacenar los archivos compartidos en los canales y chats de equipo.

¿Por qué usar SharePoint en Teams?

La integración de SharePoint en Microsoft Teams ofrece una serie de beneficios. En primer lugar, SharePoint proporciona una estructura organizativa sólida para almacenar y organizar documentos, lo que facilita la búsqueda y recuperación de información. Al utilizar SharePoint en Teams, se puede acceder fácilmente a los archivos y documentos relevantes para un proyecto específico directamente desde la plataforma de chat y colaboración en tiempo real.

Además, SharePoint ofrece una amplia gama de características avanzadas, como flujos de trabajo, permisos personalizados, metadatos y versionado de documentos. Al integrar SharePoint en Teams, se pueden aprovechar estas funcionalidades para gestionar de manera más eficiente los documentos y flujos de trabajo asociados con los equipos y proyectos.

Cuáles son las desventajas de SharePoint

A pesar de sus numerosas ventajas, SharePoint también presenta algunas desventajas. En primer lugar, la configuración y personalización de SharePoint pueden ser complejas y requerir conocimientos técnicos avanzados. Esto puede dificultar su implementación y administración para usuarios sin experiencia en la plataforma.

Además, SharePoint puede resultar abrumador debido a su gran cantidad de características y opciones. La curva de aprendizaje puede ser empinada para los usuarios nuevos, lo que puede llevar tiempo y esfuerzo adicional para familiarizarse con todas las funcionalidades disponibles.

Otra desventaja de SharePoint es que requiere una planificación cuidadosa de la estructura de los sitios y bibliotecas de documentos. Si no se realiza una buena planificación inicial, la organización y recuperación de documentos pueden volverse complicadas con el tiempo.

¿Funciona Teams sin SharePoint?

Sí, Microsoft Teams puede utilizarse de forma independiente sin necesidad de SharePoint. Teams ofrece una amplia variedad de características de comunicación y colaboración en tiempo real, incluyendo chat, videollamadas, reuniones, compartición de pantalla y colaboración en documentos.

Sin embargo, la integración de SharePoint en Teams agrega una capa adicional de funcionalidad y organización. Al utilizar SharePoint como backend para almacenar los archivos compartidos en Teams, se obtiene una estructura de gestión de contenido más robusta y se pueden aprovechar las características avanzadas de SharePoint para una mejor administración de documentos y flujos de trabajo.

Ventajas de integrar Microsoft Teams en SharePoint

La integración de Microsoft Teams en SharePoint ofrece varias ventajas. Primero, permite acceder a los archivos y documentos almacenados en SharePoint directamente desde la interfaz de Teams, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información en tiempo real. Los miembros del equipo pueden trabajar en los mismos documentos sin tener que alternar entre diferentes aplicaciones .

Además, al utilizar SharePoint como backend de almacenamiento en Teams, se aprovechan las características avanzadas de gestión de contenido de SharePoint, como el versionado de documentos, los permisos personalizados y los flujos de trabajo. Esto brinda un mayor control y seguimiento de los documentos y facilita la colaboración en proyectos complejos.

Cómo sincronizar Teams con SharePoint

La sincronización de Teams con SharePoint es un proceso sencillo que permite aprovechar la potencia de ambas herramientas. A continuación, se presentan los pasos necesarios para realizar esta sincronización.

1. Abre Microsoft Teams y navega hasta el equipo o canal en el que deseas realizar la sincronización.
2. En la barra superior del equipo o canal, selecciona la pestaña Archivos.
3. Haz clic en el botón Agregar cloud storage (Agregar almacenamiento en la nube) ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
4. En la lista de opciones, elige SharePoint.
5. Aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar un sitio de SharePoint. Selecciona el sitio deseado y haz clic en Siguiente.
6. En la siguiente pantalla, podrás elegir una carpeta específica dentro del sitio de SharePoint para sincronizar con el equipo o canal. Selecciona la carpeta deseada y haz clic en Sincronizar.
7. Teams comenzará a sincronizar la carpeta seleccionada y mostrará una notificación una vez que la sincronización se haya completado.

¡Listo! Ahora los archivos de la carpeta seleccionada en SharePoint estarán sincronizados y accesibles desde Microsoft Teams.

Cómo desincronizar SharePoint y Teams

Si necesitas desincronizar SharePoint y Teams, puedes seguir estos pasos:

1. Abre Microsoft Teams y navega hasta el equipo o canal que está sincronizado con SharePoint.
2. En la barra superior del equipo o canal, selecciona la pestaña Archivos.
3. Haz clic en el botón Más opciones (representado por tres puntos verticales) junto a la carpeta sincronizada.
4. En el menú desplegable, elige Desvincular de SharePoint.
5. Aparecerá una ventana de confirmación. Haz clic en Desvincular para confirmar la desincronización.

Una vez completados estos pasos, la sincronización entre SharePoint y Teams se habrá eliminado.

Error: SharePoint no se sincroniza con Teams

El error más común que se puede encontrar al sincronizar SharePoint con Teams es un mensaje de error que indica que la sincronización no se pudo completar o que no se encontró la carpeta seleccionada.

Cómo solucionarlo

Para solucionar este error, sigue estos pasos:

1. Verifica que tienes los permisos adecuados para acceder y sincronizar el sitio de SharePoint. Si no tienes los permisos necesarios, ponte en contacto con el administrador del sitio para obtener los permisos correctos.
2. Asegúrate de haber seleccionado la carpeta correcta dentro del sitio de SharePoint para la sincronización. Verifica que la carpeta exista y que esté accesible.
3. Si el problema persiste, intenta desvincular y volver a sincronizar SharePoint con Teams siguiendo los pasos descritos en la sección "Cómo desincronizar SharePoint y Teams".

Sigue aprendiendo sobre SharePoint

La sincronización de Teams con SharePoint proporciona una integración efectiva entre la comunicación en tiempo real y la gestión de contenido. Siguiendo los pasos mencionados, podrás sincronizar tus archivos de SharePoint con Teams y acceder a ellos de manera conveniente. En caso de encontrar errores, también tienes los pasos para solucionarlos. No dudes en aprovechar esta poderosa combinación de herramientas para mejorar la colaboración y productividad de tu equipo y aprende esto y mucho más con nuestro curso de SharePoint.