Curso de Gemini para Gestión de Proyectos para empresas

Diferenciar Gemini app, Gemini en Workspace y Gemini integrado en aplicaciones concretas.

Entender qué tareas de gestión de proyectos puede acelerar Gemini y cuáles requieren decisión humana.

Usar Gemini como asistente de análisis, redacción, síntesis, planificación, revisión y reporting.

Evitar tratar Gemini como una fuente de verdad cuando trabaja sobre información incompleta.

Diseñar prompts con objetivo, contexto, restricciones, formato de salida y criterio de calidad.

Separar uso exploratorio, uso operativo, uso documental y uso ejecutivo.

Establecer límites claros para datos confidenciales, presupuestos, contratos, clientes y decisiones sensibles.

Crear una biblioteca inicial de prompts para project managers.

Revisar la diferencia entre pedir una respuesta y pedir un entregable verificable.

Construir una metodología de trabajo con IA orientada a proyectos reales.

Revisar qué aplicaciones de Workspace se usarán en el flujo de gestión de proyectos.

Configurar Drive como repositorio central de documentos, plantillas, actas, informes y evidencias.

Organizar Gmail, Calendar, Chat, Meet, Docs, Sheets y Slides alrededor del ciclo del proyecto.

Definir convenciones de nombres para carpetas, documentos, versiones, actas y reportes.

Crear plantillas base para inicio, seguimiento, riesgos, cambios, informes y cierre.

Revisar permisos de carpetas y documentos para evitar accesos excesivos o bloqueos.

Separar espacios de trabajo por proyecto, cliente, equipo, fase o confidencialidad.

Activar hábitos de revisión antes de compartir cualquier contenido generado por IA.

Definir cuándo usar Gemini app, cuándo usar Gemini dentro de una aplicación y cuándo usar NotebookLM.

Preparar un workspace de proyecto limpio, auditable y fácil de mantener.

Formular prompts orientados a resultados: planificar, resumir, comparar, priorizar, evaluar, detectar riesgos o preparar informe.

Incluir contexto suficiente: tipo de proyecto, sector, alcance, equipo, restricciones, plazo, presupuesto y stakeholders.

Pedir formatos útiles: tabla, matriz, checklist, resumen ejecutivo, plan de acción, correo, presentación o cronograma.

Añadir criterios de calidad para que Gemini no entregue respuestas genéricas.

Solicitar supuestos explícitos cuando falten datos relevantes.

Pedir preguntas de aclaración antes de generar planes cerrados.

Usar prompts iterativos para mejorar una respuesta por fases.

Comparar varias alternativas de plan antes de elegir una.

Evitar prompts ambiguos que producen textos bonitos pero poco accionables.

Crear prompts reutilizables para cada fase del proyecto.

Convertir una idea, solicitud o briefing inicial en un documento de inicio de proyecto.

Redactar objetivos SMART, resultados esperados y criterios de éxito.

Identificar problema, oportunidad, justificación, beneficios y restricciones.

Preparar un project charter con alcance preliminar, patrocinador, equipo, riesgos y supuestos.

Crear preguntas de descubrimiento para cliente, dirección, usuarios y áreas implicadas.

Diferenciar objetivos del proyecto, objetivos de negocio y entregables.

Detectar contradicciones entre expectativas, recursos, plazo y alcance.

Generar una propuesta de estructura de fases y hitos iniciales.

Elaborar un resumen ejecutivo para aprobación del proyecto.

Revisar el documento final con enfoque de claridad, realismo y trazabilidad.

Desglosar un proyecto en entregables, paquetes de trabajo, actividades y tareas.

Crear una EDT/WBS clara a partir de un briefing, contrato, propuesta o acta de reunión.

Diferenciar entregables tangibles, entregables documentales, entregables técnicos y entregables de gestión.

Identificar elementos fuera de alcance para evitar expectativas incorrectas.

Redactar criterios de aceptación por entregable.

Detectar entregables ambiguos que podrían generar cambios no controlados.

Crear una matriz alcance-entregable-responsable-validación.

Preparar una versión ejecutiva y una versión operativa del alcance.

Usar Gemini para revisar si faltan fases, documentos, validaciones o dependencias.

Convertir la WBS en base para cronograma, presupuesto, riesgos y seguimiento.

Crear una tabla de planificación con fases, tareas, responsables, dependencias, fechas y estado.

Usar Gemini en Sheets para estructurar tablas, fórmulas, filtros, formatos y análisis del plan.

Calcular duración estimada, retrasos, tareas vencidas y porcentaje de avance.

Generar vistas por responsable, fase, prioridad, hito o estado.

Crear indicadores visuales con formato condicional para tareas críticas o bloqueadas.

Preparar una versión de cronograma para equipo y otra para dirección.

Revisar dependencias lógicas entre tareas antes de confirmar fechas.

Detectar tareas sin responsable, sin fecha, sin criterio de finalización o sin dependencia clara.

Crear gráficos sencillos de avance, carga o hitos cuando el proyecto no requiere una herramienta PPM compleja.

Mantener el cronograma como documento vivo y no como archivo estático.

Transformar acuerdos de reuniones en tareas concretas, con verbo de acción, responsable y fecha.

Agrupar tareas por fase, equipo, prioridad, dependencia o riesgo.

Crear checklists de ejecución para tareas repetitivas o críticas.

Preparar recordatorios, mensajes de seguimiento y resúmenes de pendientes.

Utilizar Gemini para detectar tareas duplicadas, vagas o demasiado grandes.

Redactar instrucciones claras para delegar tareas sin generar malentendidos.

Crear resúmenes semanales por responsable o equipo.

Identificar tareas bloqueadas, vencidas o sin actualización reciente.

Preparar mensajes de seguimiento con tono profesional y sin presión innecesaria.

Establecer una disciplina de revisión diaria o semanal apoyada por IA.

Preparar agendas de reunión con objetivos, temas, tiempos, responsables y decisiones esperadas.

Usar Gemini en Meet para notas, resúmenes y acciones cuando la licencia y el idioma lo permitan.

Convertir notas de reunión en actas estructuradas y planes de acción.

Identificar decisiones, riesgos, dudas, bloqueos y tareas surgidas durante la reunión.

Preparar recapitulaciones para personas que no asistieron.

Crear listas de seguimiento a partir de reuniones recurrentes.

Comparar actas anteriores con la reunión actual para detectar avances o repetición de bloqueos.

Redactar correos posteriores con acuerdos y próximos pasos.

Evitar que las notas automáticas sustituyan la validación del project manager.

Crear una rutina de cierre de reunión: validar acuerdos, responsables, fechas y canal de seguimiento.

Organizar espacios de Chat por proyecto, fase, equipo, cliente o frente de trabajo.

Usar Gemini en Chat para resumir conversaciones abiertas, listar acciones y recuperar contexto.

Convertir hilos largos en decisiones, tareas y próximos pasos.

Detectar conversaciones que deberían pasar a documento, reunión o ticket.

Crear normas de comunicación para evitar pérdida de información entre hilos.

Preparar resúmenes semanales del espacio de proyecto.

Extraer bloqueos, riesgos o dependencias mencionadas informalmente.

Redactar mensajes de coordinación claros para el equipo.

Evitar que Chat se convierta en el único repositorio de decisiones.

Conectar conversaciones con actas, documentos, tareas y reporting.

Resumir hilos largos de correo relacionados con clientes, proveedores, dirección o equipo.

Redactar respuestas profesionales con contexto, decisión solicitada y próximos pasos.

Preparar correos de seguimiento de tareas, cambios, incidencias, aprobaciones o bloqueos.

Detectar compromisos adquiridos en correos que deben pasar al plan del proyecto.

Crear mensajes ejecutivos breves para informar de estado, riesgos o decisiones pendientes.

Adaptar tono según destinatario: cliente, dirección, equipo técnico, proveedor o usuario interno.

Evitar que Gemini genere correos demasiado genéricos o poco humanos.

Preparar plantillas de comunicación para inicio, seguimiento, escalado y cierre.

Revisar confidencialidad, datos personales y contenido sensible antes de enviar.

Convertir Gmail en una fuente de contexto útil sin perder trazabilidad formal.

Crear calendarios de proyecto con hitos, reuniones, revisiones, entregas y ventanas críticas.

Usar Gemini conectado a Workspace para trabajar con Calendar, Tasks y Keep cuando la configuración lo permita.

Convertir tareas personales y compromisos en un sistema de seguimiento semanal.

Diseñar bloques de trabajo para planificación, revisión, reporting, comunicación y análisis.

Crear recordatorios para hitos, aprobaciones, vencimientos y reuniones recurrentes.

Preparar agendas automáticas a partir de tareas pendientes y riesgos activos.

Evitar sobrecargar el calendario con reuniones sin objetivo.

Usar Tasks para diferenciar tareas propias, tareas delegadas y tareas de seguimiento.

Revisar prioridades semanales con Gemini a partir de contexto disponible.

Mantener foco personal sin perder visibilidad del conjunto del proyecto.

Crear documentos de proyecto: charter, alcance, plan, actas, riesgos, cambios, informes y cierre.

Usar Gemini en Docs para generar borradores, reestructurar textos y mejorar claridad.

Resumir documentación extensa para distintos niveles de audiencia.

Crear plantillas documentales con secciones, responsables, versiones y criterios de revisión.

Revisar documentos buscando contradicciones, apartados incompletos o lenguaje ambiguo.

Convertir notas informales en documentación formal de proyecto.

Mantener Drive ordenado por fases, entregables, actas, evidencias, informes y aprobaciones.

Definir permisos por documento según equipo, dirección, cliente o proveedor.

Controlar versiones, comentarios y aprobaciones en documentos compartidos.

Reducir documentación innecesaria sin perder trazabilidad del proyecto.

Crear notebooks por proyecto, programa, cliente, producto o iniciativa.

Añadir fuentes autorizadas: documentos, briefs, actas, propuestas, manuales, informes o políticas.

Usar NotebookLM para consultar información basada en fuentes proporcionadas por el equipo.

Generar resúmenes, preguntas frecuentes, guías y comparativas a partir de documentación del proyecto.

Detectar inconsistencias entre fuentes cuando hay varios documentos sobre el mismo tema.

Preparar sesiones de onboarding para nuevos miembros del equipo usando fuentes verificadas.

Crear materiales de aprendizaje sobre contexto, cliente, alcance o tecnología del proyecto.

Evitar usar NotebookLM como sustituto de repositorio documental oficial.

Revisar las respuestas contra las fuentes antes de tomar decisiones.

Mantener actualizado el notebook cuando cambian alcance, prioridades, entregables o acuerdos.

Crear una matriz de riesgos con causa, impacto, probabilidad, severidad, respuesta y owner.

Diferenciar riesgo, problema, bloqueo, dependencia, supuesto y decisión pendiente.

Pedir a Gemini que detecte riesgos potenciales a partir del alcance, cronograma o actas.

Redactar planes de mitigación, contingencia y escalado.

Generar preguntas de revisión para descubrir riesgos no evidentes.

Clasificar riesgos por área: alcance, plazo, coste, calidad, tecnología, proveedor, personas o cumplimiento.

Crear resúmenes ejecutivos de riesgos para comités de seguimiento.

Detectar dependencias críticas entre tareas, equipos, sistemas o proveedores.

Preparar mensajes de escalado cuando un riesgo se convierte en problema.

Mantener un registro vivo de riesgos revisado periódicamente.

Redactar solicitudes de cambio con descripción, motivo, impacto y alternativas.

Analizar impacto de cambios en plazo, coste, calidad, recursos, riesgos y entregables.

Preparar comparativas entre aceptar, rechazar, aplazar o reformular un cambio.

Documentar decisiones de cambio con responsables, fecha y justificación.

Crear plantillas de comité de cambios adaptadas a proyectos pequeños o grandes.

Usar Gemini para detectar cambios encubiertos en correos, actas o conversaciones.

Redactar respuestas profesionales ante peticiones fuera de alcance.

Mantener una trazabilidad clara entre cambio solicitado, análisis, decisión y actualización del plan.

Evitar aceptar cambios sin revisar dependencias y compromisos anteriores.

Crear una cultura de flexibilidad controlada, no de improvisación constante.

Crear informes de estado con avance, hitos, riesgos, bloqueos, decisiones y próximos pasos.

Diseñar semáforos de proyecto con criterios claros para verde, ámbar y rojo.

Usar Sheets para consolidar tareas, riesgos, presupuesto, estado y métricas.

Generar gráficos y tablas que ayuden a decidir, no solo a decorar informes.

Preparar informes distintos para dirección, equipo, cliente y PMO.

Resumir información operativa en mensajes ejecutivos claros y accionables.

Detectar desviaciones de plazo, carga, avance o tareas vencidas.

Crear una cadencia de reporting semanal, quincenal o mensual.

Evitar informes demasiado largos que no indican decisiones necesarias.

Mantener coherencia entre datos de Sheets, actas, slides y comunicaciones.

Crear presentaciones ejecutivas de inicio, seguimiento, comité, cierre o lecciones aprendidas.

Usar Gemini en Slides para estructurar narrativas visuales y resumir información compleja.

Convertir un informe largo en una presentación breve para stakeholders.

Preparar diapositivas de estado con avance, riesgos, decisiones y próximos hitos.

Diseñar storytelling de proyecto: contexto, objetivo, progreso, problemas, decisión y siguiente paso.

Usar Google Vids para crear vídeos internos de actualización, onboarding o explicación de proyecto cuando proceda.

Convertir documentos de Drive en guiones, storyboards o piezas de comunicación visual.

Adaptar presentaciones a comité directivo, equipo operativo, cliente o usuarios finales.

Evitar slides cargadas de texto generado por IA sin criterio visual.

Crear un kit de comunicación de proyecto reutilizable.

Crear un mapa de stakeholders con interés, poder, expectativas, resistencia y nivel de información.

Preparar planes de comunicación por audiencia, canal, frecuencia y contenido.

Redactar mensajes para informar, pedir decisión, escalar, agradecer, alertar o alinear.

Detectar stakeholders olvidados a partir del alcance y la estructura del proyecto.

Crear FAQs para anticipar preguntas frecuentes de usuarios, cliente o dirección.

Preparar argumentarios para explicar cambios, retrasos, riesgos o decisiones difíciles.

Adaptar la comunicación al nivel técnico o ejecutivo del destinatario.

Evitar comunicar solo cuando hay problemas.

Mantener trazabilidad de compromisos adquiridos con stakeholders.

Usar Gemini como apoyo, no como sustituto del juicio político y relacional del project manager.

Preparar briefs claros para proveedores con alcance, entregables, plazos y criterios de aceptación.

Resumir propuestas, presupuestos, contratos o informes de proveedor para revisión interna.

Crear comparativas de ofertas en Sheets con criterios ponderados.

Generar preguntas de aclaración antes de adjudicar o aprobar entregables.

Redactar comunicaciones de seguimiento, reclamación o solicitud de actualización.

Documentar acuerdos, cambios y dependencias con proveedores externos.

Detectar riesgos de proveedor: retrasos, falta de información, ambigüedad o dependencia crítica.

Crear informes internos sobre estado de proveedores y entregables externos.

Evitar compartir información confidencial con herramientas o usuarios no autorizados.

Mantener un registro de decisiones y compromisos con cada proveedor.

Transformar objetivos de producto en épicas, historias, tareas y criterios de aceptación.

Redactar historias de usuario claras, pequeñas y verificables.

Crear backlogs iniciales a partir de documentación, entrevistas o actas.

Preparar agendas para refinement, planning, daily, review y retrospectiva.

Resumir retrospectivas y convertir aprendizajes en acciones de mejora.

Generar tableros de seguimiento en Sheets cuando no se use herramienta especializada.

Detectar historias demasiado grandes, ambiguas o sin valor claro.

Crear Definition of Done, Definition of Ready y criterios de calidad.

Preparar informes de sprint, release o iteración para stakeholders.

Evitar que Gemini genere backlog sin validación de producto y equipo técnico.

Crear planes de proyecto por fases, hitos, entregables y aprobaciones.

Preparar plantillas de seguimiento para PMO, comité, dirección o cliente.

Combinar cronogramas predictivos con bloques ágiles cuando el proyecto lo requiera.

Gestionar documentación de planificación, ejecución, control y cierre.

Redactar informes de desviación con causa, impacto y propuesta de corrección.

Crear matrices RACI, RAID, dependencias, cambios y decisiones.

Preparar checklists de gobernanza por fase del proyecto.

Usar Gemini para revisar coherencia entre plan, actas, informes y riesgos.

Adaptar reporting a carteras de proyectos o programas.

Mantener estándares sin convertir la gestión en burocracia innecesaria.

Crear tablas de presupuesto por fase, partida, proveedor, recurso, coste previsto y coste real.

Usar Gemini en Sheets para generar fórmulas, análisis, filtros y gráficos de desviación.

Preparar escenarios de coste optimista, base y pesimista.

Identificar partidas sin owner, sin justificación o sin actualización.

Redactar explicaciones ejecutivas sobre desviaciones presupuestarias.

Comparar impacto económico de retrasos, cambios de alcance o recursos adicionales.

Crear plantillas de seguimiento de facturación, compras, aprobaciones y pagos.

Detectar costes ocultos asociados a reuniones, retrabajo, espera, proveedores o soporte.

Preparar mensajes para solicitar aprobación presupuestaria.

Mantener control económico sin exponer datos sensibles de forma indebida.

Definir criterios de calidad por tipo de entregable.

Crear checklists de revisión antes de presentar entregables a cliente o dirección.

Usar Gemini para detectar inconsistencias, puntos débiles o apartados incompletos en documentos.

Preparar matrices de aceptación con entregable, criterio, evidencia, responsable y fecha.

Crear preguntas de validación para usuarios, QA, cliente o equipo técnico.

Documentar incidencias, observaciones y acciones correctivas.

Redactar comunicaciones de entrega y solicitud de aprobación.

Evitar aprobar entregables solo por cumplimiento de fecha.

Incorporar feedback de revisiones anteriores en nuevos entregables.

Mantener trazabilidad entre criterio de aceptación, entrega, revisión y aprobación.

Localizar información relevante en documentos dispersos del proyecto.

Resumir documentos largos para extraer decisiones, riesgos, requisitos o compromisos.

Comparar versiones de documentos para detectar cambios relevantes.

Crear índices, resúmenes y fichas de lectura de materiales extensos.

Preparar repositorios documentales por fase, tema, proveedor o área.

Usar Gemini para generar preguntas sobre documentación existente.

Detectar documentos obsoletos, duplicados o contradictorios.

Crear un registro maestro de documentos con propietario, estado, fecha y enlace.

Mantener control de permisos y confidencialidad por carpeta.

Reducir el tiempo de búsqueda sin sacrificar verificación de fuentes.

Diseñar flujos de trabajo repetibles para actas, informes, tareas, riesgos y comunicaciones.

Crear plantillas inteligentes para documentos, hojas, presentaciones y correos.

Usar Gemini para preparar borradores que luego se revisan y aprueban manualmente.

Conectar hábitos de reunión con actas, tareas, follow-up y reporting.

Crear listas de comprobación para inicio, seguimiento, comité, entrega y cierre.

Reducir tareas administrativas repetitivas sin perder control.

Identificar actividades que podrían automatizarse fuera de Gemini con Apps Script, AppSheet o herramientas externas.

Preparar datos estructurados para que futuras automatizaciones sean viables.

Evitar automatizar procesos mal definidos o sin owner.

Diseñar un sistema personal de productividad del project manager apoyado en IA.

Clasificar información de proyecto según sensibilidad, confidencialidad y permisos.

Definir qué información puede usarse con Gemini y qué información requiere autorización.

Revisar compromisos de protección de datos aplicables al uso de Gemini en Workspace.

Evitar introducir datos personales, financieros, contractuales o estratégicos sin base legal y permiso.

Validar respuestas de Gemini antes de enviarlas a clientes, dirección o proveedores.

Crear normas internas sobre prompts, documentos fuente, uso de actas y generación de informes.

Establecer revisión humana obligatoria en comunicaciones críticas, presupuestos y decisiones.

Documentar cuándo se ha usado IA en entregables internos si la política corporativa lo requiere.

Evitar que Gemini sustituya procesos formales de aprobación.

Crear una guía de uso responsable de Gemini en gestión de proyectos.

Evaluar madurez actual del equipo en documentación, reuniones, reporting, herramientas y uso de IA.

Seleccionar casos piloto de bajo riesgo y alto impacto administrativo.

Crear plantillas compartidas de prompts, actas, informes, riesgos, cronogramas y dashboards.

Definir roles: administrador, PMO, project manager, revisor, sponsor y usuario final.

Preparar formación interna para que el equipo use Gemini de forma homogénea.

Medir tiempo ahorrado, calidad documental, puntualidad de reporting y satisfacción del equipo.

Recoger errores frecuentes para mejorar guías y plantillas.

Escalar el uso por fases: reuniones, documentación, reporting, riesgos, portfolio y conocimiento.

Crear un repositorio interno de buenas prácticas y ejemplos validados.

Implantar Gemini como apoyo operativo, no como sustituto de metodología de gestión.

Pedir planes completos sin aportar contexto real del proyecto.

Copiar respuestas generadas por IA sin revisión, contraste ni adaptación.

Crear actas muy largas que nadie lee ni convierte en acciones.

Generar cronogramas irreales porque no se validan dependencias ni capacidad.

Usar Gemini para ocultar falta de definición del alcance.

Compartir información sensible en prompts o documentos sin control de permisos.

Sustituir conversaciones difíciles por correos generados automáticamente.

Crear reporting bonito pero desconectado de datos reales.

Confundir resumen con decisión y recomendación con aprobación.

Implantar IA sin plantillas, gobierno, formación ni seguimiento de calidad.

Seleccionar un proyecto ficticio o anonimizado con alcance, equipo, stakeholders, plazos, riesgos y entregables.

Crear project charter, objetivos, alcance, WBS, cronograma, matriz RACI y plan de comunicación.

Organizar Drive con carpetas, documentos, plantillas, permisos y estructura documental.

Preparar actas, agendas, resúmenes de reuniones y seguimiento de tareas.

Construir en Sheets un tablero de tareas, riesgos, hitos, presupuesto y estado.

Crear informes ejecutivos en Docs y Slides con avance, riesgos, decisiones y próximos pasos.

Usar NotebookLM para consolidar conocimiento del proyecto a partir de fuentes autorizadas.

Diseñar prompts reutilizables para planificación, seguimiento, comunicación, reporting y cierre.

Definir normas de seguridad, revisión humana, trazabilidad y uso responsable de Gemini.

Presentar el sistema final como metodología replicable para gestionar proyectos con Gemini en empresa.