¿Qué es Microsoft Sharepoint? Tutorial desde 0

Bienvenidos a nuestro tutorial completo sobre Microsoft SharePoint, una poderosa herramienta diseñada para mejorar la colaboración y la gestión de la información dentro de las organizaciones. A lo largo de este artículo, desglosaremos cada componente de esta herramienta, comenzando por sus definiciones básicas y avanzando hacia cómo puede transformar la manera en que tu equipo trabaja y se comunica. Sin embargo, si tras consular nuestro tutorial deseas profundizar aún más y adquirir un conocimiento completo, te invitamos a consultar nuestro curso completo de SharePoint online o presencial, adaptado a tus necesidades.

¿Qué es SharePoint?

Microsoft SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft 365 e implementada en Office 365, que permite la creación y gestión de sitios web destinados a la colaboración de equipos. Se utiliza ampliamente para almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo. Todo lo que se necesita es un navegador web, como Microsoft Edge, Google Chrome, o Firefox, para acceder a documentos, listas y calendarios compartidos, lo que facilita la gestión de proyectos y la colaboración en tiempo real.

¿Para qué Sirve Microsoft Sharepoint?

La importancia de SharePoint radica en su capacidad para centralizar el acceso a la información y los recursos, lo que mejora la eficiencia y la efectividad de las operaciones de un equipo o una empresa completa. Algunos de los usos más comunes incluyen:

• Gestión documental: SharePoint es esencial para organizar documentos en una estructura centralizada con control de versiones, lo que permite a los usuarios acceder a la versión más reciente de un documento y ver su historial de modificaciones.
• Colaboración: Permite a los miembros del equipo trabajar conjuntamente en proyectos, editar documentos de manera simultánea y mantenerse al tanto de las actualizaciones importantes a través de alertas automáticas.
• Intranet y sitios corporativos: Las empresas utilizan SharePoint 365 para crear portales de intranet que ayudan a distribuir información relevante a todos los empleados, como noticias de la empresa, políticas y documentos importantes.
• Automatización de procesos: Con las herramientas de SharePoint, como flujos de trabajo y Power Automate, las empresas pueden automatizar procesos de negocio, desde simples aprobaciones hasta operaciones complejas entre departamentos.

A medida que avanzamos en este tutorial, exploraremos cómo usar Sharepoint y cómo implementar, personalizar y maximizar cada una de estas funcionalidades para transformar la manera en que su organización opera.

Conceptos Fundamentales

Antes de sumergirnos en tutoriales y configuraciones específicas, es crucial entender algunos conceptos clave de Microsoft SharePoint que forman la base de su funcionalidad y su potencial de personalización. Estos conceptos son esenciales tanto para nuevos usuarios como para administradores que buscan optimizar el uso de la plataforma.

Sitios de Sharepoint

Un Sitio de SharePoint actúa como el principal contenedor para todos los recursos relacionados con un proyecto o equipo específico. Dentro de un sitio, puedes organizar documentos, listas, sub-sitios y más. Los sitios pueden ser altamente personalizables y pueden configurarse para cumplir con diversas necesidades empresariales.

Existen diferentes tipos de sitios diseñados para adaptarse a variadas necesidades empresariales. A continuación, exploraremos los tipos de sitios más comunes y sus características principales.

• Sitios de equipo: Los Sitios de Equipo son fundamentales en SharePoint y están diseñados para facilitar la colaboración entre miembros de un mismo equipo o departamento. Estos sitios ofrecen un lugar central donde los equipos pueden compartir documentos, calendarios, tareas y más.

• Sitios de comunicación: A diferencia de los sitios de equipo, los Sitios de Comunicación están orientados a la distribución de información a una audiencia más amplia dentro de la organización. Son ideales para compartir noticias, reportes, políticas de la empresa, o cualquier información relevante. Su diseño suele ser más enfocado en la visualización y menos en la interacción directa.

• Sitios de publicación: Los Sitios de Publicación son utilizados principalmente para crear intranets y portales web internos que requieren gestión de contenido a gran escala. Estos sitios son esenciales para empresas que necesitan un control riguroso sobre la publicación de contenido y su disposición en una estructura fácil de navegar.

• Hub Sites: Los Hub Sites permiten conectar y organizar sitios relacionados para mejorar la navegación, la coherencia de marca y la búsqueda. Al agrupar sitios relacionados, un Hub Site facilita la gestión y la distribución de noticias y otros contenidos de manera más efectiva a través de los sitios conectados.

Biblioteca de documentos

Las Bibliotecas de Documentos son uno de los componentes más utilizados en SharePoint 365. Funcionan como repositorios digitales donde los equipos pueden almacenar, compartir y gestionar archivos. Lo que distingue a las bibliotecas de documentos es su capacidad para mantener el control de versiones de los archivos, lo que permite a los usuarios recuperar versiones anteriores y ver quién ha hecho cambios.

Lista de SharePoint

Las Listas son similares a las bibliotecas de documentos, pero están diseñadas para almacenar datos no documentales, como información de contacto, tareas, eventos, o cualquier otro conjunto de datos. Estas listas pueden ser tan simples como una colección de notas o tan complejas como bases de datos con campos personalizados y soporte para flujos de trabajo automatizados.

Flujo de Trabajo

Un flujo de trabajo de SharePoint es una mini-aplicación preprogramada que agiliza y automatiza una variedad de procesos empresariales. Los flujos de trabajo pueden variar de simples a complejos, dependiendo no solo de la necesidad empresarial sino también del entorno específico de esta herramienta. Estos flujos de trabajo ayudan a gestionar tareas repetitivas de manera eficiente, minimizando así los errores humanos y maximizando la productividad. Existen 2 tipos:

• SharePoint Designer: Estos se crean utilizando SharePoint Designer 2013. Se centran principalmente en automatizar procesos dentro del propio entorno de Microsoft SharePoint. Por ejemplo, pueden automatizar tareas como notificaciones por correo electrónico cuando se agrega un ítem a una biblioteca, aprobaciones de documentos y archivado de archivos.

• Power Automate : Esto se está convirtiendo en el estándar para los flujos de trabajo en SharePoint Online y la automatización de procesos, proporcionando una interfaz amigable para el usuario y capacidades ampliadas más allá de los flujos de trabajo tradicionales. Power Automate se integra con más de 300 conectores diferentes, lo que significa que puede interactuar no solo con SharePoint sino también con otras aplicaciones y sistemas, aumentando enormemente su utilidad.

Primeros Pasos en Microsoft Sharepoint

Antes de poder aprovechar todo el potencial de Microsoft SharePoint, es crucial configurar adecuadamente su entorno. Este proceso comienza con el acceso básico y la creación de su primer sitio. Aquí le explicaremos paso a paso cómo empezar.

Acceder a SharePoint 365

Para comenzar a utilizar SharePoint 365, primero debes acceder a la plataforma. Esto se puede realizar de manera sencilla a través de cualquier navegador web. Si tu organización ya tiene una suscripción a Microsoft 365, SharePoint debería estar incluido. Siga estos pasos para acceder:

1. Visita la página de Office 356 y seleccione la opción de 'Iniciar sesión'.
2. Ingresa tus credenciales de Microsoft 365 proporcionadas por tu organización.
3. Una vez dentro del portal de Office, encontrará el ícono de SharePoint en el lanzador de aplicaciones o en la barra de aplicaciones.

Acceder de esta manera te permite interactuar con todos los sitios disponibles para ti, así como crear y gestionar contenidos directamente desde su navegador.

Crear un Sitio en Sharepoint

Crear un sitio en SharePoint es un proceso fundamental para organizar tus proyectos y colaboraciones. Aquí te mostramos cómo puedes crear tu propio sitio:

1. Desde la página principal, haz clic en 'Crear sitio'.
2. Tienes dos opciones principales: Sitio de equipo (para colaboración en equipo) o Sitio de comunicación (para difundir información a toda la empresa).
3. Selecciona el tipo de sitio que mejor se ajuste a tus necesidades.
4. Completa el formulario proporcionando detalles como el nombre del sitio, la descripción y la configuración de privacidad.
5. Agrega miembros al sitio proporcionando sus correos electrónicos. SharePoint automáticamente enviará invitaciones a estos usuarios para unirse al sitio.

Al configurar tu sitio, puedes personalizarlo para adaptarse a las necesidades específicas de tu equipo o proyecto. Por ejemplo, puedes agregar listas para gestionar tareas, bibliotecas de documentos para almacenar archivos importantes y páginas para compartir noticias o información relevante.

Explora la interfaz de SharePoint

Después de configurar tu sitio, tómate un momento para familiarizarte con la interfaz de usuario de SharePoint. Navega por las diferentes secciones y menús para ver dónde se encuentran las herramientas y opciones que probablemente usarás con mayor frecuencia. Aquí hay algunas áreas clave para explorar:

• Biblioteca de documentos: Aquí es donde puedes almacenar y gestionar documentos. Aprende cómo subir archivos, crear carpetas y editar documentos en línea.
• Listas: Las listas son increíblemente útiles para organizar información, tareas, eventos, y más. Puedes personalizar las listas para adaptarlas a las necesidades de tu proyecto.
• Calendarios: Integra calendarios para mantener a todos al día con los plazos del proyecto y los eventos importantes.

Primeros pasos con las colaboraciones

Microsoft SharePoint es una herramienta poderosa para la colaboración. Asegúrate de invitar a los miembros de tu equipo a tu sitio y comenzar a explorar las funciones de colaboración, como:

• Coautoría de documentos: SharePoint permite a múltiples usuarios trabajar en el mismo documento al mismo tiempo.
• Foros de discusión: Utiliza los foros para las discusiones del equipo, lo que permite una comunicación eficaz y la toma de decisiones en grupo.
• Integración con Microsoft Teams: Si Tu equipo también utiliza Micrsosoft Teams, puedes integrar SharePoint con Teams directamente para un acceso y colaboración fluidos.

Siguiendo estos pasos, podrás configurar tu entorno de esta herramienta y comenzar a aprovechar sus muchas características para mejorar la colaboración y eficiencia de tu equipo. A medida que te familiarices con la plataforma, descubrirás aún más maneras de personalizar y mejorar tu experiencia.

¿Cómo personalizar tu sitio de SharePoint?

Personalizar tu sitio es esencial para adaptarlo a las necesidades específicas de tu equipo o empresa. Microsoft ofrece diversas opciones de personalización que permiten desde cambios estéticos simples hasta modificaciones estructurales complejas. A continuación, te guiaremos a través de los pasos fundamentales para personalizar tu sitio, mejorando tanto su funcionalidad como su apariencia.

• Cambiar el tema y el diseño

Uno de los primeros pasos para personalizar tu sitio es cambiar el tema y el diseño. SharePoint 365 permite seleccionar entre varios temas predeterminados que puedes aplicar a tu sitio para cambiar colores, fuentes y estilos de elementos visuales. Esto es vital para alinear la apariencia de tu sitio con la imagen corporativa de tu empresa.

• Configurar la navegación del sitio

La navegación es clave para la usabilidad de tu sitio. Personalizar la barra de navegación para reflejar la estructura y prioridades de tu organización ayuda a los usuarios a encontrar rápidamente la información que necesitan. Puedes añadir, eliminar y reorganizar elementos en la barra de navegación, y también configurar enlaces a otros sitios internos o externos que sean relevantes para los usuarios de tu sitio.

• Agregar y configurar Web Parts

Los Web Parts son componentes que puedes añadir a las páginas de tu sitio para agregar funcionalidades específicas como listas, bibliotecas de documentos, imágenes, vídeos, o incluso integraciones personalizadas. Configurar Web Parts adecuadamente puede transformar la forma en que se presenta la información y se interactúa con ella en tu sitio.

• Utilizar páginas y subsitios

Crear páginas y subsitios permite organizar el contenido de manera más eficiente. Las páginas pueden ser personalizadas para diferentes propósitos, como mostrar noticias, calendarios o paneles de proyectos. Los subsitios pueden ser útiles para departamentos o proyectos específicos que requieren su propio espacio dedicado dentro del sitio principal.

• Implementar flujos de trabajo personalizados

La personalización no solo se trata de la apariencia, sino también de la eficiencia. Implementar flujos de trabajo personalizados mediante herramientas como SharePoint Designer o Microsoft Power Automate puede automatizar tareas rutinarias y mejorar los procesos empresariales. Por ejemplo, puedes automatizar la aprobación de documentos o la gestión de solicitudes, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

Al personalizar tu sitio, no solo mejoras su funcionalidad y apariencia, sino que también creas un ambiente más atractivo y eficiente para los usuarios. Experimenta con estas opciones para descubrir cómo pueden ayudar a optimizar y mejorar la experiencia general en tu sitio de SharePoint.

Tipos de Licencias de Sharepoint

Entender los diferentes tipos de licencias disponibles para Microsoft SharePoint es fundamental para asegurar que tu organización tenga acceso a las funcionalidades necesarias mientras se mantiene dentro del presupuesto. Microsoft ofrece varias opciones de licenciamiento para SharePoint, cada una adaptada a diferentes necesidades y escalas de uso. A continuación, exploraremos los principales tipos de licencias y sus características.

SharePoint Online

SharePoint Online es parte de la suite de Office 365 y está disponible a través de suscripciones mensuales o anuales. Hay varios planes disponibles que incluyen:

• Office 365 E1: Incluye las funciones básicas de SharePoint sin las capacidades de Office en el escritorio. Ideal para empresas que necesitan herramientas de colaboración y comunicación en línea sin necesidad de aplicaciones de Office instaladas localmente.
• Office 365 E3 y E5: Estos planes proporcionan funcionalidades más avanzadas, incluyendo seguridad mejorada, análisis de negocio, y la integración completa con aplicaciones de Office. E5, siendo el más avanzado, ofrece capacidades de voz y herramientas de análisis más sofisticadas.

SharePoint Server

Para organizaciones que prefieren mantener sus datos localmente, SharePoint Server es una opción que se licencia a través de un pago único por la licencia del software más un costo adicional por cada usuario (CAL, o Licencia de Acceso para Cliente). SharePoint Server se ofrece en varias ediciones:

• SharePoint Server Standard: Esta licencia ofrece características de gestión de contenido y búsqueda personalizadas, adecuadas para muchas organizaciones medianas a grandes.
• SharePoint Server Enterprise: Además de las características de la edición Standard, la versión Enterprise amplía las capacidades para incluir Formularios de InfoPath, Servicios de Excel, y más herramientas de Business Intelligence.

¿Qué Licencia Elegir?

La elección del tipo de licencia adecuada depende de varios factores, incluyendo:

• Necesidades de la empresa: Determina qué funcionalidades son cruciales para tus operaciones diarias.
• Escalabilidad: Considera cuánto esperas que crezca tu organización y cómo esto podría afectar tus necesidades de SharePoint.
• Cumplimiento y seguridad: Evalúa las políticas de cumplimiento y las necesidades de seguridad de tu organización, especialmente si manejas datos sensibles.

Cada tipo de licencia tiene sus ventajas y limitaciones, por lo que es crucial evaluar detenidamente las necesidades de tu organización antes de tomar una decisión.

Aprender SharePoint desde cero

A lo largo de el tutorial hemos explorado las ediciones de SharePoint, el licenciamiento y las diferentes opciones disponibles, así como las bibliotecas y listas de esta herramienta. Con este conocimiento, estarás preparado para comenzar tu viaje en el mundo de Microsoft SharePoint y dar una solución a tus problemas, así como aprovechar al máximo sus capacidades de colaboración y gestión de contenido en esta poderosa herramienta del paquete Microsoft Office 365.

Si tras leer este tutorial deseas seguir profundizando en cómo utilizar Sharepoint te recomendamos que consultes la página de nuestro curso de SharePoint en español. Ofrecemos cursos adaptados a las necesidades de tu empresa, para potenciar tus habilidades y ayudarte a conseguir el éxito en tus proyectos.