¿Qué es Verifactu y Cuándo entra en Vigor? Guía

En un mundo cada vez más digitalizado, la transparencia y el control fiscal se han convertido en pilares fundamentales para las empresas. En este contexto, ha surgido Verifactu, un nuevo sistema que busca modernizar la facturación electrónica y mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales. Su implementación representa un cambio importante en la forma en que los negocios gestionan sus facturas, alineándose con los estándares de automatización y control que exige la normativa actual.

En este artículo, exploraremos en detalle qué es Verifactu, cuál es su propósito y cómo afectará a las empresas. Además, abordaremos sus objetivos y su impacto en la operativa diaria de los negocios. Si quieres estar preparado para su entrada en vigor, sigue leyendo.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un nuevo sistema de facturación electrónica impulsado por las autoridades fiscales con el objetivo de mejorar la trazabilidad y seguridad de las transacciones comerciales. Se trata de un modelo que busca garantizar la autenticidad de las facturas y evitar la manipulación indebida de los registros contables.

Este mecanismo impone nuevas obligaciones a las empresas y autónomos, asegurando que la información contenida en las facturas sea precisa y verificable en tiempo real. Su aplicación pretende reducir el fraude fiscal y ofrecer a los contribuyentes una mayor transparencia en la gestión de sus operaciones.

¿Para qué sirve Verifactu?

El propósito principal de Verifactu es optimizar el control de la facturación en los procesos empresariales. Entre sus funcionalidades clave destacan:

• Prevención del fraude fiscal: Al evitar modificaciones fraudulentas en las facturas, se promueve una mayor transparencia en las transacciones comerciales.
• Digitalización del proceso contable: La adopción de un sistema electrónico simplifica la administración y reduce errores en la facturación.
• Intercambio seguro de información: Los datos de las facturas se envían de manera inmediata a la administración fiscal, eliminando riesgos de alteraciones posteriores.
• Cumplimiento normativo: Facilita a las empresas cumplir con las regulaciones vigentes, evitando sanciones y problemas legales.

Objetivos de su implementación

El desarrollo de Verifactu responde a varios objetivos estratégicos orientados a mejorar la gestión fiscal. Entre ellos, destacan:

1. Mayor automatización en la facturación: Se busca eliminar procesos manuales que puedan generar inconsistencias o errores en los documentos contables.
2. Mayor seguridad en la información: Garantizar que cada factura generada sea auténtica e inalterable.
3. Facilitar la fiscalización: Permitir a las autoridades realizar controles más ágiles y efectivos sobre las transacciones comerciales.
4. Mejorar la eficiencia administrativa: Optimizar el trabajo de contadores y gestores al proporcionar un flujo de información más estructurado y accesible.
5. Fomentar la digitalización empresarial: Incentivar el uso de herramientas electrónicas para mejorar la competitividad de las empresas.

La implementación de Verifactu supone un paso más en la modernización del ecosistema fiscal, adaptándose a los estándares tecnológicos actuales y promoviendo una gestión más eficaz de los recursos financieros.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

La implementación de Verifactu se ha planificado de manera escalonada para facilitar la adaptación de las empresas y autónomos a este nuevo sistema de facturación electrónica. A continuación, detallamos las fechas clave que deben tener en cuenta los distintos actores económicos:

• 1 de enero de 2026: Las empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros estarán obligadas a adoptar Verifactu a partir de esta fecha. Es importante destacar que las empresas que ya cumplen con el Suministro Inmediato de Información (SII) están exentas de esta obligación.

• 1 de julio de 2026: Los profesionales autónomos deberán haber adaptado sus sistemas de facturación para cumplir con los requisitos de Verifactu antes de esta fecha.

Plazos para adaptación de las empresas

Para asegurar una transición sin contratiempos hacia el sistema Verifactu, es esencial que las empresas y autónomos consideren los siguientes plazos y recomendaciones:

• Período de adaptación: Aunque las fechas de obligatoriedad son en 2026, se recomienda que las empresas comiencen a evaluar y actualizar sus sistemas de facturación con suficiente antelación. Esto incluye la selección de software homologado que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.

• Capacitación del personal: Es fundamental que el personal encargado de la facturación reciba formación adecuada sobre el uso del nuevo sistema y las implicaciones normativas asociadas.

• Pruebas internas: Antes de la fecha límite, las empresas deben realizar pruebas internas para asegurarse de que sus sistemas funcionan correctamente y cumplen con los estándares de Verifactu.

Adoptar estas medidas proactivas permitirá a las empresas y autónomos cumplir con la normativa vigente, evitando posibles sanciones y asegurando una integración eficiente del sistema Verifactu en sus operaciones diarias.

¿Cómo afecta Verifactu a las empresas?

La implementación de Verifactu representa un cambio significativo en la gestión de la facturación para las empresas. Este sistema, diseñado para mejorar la transparencia y combatir el fraude fiscal, introduce nuevas obligaciones y desafíos que las organizaciones deben abordar.

Obligaciones para las empresas

Con la entrada en vigor de Verifactu, las empresas están obligadas a:

• Actualizar sus sistemas de facturación: Es imprescindible que las empresas adopten software de facturación que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. Estos sistemas deben garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas emitidas.

• Generar registros de facturación en tiempo real: Cada factura emitida debe ser registrada de forma simultánea o inmediatamente después de su emisión, asegurando que la información esté disponible para su revisión en cualquier momento.

• Incorporar códigos QR en las facturas: Las facturas deben incluir un código QR que permita a los clientes y a la Agencia Tributaria verificar su autenticidad y validez.

Beneficios esperados

A pesar de las obligaciones que implica, la adopción de Verifactu ofrece varios beneficios para las empresas:

• Mejora en la eficiencia de la gestión fiscal: La digitalización y automatización de la facturación reducen la carga administrativa y minimizan los errores humanos.

• Mayor transparencia y confianza: Al garantizar la autenticidad de las facturas, se fortalece la confianza con clientes y proveedores, promoviendo relaciones comerciales más sólidas.

• Reducción del riesgo de sanciones: Cumplir con las nuevas normativas disminuye la probabilidad de incurrir en sanciones por incumplimientos fiscales.

Aunque la implementación de Verifactu requiere una adaptación significativa por parte de las empresas, los beneficios en términos de eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo hacen que esta transición sea una oportunidad para mejorar la gestión empresarial y fiscal.

Requisitos para cumplir con Verifactu

Para adaptarse al sistema Verifactu, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplan con una serie de requisitos técnicos y legales establecidos por la Agencia Tributaria. A continuación, se detallan los principales aspectos que deben considerarse:

• Generación de registros de facturación: Cada vez que se emita una factura, el sistema debe generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.

• Garantía de integridad y conservación: Los sistemas deben asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

• Incorporación de elementos de seguridad: Es necesario que las facturas incluyan un código QR que contenga datos identificativos y una referencia indicando que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables.

• Capacidad de envío automático a la Agencia Tributaria: Aunque el envío inmediato de las facturas a la AEAT es voluntario, los sistemas deben estar preparados para realizar esta función si la empresa así lo decide.

• Registro de eventos: El sistema debe registrar automáticamente cualquier interacción, operación realizada, puesta en marcha y parada, entrada y salida de usuarios y errores ocurridos, garantizando la trazabilidad de cualquier descarga, volcado o almacenamiento de registros.

Es fundamental que las empresas verifiquen que sus proveedores de software de facturación cumplen con estos requisitos para asegurar una correcta adaptación al sistema Verifactu y evitar posibles sanciones derivadas del incumplimiento normativo.

Pasos para cumplir con Verifactu

Para asegurar el cumplimiento de Verifactu, las empresas deben seguir una serie de pasos clave que faciliten la adaptación a este nuevo sistema de facturación electrónica. A continuación, presentamos una guía práctica para una implementación eficiente:

1. Evaluar el sistema de facturación actual: Antes de realizar cambios, es fundamental analizar el software y los procesos internos de facturación para identificar qué ajustes serán necesarios.

2. Capacitar al equipo en Verifactu: La formación es clave para asegurar que el personal encargado de la facturación comprenda los nuevos requisitos y su aplicación. Para facilitar esta transición, recomendamos nuestro curso de Verifactu para empresas, donde explicamos de manera detallada cómo cumplir con la normativa y optimizar la facturación.

3. Implementar un software compatible: Es imprescindible actualizar o adoptar una herramienta de facturación que cumpla con los requisitos de Verifactu, garantizando la generación de facturas seguras, trazables y en conformidad con la Agencia Tributaria.

4. Integrar los códigos QR y garantizar la comunicación con la Agencia Tributaria: Cada factura emitida deberá incluir un código QR que facilite su verificación y trazabilidad. Además, el sistema de facturación debe permitir la transmisión de datos en tiempo real para cumplir con las exigencias legales.

5. Supervisar y optimizar el proceso continuamente: Una vez implementado Verifactu, es crucial monitorear el cumplimiento de la normativa, realizar auditorías internas y mantenerse actualizado sobre posibles cambios en la regulación.

Seguir estos pasos permitirá a las empresas adaptarse a Verifactu de manera ágil y eficiente, evitando sanciones y optimizando la gestión fiscal.