¿Qué es el Sistema VERIFACTU y Cuándo entra en Vigor?

El Sistema VERIFACTU es una medida impulsada por la Agencia Tributaria que busca reforzar la transparencia, la trazabilidad y el control fiscal en los procesos de facturación en España. Se trata de un paso decisivo hacia la digitalización completa de las relaciones entre empresas, autónomos y la administración tributaria, con el fin de prevenir el fraude y garantizar una información veraz, accesible y uniforme.

A través de este artículo, vamos a explorar en detalle qué es VERIFACTU, cómo funciona, a quién va dirigido y, sobre todo, cuándo será obligatorio su cumplimiento. Si trabajas por cuenta propia, gestionas una empresa o te encargas de la facturación de un negocio, esta guía te ayudará a entender todo lo necesario para prepararte ante este nuevo marco normativo.

El momento para adaptarse es ahora. La implementación de VERIFACTU marca un antes y un después en la gestión contable, y es esencial comprender sus implicaciones técnicas y legales para evitar sanciones, mejorar procesos y alinearse con las exigencias actuales de la administración.

¿Qué es el Sistema VERIFACTU?

El Sistema VERIFACTU representa una transformación profunda en la forma en que se generan y gestionan las facturas en España. Este mecanismo busca garantizar que cada factura emitida refleje de forma fiel, íntegra y trazable la operación realizada. Se trata de una respuesta contundente frente a la necesidad de reforzar el control tributario, reducir el fraude y avanzar hacia una economía más digital y transparente.

A continuación, analizamos su definición formal y el contexto normativo que lo regula.

VERIFACTU es el acrónimo que hace referencia a un sistema de emisión de facturas verificables por la Agencia Tributaria. La finalidad de este sistema es doble: por un lado, garantizar la integridad de los datos contenidos en la factura y, por otro, permitir que dicha información sea accesible para su validación inmediata por parte de Hacienda.

Entre los objetivos principales del sistema, destacamos:

• Asegurar que las facturas no puedan ser manipuladas ni eliminadas una vez generadas.
• Permitir una comunicación directa y automatizada entre los sistemas de facturación y la Agencia Tributaria.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, evitando errores u omisiones involuntarias.
• Disuadir el fraude mediante una trazabilidad total de la emisión de facturas.
• Crear un entorno más eficiente, moderno y fiable para la gestión contable y fiscal.

Este enfoque pone el foco en la prevención, obligando a que cada factura generada sea única, registrable y no modificable, mediante la incorporación de tecnologías que aseguren su autenticidad.

MARCO LEGAL Y NORMATIVO

La obligación de VERIFACTU nace del marco normativo establecido por el Reglamento de facturación, modificado por el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España.

Este reglamento obliga a empresas y autónomos a utilizar sistemas informáticos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas generadas. Además, contempla la posibilidad de remisión directa del contenido de las facturas a la Agencia Tributaria, lo que convierte a VERIFACTU en una herramienta de fiscalización casi en tiempo real.

El sistema está alineado con las directrices marcadas por la OCDE y la Unión Europea, que promueven el uso de herramientas tecnológicas para aumentar la eficacia en la recaudación fiscal y la lucha contra la economía sumergida.

En resumen, el marco legal de VERIFACTU no solo establece una nueva obligación técnica, sino que redefine el modo en que las empresas deben concebir sus procesos de facturación y su relación con la administración.

¿Cómo funciona VERIFACTU?

El sistema VERIFACTU establece una serie de mecanismos que permiten a la Agencia Tributaria tener acceso directo, seguro y fiable a las facturas emitidas por empresas y autónomos. No se trata solo de una obligación legal, sino de un cambio profundo en la arquitectura de los sistemas de facturación, que deben ser capaces de generar registros inalterables y transmitirlos de forma eficiente.

Veamos cómo se estructura técnicamente este sistema y qué opciones existen para cumplir con sus exigencias.

1. REQUISITOS TÉCNICOS PARA LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN

Los sistemas de facturación que adopten VERIFACTU deben cumplir con una serie de requisitos técnicos obligatorios definidos por la Agencia Tributaria. Estos requisitos buscan asegurar la integridad, trazabilidad y autenticidad de los datos generados en cada factura.

Entre los elementos técnicos más destacados, encontramos:

• Registro de eventos de facturación: Cada factura debe estar acompañada de un registro que documente cuándo, cómo y por quién fue generada.
• Firma electrónica: Es necesario garantizar que el documento no ha sido alterado tras su emisión. La incorporación de un mecanismo de firma digital asegura su inalterabilidad.
• Remisión automática (opcional por ahora, obligatoria en el futuro): el sistema debe estar preparado para enviar las facturas a la Agencia Tributaria de forma automática y en tiempo real.
• Control de numeración y consecutividad: Las facturas deben emitirse con un sistema que asegure la correcta correlación y que no permita huecos ni repeticiones.

Estos requisitos implican que los programas de facturación deberán ser adaptados o sustituidos por soluciones que cumplan con la normativa, lo que supone un reto importante para muchos negocios.

2. MODALIDADES DE CUMPLIMIENTO: VERIFACTU Y NO VERIFACTU

La Agencia Tributaria contempla dos formas de cumplimiento del reglamento técnico: modalidad VERIFACTU y modalidad No VERIFACTU.

• En la modalidad VERIFACTU, el sistema informático está conectado directamente con la Agencia Tributaria, y cada factura se remite de forma inmediata o casi en tiempo real. Esta modalidad representa el modelo más automatizado, y aunque de momento no es obligatorio, se prevé que sea el estándar en el futuro.

• En la modalidad No VERIFACTU, el sistema cumple todos los requisitos técnicos de generación y conservación, pero no realiza la remisión automática de facturas. En este caso, las facturas deben contener un código identificativo que permita su trazabilidad, y estarán disponibles para revisión ante una eventual inspección.

Ambas modalidades deben generar facturas verificables, aunque el grado de automatización y comunicación con Hacienda es diferente. Cada empresa o autónomo deberá elegir la opción que mejor se adapte a su operativa, aunque lo recomendable es prepararse ya para el modelo conectado.

3. IDENTIFICACIÓN DE FACTURAS VERIFICABLES

Uno de los aspectos clave de VERIFACTU es que cada factura debe ser claramente identificable como “verificable”. Para ello, se introduce el concepto de “huella digital” de la factura: un código QR o código alfanumérico único que contiene la información esencial del documento y permite su verificación.

Este identificador garantiza que la factura:

• Ha sido generada por un sistema certificado conforme a la normativa.
• No ha sido alterada posteriormente.
• Puede ser verificada por la Agencia Tributaria y por cualquier tercero autorizado.

La presencia de este identificador en cada factura será un elemento fundamental de control, tanto para la Agencia como para los clientes o proveedores que deseen comprobar su validez. Además, facilita la automatización de procesos contables y el cruce de datos, reduciendo errores y acelerando la gestión documental.

En definitiva, el funcionamiento de VERIFACTU se apoya en una infraestructura tecnológica robusta que permite una comunicación segura, controlada y eficiente entre los emisores de facturas y la administración tributaria, garantizando la legalidad y la transparencia de cada operación comercial.

¿A quién afecta el sistema VERIFACTU?

El sistema VERIFACTU supone un cambio importante en la forma de emitir y conservar las facturas, y afecta de forma directa a empresas, profesionales y autónomos que operan en el territorio español. Con esta nueva regulación, todos los emisores de facturas deberán adaptar sus sistemas a unos criterios técnicos estrictos, independientemente del tamaño del negocio o el sector de actividad.

A continuación, detallamos quiénes están obligados a cumplir con esta normativa y qué excepciones contempla la ley.

Obligaciones para empresas y autónomos

La implementación de VERIFACTU implica nuevas responsabilidades legales y técnicas para todos aquellos que emitan facturas, ya sea en el marco de una actividad empresarial o profesional.

Los principales obligados son:

• Empresas de cualquier tamaño que operen en España, sin importar su forma jurídica (sociedades anónimas, limitadas, cooperativas, etc.).
• Autónomos que facturen por su actividad económica, ya sea a particulares o a otras empresas.
• Profesionales liberales, incluidos aquellos del sector sanitario, legal, educativo o creativo, entre otros.
• Cualquier entidad que realice operaciones sujetas al IVA y que esté obligada a emitir facturas conforme al Reglamento de Facturación.

Estas obligaciones incluyen:

• Utilizar un sistema de facturación que cumpla con los requisitos técnicos de VERIFACTU.
• Garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de todas las facturas generadas.
• Emitir facturas con identificadores únicos y verificables.
• Conservar los registros de facturación en condiciones que permitan su inspección por parte de la Agencia Tributaria.

Además, se espera que, en un futuro próximo, la remisión automática de las facturas sea obligatoria en todos los casos, lo que supondrá una integración aún más profunda entre los sistemas internos de facturación y Hacienda.

Excepciones y casos especiales

Aunque la normativa VERIFACTU es extensa, existen algunas excepciones previstas, que buscan no imponer cargas excesivas a ciertos colectivos o situaciones concretas.

Entre las principales excepciones encontramos:

• Empresas y profesionales acogidos al régimen de estimación objetiva (módulos) del IRPF, siempre y cuando no estén obligados a expedir facturas.
• Actividades no sujetas al IVA o exentas de obligación de facturar según la normativa vigente.
• Operaciones realizadas fuera del territorio de aplicación del IVA (por ejemplo, exportaciones fuera de la UE en determinadas condiciones).
• Casos en los que la factura es emitida por un tercero en nombre del obligado tributario, bajo ciertos supuestos autorizados por la Agencia Tributaria.

Es importante destacar que, aunque un contribuyente pueda estar exento de algunas de las obligaciones, esto no lo libera de garantizar la integridad y conservación de sus registros contables de forma adecuada.

Por ello, incluso en los casos especiales, es recomendable que los emisores de facturas revisen sus procesos y herramientas, para asegurarse de que cumplen con el espíritu de la normativa, si no con todas sus letras. Esto no solo evitará problemas futuros, sino que contribuirá a una gestión más segura, eficiente y profesional de la actividad empresarial.

En resumen, VERIFACTU afecta a la mayoría del tejido empresarial español, y solo algunos colectivos muy específicos quedarán fuera de sus exigencias más estrictas. Es fundamental informarse y actuar con antelación para garantizar una transición fluida y sin incidencias.

Ventajas de implementar VERIFACTU

Adoptar el sistema VERIFACTU no solo responde a una obligación legal, sino que representa una oportunidad para mejorar los procesos internos de facturación y contabilidad. Esta iniciativa de la Agencia Tributaria se alinea con una tendencia clara: avanzar hacia un modelo fiscal más digital, eficiente y transparente. Implementarlo correctamente conlleva una serie de beneficios tangibles que analizamos a continuación.

Mejora en la transparencia y control fiscal

Uno de los grandes objetivos de VERIFACTU es incrementar la transparencia en las operaciones comerciales. Al generar facturas que no pueden ser modificadas ni eliminadas sin dejar rastro, se garantiza una mayor fiabilidad en la información registrada.

Esto se traduce en:

• Mayor confianza por parte de clientes, proveedores y socios comerciales.
• Facilidad para auditar y verificar operaciones, tanto internas como externas.
• Reducción del riesgo de sanciones por errores contables o falta de documentación.

Al tener una conexión directa o indirecta con la Agencia Tributaria, el sistema también actúa como una herramienta de control fiscal continuo, permitiendo detectar incoherencias y corregir errores antes de que escalen.

Automatización y eficiencia en la gestión contable

La implementación de VERIFACTU obliga a modernizar los sistemas de facturación, lo que a su vez lleva a automatizar muchos procesos administrativos que tradicionalmente eran manuales o propensos a errores.

Algunos de los beneficios en este aspecto son:

• Reducción de tiempos en la generación, envío y almacenamiento de facturas.
• Integración con herramientas contables que permiten la conciliación automática de ingresos y gastos.
• Menor carga de trabajo para el personal administrativo, que puede centrarse en tareas de mayor valor añadido.
• Mejora en la organización documental, con acceso rápido y seguro a todas las facturas.

En definitiva, VERIFACTU impulsa una gestión más ágil, ordenada y profesional, alineada con las necesidades de empresas modernas.

Reducción del fraude y cumplimiento normativo

Uno de los pilares del sistema VERIFACTU es la lucha contra el fraude fiscal, especialmente aquel relacionado con la manipulación de facturas o el uso de doble contabilidad. Gracias al diseño técnico del sistema, este tipo de prácticas se vuelve mucho más difícil de realizar sin ser detectado.

Las medidas que contribuyen a ello incluyen:

• Uso de identificadores únicos y huellas digitales que garantizan la trazabilidad de cada factura.
• Registros inalterables que documentan cada paso en el proceso de emisión.
• Posibilidad de comunicación directa con Hacienda, lo que dificulta la ocultación de ingresos.
• Eliminación de huecos en la numeración y control de duplicidades.

Además, al cumplir con los requisitos de VERIFACTU, las empresas y autónomos aseguran el cumplimiento riguroso de la normativa, lo cual no solo reduce el riesgo de sanciones, sino que también mejora su reputación como agentes económicos formales y confiables.

En conjunto, estas ventajas hacen de VERIFACTU una herramienta poderosa no solo para el fisco, sino también para los contribuyentes que buscan modernizar su operativa, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la eficiencia de sus procesos internos.

¿Cuándo entra en vigor VERIFACTU?

El calendario de aplicación del sistema VERIFACTU es uno de los aspectos más relevantes para quienes deben adaptarse a esta nueva normativa. La entrada en vigor no será inmediata para todos los actores implicados; por el contrario, se han definido plazos diferenciados según el tipo de obligado y el papel que desempeñe dentro del ecosistema de facturación. Conocer estas fechas es clave para planificar correctamente la transición, evitar sanciones y cumplir a tiempo con los requisitos legales.

Fechas clave para fabricantes de software

Los fabricantes y desarrolladores de programas de facturación son los primeros que deben cumplir con las exigencias de VERIFACTU. El motivo es claro: sin software adaptado, las empresas y profesionales no podrán generar facturas verificables conforme a la normativa.

El plazo más importante para ellos es:

• 1 de julio de 2025: a partir de esta fecha, todos los programas de facturación que se comercialicen en España deberán cumplir obligatoriamente con los requisitos técnicos establecidos en el Reglamento de facturación. Esto incluye tanto las aplicaciones de escritorio como las soluciones en la nube.

Los desarrolladores, además, deberán incluir un “declaración responsable” en sus productos, certificando que su software cumple con las especificaciones técnicas y puede generar facturas verificables. Esta declaración podrá ser solicitada por la Agencia Tributaria en cualquier momento.

Es importante que los fabricantes comiencen ya a trabajar en la actualización de sus herramientas y en los procesos de certificación, para que estén listas antes del plazo oficial.

Plazos para empresas y autónomos

Las empresas, profesionales y autónomos también tienen un plazo límite para adecuar sus sistemas de facturación al estándar VERIFACTU. Este plazo ha sido diseñado para dar tiempo suficiente a los contribuyentes a realizar los ajustes necesarios y coordinarse con sus proveedores de software.

Según lo previsto en la normativa, el plazo de entrada en vigor para ellos será:

• 1 de julio de 2025, coincidiendo con la obligación para los fabricantes de software.

Esto implica que a partir de esa fecha:

• Todos los emisores de facturas deberán utilizar un software conforme con VERIFACTU.
• Cada factura deberá estar identificada como verificable, con su correspondiente código y huella digital.
• El sistema deberá estar preparado para una posible remisión automática de la información a la Agencia Tributaria (aunque esta función será voluntaria inicialmente).

En resumen, el 1 de julio de 2025 marca un punto de inflexión: desde ese momento, el sistema VERIFACTU dejará de ser una opción y pasará a ser una obligación generalizada. No esperar al último momento es clave para asegurar una transición sin contratiempos, con tiempo suficiente para probar, validar y adaptar los sistemas internos de cada empresa.

Por tanto, recomendamos anticiparse al cambio, contactar cuanto antes con proveedores tecnológicos y preparar un plan de implementación progresiva para evitar cuellos de botella y posibles incumplimientos.

Preparación para la implementación de VERIFACTU

La llegada del sistema VERIFACTU supone un cambio estructural en la forma en que empresas y autónomos deben gestionar sus facturas. Para cumplir con la normativa de manera adecuada, es imprescindible anticiparse y comenzar cuanto antes con una planificación detallada. Esta etapa de preparación permitirá minimizar riesgos, evitar interrupciones en la operativa diaria y garantizar que el proceso de transición sea ágil, eficiente y conforme a la ley.

1. ADAPTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN

El primer paso para implementar VERIFACTU correctamente consiste en revisar los sistemas de facturación actuales y evaluar su grado de compatibilidad con los nuevos requisitos técnicos. Muchos negocios utilizan herramientas que, aunque funcionales, no cumplen con las exigencias de inviolabilidad, trazabilidad y registro obligatorio de eventos que exige la normativa.

Para adaptarse, se deben considerar las siguientes acciones:

• Actualizar o sustituir el software de facturación por uno que esté certificado y cuente con la declaración responsable conforme a VERIFACTU.
• Asegurarse de que el sistema pueda generar facturas con identificadores únicos y códigos verificables, como el hash y el QR obligatorio.
• Verificar que el software implemente un registro de eventos que documente cada acción relacionada con la creación, modificación o anulación de facturas.
• Integrar, si es necesario, funciones de firma digital y protocolos de envío automático a la Agencia Tributaria en caso de optar por la modalidad VERIFACTU con remisión.

El objetivo debe ser contar con un sistema robusto, auditado y plenamente adaptado a los requerimientos del nuevo marco legal antes del 1 de julio de 2025.

2. RECOMENDACIONES PARA UNA TRANSICIÓN EFECTIVA

Una vez que se ha evaluado el sistema actual y se ha decidido cómo adaptarlo, es esencial planificar la transición de forma estratégica, minimizando el impacto en la operativa diaria del negocio. Estas son algunas recomendaciones clave:

1. Realiza un diagnóstico interno completo: identifica las debilidades y necesidades técnicas, humanas y organizativas para adaptarte a VERIFACTU.
2. Colabora estrechamente con tu proveedor tecnológico: asegúrate de que entiende los requisitos legales y puede ofrecerte una solución a medida.
3. Forma a tu equipo: el personal que maneja la facturación debe entender cómo funciona el nuevo sistema, qué cambia en su día a día y cómo actuar ante incidencias.
4. Haz pruebas piloto: antes de aplicar los cambios en producción, prueba el nuevo sistema en un entorno controlado para detectar posibles errores o incompatibilidades.
5. Establece un cronograma de implementación: planifica fases claras para cada etapa del proceso, desde la configuración técnica hasta la formación del equipo y la puesta en marcha definitiva.
6. Consulta con asesores fiscales y contables: ellos podrán ayudarte a interpretar correctamente la normativa y garantizar el cumplimiento total desde el punto de vista legal.
7. Revisa los procesos contables y administrativos relacionados: la emisión de facturas es solo una parte del proceso; asegúrate de que el resto del flujo esté alineado con la nueva operativa.
8. Controla la trazabilidad documental: implementa sistemas de respaldo y archivo que permitan conservar la información de forma segura y conforme a la normativa.
9. Prepara mecanismos de soporte interno: establece quién será responsable dentro del equipo en caso de dudas o incidencias técnicas con el sistema de facturación.
10. Actúa con antelación: cuanto antes comiences, más margen tendrás para corregir errores, formar a tu equipo y estar listo antes de que el sistema sea obligatorio.

La adaptación a VERIFACTU no es un proceso inmediato, pero con una planificación adecuada y una mentalidad proactiva, puede convertirse en una gran oportunidad para mejorar los procesos internos, modernizar la gestión documental y cumplir con las obligaciones fiscales de forma más segura y eficiente.

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La implementación del Sistema VERIFACTU marcará un antes y un después en la forma en que gestionamos nuestras facturas y cumplimos con nuestras obligaciones fiscales. Estar preparados no es una opción, sino una necesidad para asegurar la transparencia, la eficiencia y el cumplimiento normativo en cada operación comercial.

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