¿Qué Diferencias hay entre Verifactu y la Factura Electrónica?

La transformación digital ha revolucionado la forma en que gestionamos nuestras obligaciones fiscales. En este contexto, dos conceptos emergen con fuerza: Verifactu y factura electrónica. Aunque a menudo se mencionan juntos, es fundamental comprender que no son lo mismo y que cada uno responde a necesidades y normativas diferentes. A lo largo de este artículo, exploraremos en profundidad sus diferencias, buscando proporcionar una visión clara y actualizada que permita a las empresas y autónomos prepararse de manera efectiva para los cambios regulatorios.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria española con un objetivo claro: reforzar el control de las operaciones económicas a través de la digitalización inmediata de los registros de facturación. La finalidad principal es combatir el fraude fiscal asegurando que los datos relevantes de cada factura lleguen en tiempo real a la Administración.

Objetivos principales

Con Verifactu, buscamos fomentar una mayor transparencia en la actividad empresarial, garantizando que las facturas emitidas reflejen de manera fiel las operaciones realizadas. Además, este sistema busca agilizar el cumplimiento tributario, disminuyendo la carga administrativa para las empresas y mejorando la calidad de los datos disponibles para la gestión tributaria.

En resumen, los principales objetivos de Verifactu son:

• Reducir la evasión fiscal mediante control en tiempo real.
• Mejorar la eficiencia de los procesos de facturación.
• Facilitar la automatización en la comunicación con Hacienda.
• Promover un entorno de mayor confianza entre empresas y Administración.
• Impulsar la modernización de los sistemas contables en España.

¿Cómo Funciona Verifactu?

El funcionamiento de Verifactu se basa en un esquema relativamente sencillo, aunque de implementación técnica exigente. Cada vez que una empresa o autónomo genera una factura, se crea un registro que debe ser enviado de manera inmediata o periódica a la Agencia Tributaria a través de un formato estandarizado.

Este proceso implica varias etapas importantes:

• Generación del fichero Verifactu: cada factura crea un fichero XML o similar con los datos requeridos.
• Firma del documento: el fichero debe ser firmado electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad.
• Comunicación a la Agencia Tributaria: se realiza a través de sistemas de envío seguros habilitados para tal fin.
• Obtención del acuse de recibo: Hacienda devuelve un justificante de recepción que debe conservarse.

Todo el proceso está diseñado para que sea rápido, seguro y totalmente alineado con los sistemas de facturación de las empresas, aunque puede requerir adaptaciones tecnológicas importantes, como actualizaciones de software o cambios en los flujos internos de trabajo.

¿Quiénes están obligados a utilizar Verifactu?

La obligación de utilizar Verifactu afecta a un amplio espectro de contribuyentes, especialmente a aquellos sujetos al régimen de facturación español que no están acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII). De manera general, están obligados:

• Empresas y autónomos que emiten facturas a consumidores finales (B2C).
• Negocios minoristas que trabajan con grandes volúmenes de facturación diaria.
• Profesionales liberales que no operan bajo el régimen de SII pero que deben mantener registros electrónicos.
• Pymes que superen ciertos umbrales de facturación determinados por la normativa.
• En ciertos casos, también las entidades sin fines lucrativos si desarrollan actividad económica.

Cabe destacar que la obligatoriedad de Verifactu se implementará de forma gradual, ofreciendo a las organizaciones un margen de adaptación para actualizar sus sistemas de facturación y cumplir con las especificaciones técnicas exigidas.

Además, no debemos olvidar que la implantación de Verifactu no sustituye otros sistemas como la factura electrónica obligatoria entre empresas, sino que complementa el ecosistema de control fiscal establecido por la Agencia Tributaria.

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional en papel, con el mismo valor legal y fiscal, pero transmitida a través de medios telemáticos. Su principal característica es que debe ser emitida, enviada, recibida y almacenada en formato electrónico, asegurando la integridad, autenticidad y legibilidad del documento.

Entre sus características más relevantes destacan:

• Validez legal equiparable a la factura en papel.
• Emisión a través de sistemas electrónicos certificados.
• Firma electrónica obligatoria para garantizar la autenticidad.
• Conservación digital durante los plazos legales establecidos.

• Facilidad de consulta y trazabilidad del documento.

  El uso de la factura electrónica permite a las empresas reducir costes, agilizar procesos administrativos y mejorar la sostenibilidad, al eliminar la necesidad de impresión y archivo físico.

Normativa vigente sobre la factura electrónica

En España, la factura electrónica está regulada principalmente por el Real Decreto 1619/2012, que establece las obligaciones de facturación, y por la Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información. Además, con la reciente aprobación de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), el uso de la factura electrónica se ha vuelto obligatorio para todas las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.

Los aspectos más relevantes de la normativa vigente son:

• Obligación de aceptar facturas electrónicas por parte de todas las empresas y autónomos.
• Plazos específicos para la implantación según el volumen de facturación.
• Requisitos técnicos que garantizan la integridad y autenticidad de las facturas.
• Establecimiento de sanciones por incumplimiento de las obligaciones de emisión o recepción.
• Impulso de la factura electrónica como instrumento de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales.

Gracias a esta regulación, España avanza hacia una economía más eficiente y transparente, en línea con las directrices europeas de digitalización administrativa.

Tipos de factura electrónica

Dentro del ámbito de la facturación electrónica, es importante conocer los principales tipos de formatos que se utilizan para emitir y transmitir las facturas. Los más comunes son:

• Facturae: es el formato oficial promovido por la Administración Pública española. Se trata de un XML estructurado y firmado electrónicamente, obligatorio para la facturación hacia entidades públicas.
• PDF firmado: algunas soluciones privadas permiten emitir facturas en formato PDF acompañadas de una firma digital válida.
• Formatos estructurados XML o UBL: utilizados en transacciones B2B, permiten la integración automática en sistemas contables.
• Plataformas de intercambio electrónico de documentos (EDI): facilitan el envío y recepción de facturas entre empresas mediante redes privadas.

Cada tipo de factura electrónica responde a necesidades diferentes, por lo que las empresas deben elegir el formato que mejor se adapte a sus operaciones y obligaciones legales. Es fundamental asegurarse de que el formato elegido cumpla con los requisitos de integridad, autenticidad y legibilidad exigidos por la normativa.

Obligatoriedad y plazos de implementación

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, la implantación de la factura electrónica se convierte en una exigencia progresiva que afecta a todas las empresas y autónomos en España. Los plazos de implementación varían según el volumen de facturación:

• Empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros: obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en un plazo de un año desde la publicación del reglamento que desarrolle la ley.
• Resto de empresas y autónomos: obligación de cumplir en un plazo de dos años desde la publicación del reglamento.

Es importante tener en cuenta que, además de la emisión, la recepción y conservación de las facturas en formato electrónico también es obligatoria. Esto implica que las organizaciones deben adaptar no solo sus sistemas de emisión, sino también sus procedimientos de gestión documental y almacenamiento.

Prepararse a tiempo para esta transformación no solo evita sanciones, sino que supone una oportunidad de modernización que puede traer consigo ventajas competitivas importantes en el mercado actual.

Diferencias entre Verifactu y la Factura Electrónica

Aunque Verifactu y la factura electrónica pertenecen a la misma corriente de digitalización fiscal, presentan diferencias esenciales que conviene tener claras. Nosotros las resumimos de la siguiente forma:

• Finalidad principal: La factura electrónica busca sustituir el papel mediante documentos digitales con plena validez legal; Verifactu pretende comunicar los registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real.

• Ámbito de aplicación: La factura electrónica regula la relación comercial entre empresas, autónomos y clientes; Verifactu se enfoca en la relación fiscal entre el emisor y la Agencia Tributaria.

• Requisitos técnicos: Para la factura electrónica se requiere generar, firmar digitalmente y almacenar documentos electrónicos; para Verifactu es necesario crear registros de facturación específicos, firmarlos y transmitirlos de manera segura a la Agencia Tributaria.

• Obligatoriedad: La factura electrónica cuenta con plazos de implantación definidos según el volumen de facturación, mientras que Verifactu seguirá un calendario diferente basado en su propia regulación.

• Impacto en la operativa diaria: La factura electrónica implica cambios en los procesos de emisión y recepción de facturas; Verifactu introduce una nueva obligación de comunicación directa de datos fiscales sin afectar necesariamente el proceso de entrega de facturas a los clientes.

• Formato: La factura electrónica utiliza formatos como Facturae, XML estructurado o PDF firmado; Verifactu genera un registro electrónico específico adaptado a los requerimientos de Hacienda.

• Beneficio principal: La factura electrónica favorece la eficiencia interna y la reducción de costes administrativos; Verifactu potencia la transparencia fiscal y el control tributario inmediato.

• Sanciones: El incumplimiento de la factura electrónica puede acarrear problemas en las relaciones comerciales y sanciones administrativas; el incumplimiento de Verifactu puede derivar en sanciones fiscales específicas por falta de comunicación tributaria.

• Relación entre ambos: Son sistemas complementarios, no sustitutivos. En muchos casos, las empresas deberán emitir factura electrónica para sus clientes y, además, reportar la información a través de Verifactu.

• Adaptaciones necesarias: Para la factura electrónica es crucial contar con software de facturación electrónica certificado; para Verifactu se necesitará además adaptar el sistema para generar y transmitir registros de forma automática y segura.

Conocer y entender bien estas diferencias nos permitirá adaptarnos de forma estratégica, minimizando riesgos y asegurando el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales en el nuevo entorno digital.

Ventajas y Desventajas de Cada Sistema

La adopción de Verifactu y de la factura electrónica aporta numerosos beneficios, pero también implica ciertos desafíos que es importante tener en cuenta. Nosotros analizamos a continuación sus principales ventajas y desventajas para que puedas tomar decisiones informadas:

Ventajas y Desventajas de Verifactu

Entre los beneficios principales de implementar Verifactu están:

• Transparencia fiscal inmediata: al enviar los registros directamente a la Agencia Tributaria, se incrementa la confianza en la veracidad de las operaciones.

• Reducción del riesgo de inspecciones: la comunicación en tiempo real minimiza la posibilidad de discrepancias fiscales que puedan derivar en inspecciones.

• Simplificación de los procesos de revisión: al centralizar la información fiscal, se facilita el trabajo de auditorías y comprobaciones.

• Mejora de la reputación fiscal: el cumplimiento proactivo de Verifactu proyecta una imagen de empresa seria y comprometida con sus obligaciones.

• Posibilidad de automatización: al integrarlo con los sistemas de facturación, permite reducir la carga administrativa.

Por otra parte están sus desventajas:

• Costes de adaptación tecnológica: actualizar los sistemas de facturación para cumplir con los requisitos de Verifactu puede suponer un coste importante.

• Mayor complejidad en la gestión: añadir un nuevo proceso de envío de registros puede complicar la operativa diaria, especialmente en empresas pequeñas.

• Exigencia de cumplimiento en tiempo real: los errores en la generación o transmisión de datos pueden conllevar sanciones automáticas.

• Dependencia tecnológica: cualquier fallo en los sistemas podría afectar el cumplimiento tributario de manera inmediata.

• Curva de aprendizaje inicial: el personal administrativo y contable requerirá formación específica para adaptarse a los nuevos procedimientos.

Ventajas y Desventajas de la Factura Electrónica

Entre las principales ventajas de la Factura Electrónica están:

• Ahorro de costes: al eliminar el papel, el correo postal y el almacenamiento físico, las empresas optimizan sus recursos.

• Agilización de los procesos comerciales: facilita el intercambio de documentos de forma rápida, segura y eficiente.

• Mayor control y trazabilidad: permite seguir el ciclo de vida de cada factura, desde su emisión hasta su pago, con mayor precisión.

• Cumplimiento de normativas europeas: favorece la integración en el mercado único digital impulsado por la Unión Europea.

• Contribución a la sostenibilidad: la eliminación del papel implica un compromiso real con la reducción de la huella ambiental.

Y sus mayores inconvenientes son:

• Inversión inicial en sistemas y formación: es necesario adquirir software especializado y formar al personal en su manejo.

• Dependencia tecnológica: problemas técnicos pueden afectar el envío o la recepción de facturas críticas.

• Rechazo por parte de clientes no digitalizados: algunas organizaciones pueden tener dificultades para adaptarse a la recepción electrónica.

• Cumplimiento estricto de requisitos legales: cualquier incumplimiento de los estándares exigidos puede invalidar la factura.

• Obligación de conservación digital: requiere sistemas seguros y fiables para el archivo y custodia de las facturas durante los plazos legales establecidos.

Entender estas ventajas y desventajas nos permite anticipar los retos y prepararnos para implementar ambos sistemas de manera efectiva, asegurando que nuestra organización no solo cumpla con la normativa, sino que además obtenga un verdadero beneficio operativo y estratégico.

Cómo Aprender Todo sobre Verifactu y la Factura Electrónica

Comprender las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica es esencial para adaptarse a la nueva realidad fiscal en España. Ambos sistemas, aunque complementarios, requieren de conocimientos técnicos específicos y de una correcta implementación para garantizar el cumplimiento normativo y aprovechar al máximo sus ventajas.

Si quieres dominar en profundidad estos conceptos y estar completamente preparado para afrontar los cambios, te recomendamos inscribirte en nuestro curso de Verifactu y en nuestro curso de Facturación Electrónica. En ellos aprenderás, de manera práctica y actualizada, todo lo necesario para integrar ambos sistemas en tu organización de forma eficaz y segura.

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