¿Qué es Microsoft Yammer de Office 365?

En la era digital, la comunicación interna efectiva es crucial para cualquier organización que aspire a ser eficiente y ágil. Microsoft Yammer emerge como una solución robusta dentro de Office 365 , diseñada específicamente para mejorar la interacción entre empleados y departamentos.

¿Qué es Yammer y para qué funciona?

Yammer es una plataforma de comunicación empresarial que permite a las organizaciones conectar, interactuar y colaborar de manera más eficiente. Alignada con la suite de aplicaciones de Office 365, Yammer facilita la comunicación abierta dentro de una organización, permitiendo que los empleados compartan ideas, actualizaciones y conocimientos de una manera estructurada y visible para todos. Su capacidad para integrar diferentes herramientas de trabajo y su enfoque en mejorar la productividad y colaboración la hacen una solución indispensable para muchas empresas modernas.

Yammer funciona como una red social interna para empresas, permitiendo a los empleados interactuar a través de publicaciones, comentarios y mensajes privados. Los usuarios pueden crear grupos y comunidades basadas en proyectos, intereses o departamentos específicos, de manera que la información relevante se agrupe y se comparta fácilmente. Yammer está diseñado para facilitar la colaboración y mejorar la productividad mediante la conectividad instantánea y la compartición de recursos.

Objetivos y Propósitos de Yammer

El objetivo principal de Yammer es fomentar la colaboración y la comunicación efectiva dentro de una organización. Yammer permite a los usuarios crear comunidades y grupos de trabajo que facilitan el flujo libre de información y promueven una cultura de transparencia y cooperación. Su propósito es derribar silos de información y permitir la conexión de empleados a través de varios departamentos y ubicaciones geográficas, promoviendo así un entorno de trabajo más unido y cohesionado.

Beneficios de usar Yammer en el entorno empresarial

La implementación de Yammer en una empresa aporta numerosos beneficios. Primero, mejora significativamente la comunicación interna, eliminando muchas de las barreras que tradicionalmente han existido en las organizaciones grandes. Esto es especialmente valioso en empresas con múltiples ubicaciones geográficas, donde la comunicación cara a cara no es siempre posible.

Otro beneficio importante es el aumento en la colaboración entre los empleados. Yammer facilita la compartición de ideas, archivos y feedback en tiempo real, lo que puede acelerar los procesos de toma de decisiones y fomentar la innovación. Además, al ser parte de Office 365, Yammer está integrado con otras herramientas como Microsoft Teams y SharePoint, lo que proporciona una experiencia de usuario cohesiva y sin interrupciones.

Comparativa con otras redes sociales corporativas

Aunque existen otras plataformas de comunicación corporativa, Yammer destaca por su integración perfecta con el ecosistema de Microsoft Office 365. Esta integración proporciona una ventaja única, ya que permite a los usuarios acceder a Yammer desde otras aplicaciones de Office sin necesidad de cambiar de plataforma o iniciar sesión en otro servicio.

Además, Yammer ofrece una experiencia de usuario más social y participativa en comparación con alternativas más tradicionales que pueden parecer rígidas o menos intuitivas para los usuarios que están acostumbrados a las redes sociales modernas. Esto no solo mejora la usabilidad, sino que también puede ayudar a fomentar una mayor participación y, por ende, una comunidad más activa y comprometida dentro de la empresa.

Cómo funciona Yammer dentro de Office 365

Integración con otras herramientas de Office 365

La integración de Yammer con el resto de herramientas de Office 365 es un factor clave que potencia su utilidad en el entorno corporativo. Al estar perfectamente sincronizado con aplicaciones como Microsoft Teams, SharePoint, y OneDrive, Yammer facilita un entorno de trabajo más cohesivo y eficiente. Por ejemplo, los documentos almacenados en SharePoint pueden ser fácilmente discutidos y colaborados dentro de Yammer, y las actualizaciones de estado pueden ser compartidas a través de múltiples plataformas con un solo clic.

Además, la integración de Yammer con Microsoft Teams permite a los usuarios seguir las conversaciones y participar en discusiones sin tener que abandonar la interfaz de Teams. Esta sinergia asegura que la comunicación sea fluida y que la información importante nunca se pierda en el cambio entre aplicaciones.

Gestión de perfiles y directorio de la organización

Yammer simplifica enormemente la gestión de perfiles y el directorio de la organización al permitir una gestión centralizada de usuarios. Los perfiles en Yammer se vinculan directamente con el Active Directory de Microsoft, lo que asegura que toda la información del empleado esté siempre actualizada y sea accesible. Esto no solo ayuda en la administración eficiente de la red, sino que también facilita a los empleados encontrar y conectar con sus colegas.

Los administradores pueden usar estas características para organizar a los empleados en grupos específicos basados en su ubicación, departamento o función, facilitando así la colaboración y el flujo de información relevante dentro de la empresa.

Automatización y personalización en Yammer

Yammer ofrece diversas opciones para personalizar y automatizar procesos, lo que puede mejorar significativamente la experiencia del usuario y la eficacia operativa. Con herramientas como Microsoft Power Automate, anteriormente conocido como Microsoft Flow, los usuarios pueden configurar flujos de trabajo automáticos que, por ejemplo, notifican a los usuarios sobre actualizaciones importantes o nuevos posts en grupos específicos.

Además, Yammer permite la personalización del feed de noticias para que los usuarios puedan priorizar contenido relevante según sus preferencias y necesidades. Esta capacidad de personalización no solo mejora la relevancia del contenido que los usuarios ven, sino que también aumenta la probabilidad de interacción y colaboración dentro de la plataforma.

Grupos y colaboración en Yammer

Creación y manejo de grupos temáticos

Yammer ofrece una plataforma dinámica y flexible para la creación de grupos temáticos, lo que permite a los empleados segmentar sus comunicaciones de acuerdo con proyectos específicos, intereses o departamentos. Estos grupos pueden ser públicos, accesibles por cualquier persona en la organización, o privados, para discusiones más sensibles o específicas. La creación de grupos es intuitiva, y los administradores pueden configurar ajustes detallados como la afiliación y las normas de participación, asegurando que el entorno de colaboración sea tanto ordenado como productivo.

Esta estructura organizada en grupos ayuda a mantener el enfoque y reduce el ruido informativo, permitiendo a los usuarios concentrarse en las conversaciones que son más relevantes para su trabajo.

Colaboración y comunicación efectiva a través de grupos

La colaboración dentro de los grupos de Yammer se ve enormemente facilitada por herramientas que permiten la compartición de archivos, la programación de eventos, y la realización de encuestas, todo dentro de la misma plataforma. Esto no solo simplifica la logística de la colaboración, sino que también fomenta un mayor compromiso y participación de los miembros del equipo.

Además, Yammer permite integraciones con otras aplicaciones de Microsoft, como OneNote y Planner, lo que permite una gestión de proyectos más robusta y una colaboración más efectiva. Las conversaciones en los grupos pueden ser seguidas fácilmente, y los usuarios pueden recibir notificaciones sobre las actualizaciones importantes, asegurando que todos estén al tanto de los últimos desarrollos.

Roles y permisos en la gestión de grupos

Una parte crucial de la gestión de grupos en Yammer es la definición clara de roles y permisos para sus miembros. Esto incluye desde permisos de administrador, que permiten gestionar la configuración del grupo y aprobar nuevos miembros, hasta roles más pasivos para nuevos empleados que aún se están aclimatando a la estructura de la empresa.

Yammer proporciona una interfaz clara donde los administradores pueden asignar estos roles y ajustar permisos con granularidad, lo que garantiza un control eficaz sobre quién puede ver o publicar contenido dentro de cada grupo. Esta funcionalidad es fundamental para mantener la seguridad de la información y para asegurar que la comunicación dentro de los grupos sea siempre adecuada y eficiente.

Funcionalidades avanzadas de Yammer

Seguimiento de usuarios y contenido

En Yammer, el seguimiento de usuarios y contenido es una herramienta poderosa que permite a los empleados mantenerse al tanto de las interacciones y actualizaciones importantes. Los usuarios pueden seguir a sus colegas para recibir notificaciones sobre sus publicaciones y actividades, lo que facilita la rápida diseminación de información y la colaboración en tiempo real. Además, es posible seguir temas específicos o etiquetas, lo que ayuda a filtrar el contenido relevante y mantenerse enfocado en áreas de interés específicas dentro de la vasta red de comunicación corporativa.

Esta capacidad no solo mejora la conexión entre los empleados, sino que también optimiza la gestión del conocimiento dentro de la organización, asegurando que la información valiosa se comparta y se aproveche adecuadamente.

Uso efectivo de la búsqueda en Yammer

La función de búsqueda en Yammer es extremadamente robusta, permitiendo a los usuarios encontrar rápidamente personas, conversaciones, archivos y grupos dentro de la plataforma. Con búsquedas avanzadas, los usuarios pueden localizar información específica utilizando filtros y palabras clave, lo que reduce significativamente el tiempo que se destina a buscar recursos necesarios para el trabajo diario.

Además, Yammer utiliza la inteligencia artificial para ofrecer resultados de búsqueda personalizados basados en la actividad del usuario, lo que mejora la relevancia de los resultados y ayuda a los empleados a encontrar lo que necesitan más eficientemente.

Analítica e informes de actividad

Yammer no solo facilita la comunicación y la colaboración, sino que también proporciona herramientas avanzadas de analítica e informes. Los administradores pueden acceder a dashboards que muestran métricas claves sobre la participación de los usuarios, como la frecuencia de publicaciones, interacciones y el alcance de las comunicaciones dentro de la red. Estos informes son cruciales para evaluar la efectividad de las estrategias de comunicación y para hacer ajustes basados en datos concretos.

Además, la analítica de Yammer permite identificar líderes de opinión dentro de la organización, así como detectar posibles áreas de mejora en la comunicación interna. Estos insights son fundamentales para dirigir esfuerzos hacia el fortalecimiento de la cultura corporativa y el aumento de la eficiencia operativa.

Conviertete en un experto de Microsoft 365

Microsoft Yammer de Office 365 es una valiosa herramienta para mejorar la comunicación y la colaboración dentro de las organizaciones. Con sus diversas funcionalidades, permite la creación de comunidades y el intercambio de información de manera efectiva. Si deseas profundizar en el uso de Yammer y aprovechar al máximo sus capacidades, te recomendamos inscribirte en nuestro curso completo de Microsoft 365 Para el Trabajo Colaborativo.

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