Cómo buscar datos en Excel | Funciones BUSCARV y BUSCARH

Cómo buscar en Excel

En Excel, las funciones de búsqueda son herramientas poderosas que te permiten encontrar rápidamente datos específicos dentro de una hoja de cálculo. Estas funciones son especialmente útiles cuando trabajas con grandes cantidades de información y necesitas localizar valores específicos sin perder tiempo en búsquedas manuales.

En este tutorial de Excel, aprenderemos a utilizar dos de sus funciones de búsqueda más populares: BUSCARV y BUSCARH. Estas funciones te ayudarán a agilizar tus tareas y mejorar tu productividad al trabajar con datos en formato tabular.

Si te interesa aprender más sobre Excel y todas sus funciones, te recomendamos consultar la página de nuestro curso de Excel.

¿Cuáles son las funciones de búsqueda en Excel?

En Excel, existen varias opciones para buscar datos en una hoja de cálculo. A continuación, se enumeran y se explica brevemente cada una de ellas:

1. Búsqueda manual: Esta opción implica desplazarse por la hoja de cálculo y buscar visualmente los datos. Es la forma más básica de buscar información, pero puede resultar lenta y propensa a errores, especialmente en hojas de cálculo grandes.
2. Filtro: El filtro te permite mostrar solo los datos que cumplan ciertos criterios. Puedes filtrar por valores específicos, rangos, fechas, etc. Esta opción es útil cuando deseas ver un subconjunto de datos que cumpla con ciertas condiciones.
3. Funciones de búsqueda y referencia: Excel proporciona funciones específicas de búsqueda y referencia, como BUSCARV, BUSCARH, COINCIDIR, INDICE y otros. Estas funciones te permiten buscar valores y obtener información relacionada dentro de una tabla de datos.
4. Tablas de Excel: Las tablas de Excel son un formato especial que permite organizar y administrar datos de manera más eficiente. Las tablas incluyen características como filtros automáticos, columnas calculadas y nombres de columna descriptivos, lo que facilita la búsqueda y referencia de datos en la tabla.
5. Búsqueda avanzada: La búsqueda avanzada es una función de Excel que te permite buscar datos utilizando criterios más complejos. Puedes especificar múltiples condiciones y configuraciones de búsqueda para encontrar datos específicos en toda la hoja de cálculo.
6. Combinación de funciones: Puedes combinar diferentes funciones de Excel para realizar búsquedas más avanzadas. Por ejemplo, puedes utilizar la función CONCATENAR para unir diferentes criterios de búsqueda y luego utilizar BUSCARV o COINCIDIR para encontrar los datos correspondientes.
7. Macros y automatización: Si tienes conocimientos de programación en Excel, puedes crear macros o utilizar el lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications) para automatizar búsquedas de datos. Esto te permite realizar búsquedas personalizadas y ejecutarlas con solo presionar un botón. Si quieres aprender a hacer macros en Excel, puedes consultar nuestro tutorial aquí.

Cada opción de búsqueda en Excel tiene sus propias ventajas y desventajas, y la elección depende del contexto y los requisitos específicos. Es importante familiarizarse con estas opciones y elegir la más adecuada según tus necesidades y preferencias. A continuación, vamos a revisar las funciones más comunes, BUSCARV y BUSCARH.

¿Cuándo usar BUSCARV y BUSCARH?

La elección entre BUSCARV y BUSCARH depende de cómo están organizados tus datos y qué tipo de información deseas obtener.

• Utiliza BUSCARV cuando tus datos estén organizados en formato vertical y necesites buscar un valor en la primera columna para obtener datos relacionados en una columna adyacente.
• Emplea BUSCARH cuando tus datos estén organizados en formato horizontal y desees encontrar un valor en la primera fila para obtener información de otra fila relacionada.

Ambas funciones son muy versátiles y pueden usarse para una amplia variedad de escenarios, desde buscar precios de productos hasta recuperar datos de inventario o calificaciones de alumnos.

Cómo utilizar BUSCARV en Excel

Para utilizar la función BUSCARV en Excel, sigue estos pasos:

1. Preparación de los datos: Asegúrate de que tus datos estén organizados en formato tabular, donde la columna de búsqueda se encuentre a la izquierda y los datos relacionados estén en columnas adyacentes.
2. Configuración de la función BUSCARV: La sintaxis de la función es la siguiente: =BUSCARV(Valor_buscado, Rango_de_busqueda, Número_columna, [Coincidencia_exacta])
   • Valor_buscado: Es el valor que deseas buscar en la primera columna del rango.
   • Rango_de_busqueda: Es el rango que contiene la columna de búsqueda y las columnas con la información relacionada.
   • Número_columna: Indica el número de columna (comenzando desde 1) donde se encuentra el dato que quieres obtener.
   • Coincidencia_exacta: Este argumento es opcional y puede ser VERDADERO o FALSO. Si es VERDADERO o se omite, buscará una coincidencia exacta. Si es FALSO, buscará una coincidencia aproximada.
3. Interpretación de los resultados: Una vez que hayas configurado la función BUSCARV, Excel buscará el valor especificado en la primera columna del rango y devolverá el valor correspondiente de la columna indicada.

A continuación, veamos un ejemplo práctico de cómo utilizar BUSCARV:

Supongamos que tenemos una tabla de productos con su respectivo código y precio. Queremos buscar el precio de un producto en particular utilizando su código. Aquí está cómo sería la fórmula:

=BUSCARV(A2, A2:C10, 3, VERDADERO)

En este caso, estamos buscando el valor de A2 (código del producto) en el rango A2:C10. Queremos obtener el precio, que está en la tercera columna, por lo que especificamos 3 como el número de columna. El argumento [Coincidencia_exacta] está establecido en VERDADERO para buscar una coincidencia exacta.

Cómo utilizar BUSCARH en Excel

La función BUSCARH se utiliza de manera similar a BUSCARV, pero realiza una búsqueda horizontal en lugar de una búsqueda vertical. Aquí tienes los pasos para utilizarla:

1. Preparación de los datos: Asegúrate de que tus datos estén organizados en formato tabular, donde la fila de búsqueda se encuentre en la parte superior y los datos relacionados estén en filas adyacentes.
2. Configuración de la función BUSCARH: La sintaxis de la función es la siguiente: =BUSCARH(Valor_buscado, Rango_de_busqueda, Número_fila, [Coincidencia_exacta])
   • Valor_buscado: Es el valor que deseas buscar en la primera fila del rango.
   • Rango_de_busqueda: Es el rango que contiene la fila de búsqueda y las filas con la información relacionada.
   • Número_fila: Indica el número de fila (comenzando desde 1) donde se encuentra el dato que quieres obtener.
   • Coincidencia_exacta: Este argumento es opcional y puede ser VERDADERO o FALSO. Si es VERDADERO o se omite, buscará una coincidencia exacta. Si es FALSO, buscará una coincidencia aproximada.
3. Interpretación de los resultados: Una vez que hayas configurado la función BUSCARH, Excel buscará el valor especificado en la primera fila del rango y devolverá el valor correspondiente de la fila indicada.

Veamos un ejemplo práctico de cómo utilizar BUSCARH:

Supongamos que tenemos una tabla de calificaciones de alumnos, y queremos buscar la calificación de un alumno en particular utilizando su nombre. Aquí está cómo sería la fórmula:

=BUSCARH(A2, A2:E10, 2, FALSO)

En este caso, estamos buscando el valor de A2 (nombre del alumno) en el rango A2:E10. Queremos obtener la calificación, que está en la segunda fila, por lo que especificamos 2 como el número de fila. El argumento [Coincidencia_exacta] está establecido en FALSO para buscar una coincidencia exacta.

Tips y trucos para buscar en Excel

Aquí tienes algunos tips y trucos que te ayudarán a aprovechar al máximo las funciones de búsqueda en Excel:

• Utiliza referencias absolutas ($A$2) en lugar de referencias relativas (A2) para evitar que la referencia se modifique al copiar la fórmula a otras celdas.
• Maneja los errores utilizando la función SI.ERROR. Por ejemplo, puedes mostrar un mensaje personalizado cuando no se encuentra una coincidencia en la búsqueda. Aquí tienes un ejemplo de cómo utilizar la función SI.ERROR en Excel: Por ejemplo, en la celda B2, podrías escribir la siguiente fórmula: =SI.ERROR(BUSCARV(A2, Tabla, 2, FALSO), "No encontrado") La función BUSCARV buscará el valor de la celda A2 en la tabla especificada y devolverá el resultado correspondiente de la columna 2. Sin embargo, si no encuentra una coincidencia, se producirá un error. La función SI.ERROR nos permite manejar ese error. La función SI.ERROR toma dos argumentos: el primer argumento es la fórmula o función que quieres evaluar, y el segundo argumento es el valor que deseas que aparezca si hay un error. En este caso, hemos utilizado "No encontrado" como mensaje de error.
• Experimenta con la función COINCIDIR en combinación con BUSCARV o BUSCARH para obtener resultados más precisos. COINCIDIR te permite encontrar la posición de un valor dentro de un rango. Aquí tienes un ejemplo sencillo de cómo usar la función COINCIDIR en Excel: Supongamos que tienes una tabla con nombres de productos en la columna A y sus respectivos precios en la columna B. Deseas buscar un producto específico y obtener su precio utilizando la función BUSCAR en combinación con COINCIDIR. Por ejemplo, en la celda C2, podrías escribir la siguiente fórmula: =BUSCAR(C2, A2:B10, COINCIDIR(D2, A2:A10, 0), FALSO) En esta fórmula, C2 contiene el producto que deseas buscar, A2:B10 es el rango de búsqueda que incluye los nombres de los productos y sus precios, D2 es el producto que deseas encontrar en la columna A, y 0 indica que la coincidencia debe ser exacta. La función COINCIDIR se utiliza como argumento para determinar la columna en la que se encuentra el precio. En este caso, COINCIDIR(D2, A2:A10, 0) buscará el producto en la columna A y devolverá la posición de la coincidencia. Luego, la función BUSCAR utilizará la posición obtenida de COINCIDIR para buscar y devolver el precio correspondiente en la columna B.
• Organiza tus datos de manera adecuada, ya sea en formato tabular o utilizando tablas de Excel, para facilitar las búsquedas y referencias.

Aprende Excel paso a paso

En conclusión, dominar las funciones de búsqueda y referencia en Excel es esencial para mejorar la eficiencia y precisión en el manejo de datos. A lo largo de este tutorial, hemos explorado opciones como la búsqueda manual, el uso de filtros y las potentes funciones como BUSCARV, BUSCARH y COINCIDIR.

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