Microsoft PowerPoint: Aprende desde cero

En esta guía aprenderemos paso a paso a utilizar PowerPoint para crear presentaciones eficaces que capten la atención de nuestra audiencia. Nosotros nos centraremos en cada herramienta y funcionalidad clave, desde abrir la aplicación hasta guardar y compartir nuestro trabajo. Con ejemplos claros y consejos prácticos, lograremos que nuestras diapositivas sean impactantes, profesionales y memorizables.

¿Qué es PowerPoint y para qué sirve?

PowerPoint es una herramienta de presentaciones que nos permite crear, editar y compartir diapositivas de forma visual y dinámica. Con ella, nosotros podemos transformar ideas complejas en contenidos claros, atractivos y memorizables, gracias a sus múltiples funcionalidades de diseño, animación y formato.

Además, esta aplicación se utiliza en ámbitos educativos, profesionales y personales para exponer proyectos, explicar conceptos y convencer a la audiencia. Ya sea para una clase, un informe de trabajo o una reunión, nosotros contamos con las herramientas necesarias para potenciar nuestra comunicación y reforzar nuestro mensaje.

Primeros pasos con Microsoft PowerPoint

Para iniciar con éxito en PowerPoint, nosotros debemos comprender su entorno, las funcionalidades básicas y las opciones de acceso. Tanto si trabajamos en la versión de escritorio como en la versión online, disponemos de herramientas que facilitan la creación de presentaciones atractivas y efectivas desde el primer momento. A continuación, profundizaremos en cómo acceder a la aplicación y preparar el espacio de trabajo.

Cómo acceder a Microsoft PowerPoint

Nosotros contamos con dos vías principales para entrar en PowerPoint:

1. VERSIÓN DE ESCRITORIO

   • Instalación: Primero, descargamos e instalamos la aplicación desde el paquete ofimático o portal de descargas correspondiente.
   • Requisitos: Verificamos la compatibilidad de nuestro sistema operativo y el espacio disponible en disco.
   • Apertura: Una vez instalada, abrimos PowerPoint desde el menú de inicio o el lanzador de aplicaciones.
   • Inicio rápido: Al arrancar, nos recibe la pantalla de inicio con plantillas y documentos recientes; aquí elegimos crear o abrir una presentación.

2. VERSIÓN ONLINE

   • Acceso web: Ingresamos a la plataforma de Office 365 a través del navegador, sin necesidad de descarga.
   • Cuenta: Iniciamos sesión con nuestra cuenta para disfrutar de guardado automático y colaboración en tiempo real.
   • Navegación: El entorno es similar al de escritorio, con la cinta de opciones, el panel de diapositivas y el área de diseño.
   • Ventajas: Podemos compartir el enlace con otros usuarios, trabajar simultáneamente y asegurar que cada cambio se sincronice en la nube.

Con estos pasos, estamos listos para explorar todas las funcionalidades de PowerPoint y comenzar a diseñar presentaciones profesionales y memorizables.

Reconociendo la interfaz de usuario

Al abrir PowerPoint por primera vez, es normal que nos sintamos un poco abrumados por la cantidad de elementos visuales. Sin embargo, cada componente tiene su propósito y, con un poco de práctica, se vuelve intuitivo y ágil de usar. Veamos cuáles son las áreas clave que encontraremos en nuestra interfaz.

En la parte superior del programa encontramos la cinta de opciones, también llamada ribbon, dividida en las pestañas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentación con diapositivas, Revisar y Vista.

Archivo e Inicio

ARCHIVO

• Información: Muestra datos generales de la presentación (título, autor, ubicación, tamaño y fecha de última modificación), nos permite proteger la presentación con contraseña y acceso, ver y cambiar las propiedades y agregar una firma digital invisible para garantizar la integridad del archivo.
• Nuevo: Nos permite crear una presentación a partir de un lienzo en blanco, plantillas predefinidas para crear una nueva presentación a partir de estas, y en caso de no encontrar una plantilla adecuada se puede hacer uso de la barra de búsqueda y encontrar en la web una plantilla que si se ajuste a nuestras necesidades.
• Abrir: Desde este apartado se pueden abrir documentos recientes o por primera vez, desde ubicaciones locales y en línea como SharePoint.
• Cerrar: Con esto, se cierra la presentación activa sin salir de la aplicación.

• Guardar: El objetivo es almacenar los documentos, elegir el formato o extensión del archivo y seleccionar la ubicación tanto en disco como en red. Las extensiones permitidas para guardar un documento en PowerPoint son:

  • .pptx (predeterminado)
  • .ppt (compatibilidad con versiones antiguas)
  • .pdf
  • .odp (OpenDocument)
  • .mp4 / .wmv (exportar como vídeo)
  • Otros (imágenes, XPS, plantilla de presentación).
• Guardar Como: La diferencia con Guardar es que se crea una copia del archivo con diferente nombre, formato o ubicación sin modificar el original.
• Imprimir: Se podrá seleccionar la impresora y el número de copiar, así como configurar las opciones de impresión y tener una vista previa del documento antes de imprimirlo.
• Compartir: Se puede guardar el documento en la nube de OneDrive, enviarlo como un archivo adjunto o como un PDF a un correo electrónico, así como dar permisos de edición o lectura a quien se quiera.
• Exportar: Se pueden guardar las presentaciones con otro tipo de formato como PDF, XPS, además de guardarlo en formatos de vídeo (.mp4, .wmv), imagen (.jpg, .png), paquete para CD o USB o como plantillas de PowerPoint (.potx).
• Cuenta: Se podrá iniciar sesión en la cuenta de Microsoft, poder vincularla con el documento, saber el estado de la suscripción y las actualizaciones, y los servicios vinculados.
• Opciones: Se podrán cambiar distintas opciones de configuración.
  • Opciones Generales (interfaz, atajos, opciones de inicio)
  • Opciónes de Presentación de Diapositivas (ajuste de pantalla y vista de moderador)
  • Opciones de Revisión (ortografía, autocorrección e idioma)
  • Opciones de Guardado (rutas predeterminadas y auto-recuperación)
  • Opciones de Personalización de la Cinta de Opciones y Barra de Herramientas de Acceso Rápido
  • Opciones de Complementos (administrar complementos, COM y plantillas)

INICIO

• Portapapeles: Permite cortar, copiar y pegar elementos o diapositivas enteras sin modificar la distribución de los elementos. También incluye la opción Pegado Especial, que permite pegar elementos sin perder el formato original.
• Diapositivas: Se agrupan todas las herramientas que organizan las diapositivas como puede ser añadir una diapositiva nueva con elección de un diseño concreto, así como dupllicarlas, eleminarlas, devolverlas al diseño predeterminado y organizarlas en secciones.
• Fuente: Se agrupan las opciones de modificación del aspecto del texto:
  • Tipo y tamaño de fuente
  • Negrita, cursiva, subrayado y tachado
  • Efectos de texto como sombra, contorno y reflejo
  • Color de fuente y resaltado
• Párrafo: Esto permite cambiar la organización y la estructura visual del texto:
  • Alineación (izquierda, centro, derecha, justificado)
  • Viñetas y numeración
  • Interlineado y espaciado antes/después
  • Sangría y dirección del texto
  • Organizar objetos (traer al frente, enviar al fondo, ordenar)
• Dibujo: Permite insertar formas geométricas prediseñadas, aplicar estilos de forma y contorno de las mismas, así como agrupar y desagrupar objetos y, girar y alinear objetos.
• Edición: Proporciona funciones como Buscar y Reemplazar texto, así como el Panel de selección y la Selección de cualquier tipo de elementos.

Insertar y Diseño

INSERTAR

• Tablas: Abre un menú para insertar tablas personalizadas tanto desde cero, pudiendo especificar el número de filas y columnas; también se pueden insertar tablas directamente desde Excel y acceder a las herramientas de diseño y formato de tablas.
• Imágenes: Permite insertar imágenes desde el equipo local, en línea e iconos; así como abrir las herramientas de recorte, estilos rápidos y ajuste de color.
• Ilustraciones: Permite insertar formas prediseñadas, hacer uso de SmartArt que son gráficos predefinidos que representan visualmente las ideas, datos o mensajes; gráficos (columnas, líneas, circulares...); iconos; modelos 3D y capturas de pantalla.
• Vínculos: Permite añadir hipervínculos a diapositivas internas, enlaces a otros archivos o carpetas, direcciones web y enlaces para enviar un correo.
• Comentarios: Agrega comentarios colaborativos, así como responderles y, navegar y eliminar comentarios.
• Texto: Inserta cuadros de texto individuales; el uso de WordArt para insertar texto con efectos especiales y estilos; encabezados y pie de página; números de diapositiva y, fecha y hora.
• Multimedia: Inserta vídeos y/o audios, tanto de manera local como online y abre los controles de reproducción y estilos.
• Símbolos: Inserta ecuaciones, símbolos especiales y glifos.

DISEÑO

• Temas: Permite aplicar un conjunto de colores, fuentes y efectos cohesivos, predefinidos; así como explorar temas adicionales en línea. Cambiar el tema afecta a todo el documento para mantener una estética coherente en todo el documento.
• Variantes: Elige las combinaciones de color y estilo dentro del tema activo, y aplicar variantes de feuntes, colores de acento y estilos de fondo.
• Tamaño de diapositiva: Cambia la proporción entre 16:9 (panorámica), 4:3 (estándar) y las personalizadas y, ajustar la orientación entre horizontal y vertical.
• Formato de fondo: Permite hacer rellenos de diferentes tipos, como SÓLIDO (color uniforme), DEGRADADO (definir varios colores y direcciones), IMAGEN O TEXTURA (iamgen propia o de la galería) y PATRÓN (elegir entre tramas y diseños preestablecidos), y aplicar a todas las diapositivas o a la actual.

Transiciones y Animaciones

TRANSICIONES

• Vista previa: Reproduce en tiempo real el efecto de transición seleccionado entre la diapositiva actual y la siguiente.
• Transición a esta diapositiva: Selecciona el tipo de efecto (desplazar, fundido, barrido, cubo, empuje, etc.) y ajustar las opciones específicas de cada efecto como la dirección, intensidad y sentido.
• Intervalo: Define la duración de la transición en segundos, y activar tanto el "Avanzar al hacer clic" que es el control manual del cambio de diapositiva o "Avanzar automáticamente tras" que es el cambio de diapositiva especificando el tiempo de espera antes del avance.

ANIMACIONES

• Animación: Aplica efectos de entrada, énfasis, salida y trayectoria de movimiento a los objetos contenidos en la diapositiva.
• Panel de animación: muestra una lista con las aplicaciones aplicadas, reorganizar el orden arrastrando los elementos y mostrar u ocultar objetos afectados.

• Opciones de efecto:

  • Inicio: al hacer clic, con la anterior, después de la anterior.
  • Ajustar: dirección, trayectoria, repetición y suavizado de cada animación.

• Intervalo: Define la duración de la animación en segundos, establecer el retraso (delay) antes de iniciar la siguiente y configurar la repetición o bucle del efecto.

Presentación con diapositivas y Revisar

PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS

• Iniciar presentación: Permite inciar la presentación desde diferentes puntos: desde el principio, siendo esto desde la primera diapositiva; desde la diapositiva actual, que la empieza desde la diapositiva en la que se está trabajando; y presentación personalizada, en el que se elige un subconjunto de diapositivas previamente definido.
• Configurar presentación: En la que se abre con menú con varias opciones siendo: TIPO DE PRESENTACIÓN (pantalla completa, ventana, kiosco), OPCIONES (mostrar sin narraciones, mostrar sin animaciones, loop continuo hasta presionar) y USAR VISTA DEL MODERADOR (que activa o desactiva la vista del presetnador con notas y vista previa de la siguiente diapositiva).
• Ensayar intervales y grabar: Reproduce la presentación como un ensayo para registrar el tiempo de cada diapositiva y graba la narración de voz y puntero láser, incluyendo tiempos de animación y transición.
• Monitores: Se puede seleccionar el monitor en el que se muestra la presentación, ver como un moderador en el que se muestran notas del presentador, el temporizador y la vista de la siguiente diapositiva, y tener acceso a las herramientas del moderador, siendo estas el lápiz, resaltador y borrador.

REVISAR

• Ortografía: Comprobar la ortografía y gramática, añadir palabras al diccionario personalizado y configurar la autocorrección y sugerencias contextuales.
• Idioma: Establece el idioma de corrección para un texto o para la presentación, acceso a herramientas de traducción y define preferencias de idioma.
• Comentarios: Inserta nuevos comentarios colaborativos, así como responderlos, editarlos, y/o eliminarlos, así como navegar entre comentarios y filtrar por autor o estado.
• Comparar: Combina revisiones de diferentes versionas de la presentación, muestra cambios y decidir si se acepta o rechaza cada modificación, así como guardar una copia de la versión combinada, con el historial de cambios.
• Proteger presentación: Restringe la edición, se puede marcar como final para evitar modificaciones, añadir o quitar contraseñas de apertura y/o modificación, e inserta una firma digital que certifique la autenticidad.
• Accesibilidad: Ejecuta comprobación de accesibilidad que detecten problemas y revisa recomendaciones y aplica correcciones tanto automáticas como manuales.

Vista

• Vistas de presentación: Esto hace que se puedan ver las diapositivas de diferentes maneras:
  • NORMAL: edición de diapositivas y esquema en paneles.
  • CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS: vista en miniatura de todas las diapositivas para reorganizar y argupar.
  • VISTA DE LECTURA: presentación a pantalla reducida sin iniciar el modo de presentación completo.
  • PATRÓN DE DIAPOSITIVAS: editar el diseño y formato global de todas las diapositivas.
  • PATRÓN DE DOCUMENTO: definir encabezados, pies y numeración para notas y folletos.
• Zoom: Ajusta el nivel de zoom libremente o al ancho de la ventana.
• Color/Escala de grises: Muestra las diapositivas con todos los colores, también puede convertirse en tonos de grises para las pruebas de impresión y en blanco y negro, como alto contraste sin grises intermedios.
• Ventana: Permite gestionar las ventanas, como abrir una nueva en la misma presentación, organizar las ventanas a modo de mosaico o en paralelo, comparar dos presetaciones o dos vistas de la misma (ver lado a lado), sincronizar el desplazamiento pudiendo mover las dos ventanas a la vez, se puede restablecer la ventana volviendo al tamaño y posición original y cambiar ventanas que alterna entre presentaciones abiertas.
• Macros: Se pueden GRABAR para registrarlas y repetirlas automáticamente, EJECUTAR que corren la macro grabada, EDITAR así se modifica el código VBA de una ya existente y ELIMINAR ya que se quitan las no deseadas.

Atajos y consejos prácticos

Antes de sumergirnos en los atajos, las buenas prácticas y los errores más comunes, es fundamental entender cómo estos recursos pueden elevar nuestras presentaciones. En este apartado, nosotros exploraremos de manera práctica y concisa las herramientas que nos permitirán ahorrar tiempo, mejorar la calidad visual y evitar tropiezos. Con ejemplos claros y consejos sencillos, estaremos listos para transformar cada diapositiva en una pieza de comunicación efectiva y memorable.

Atajos de teclado esenciales

Para mejorar nuestra rapidez y eficiencia al crear presentaciones, es fundamental dominar los atajos de teclado más utilizados. Con unos pocos combinaciones, podemos reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas repetitivas, manteniendo un flujo de trabajo fluido y profesional. Nosotros solemos recomendar practicar estos atajos hasta que su uso sea instintivo, así nuestro enfoque se centrará en el mensaje y no en buscar comandos.

• Ctrl + M: Insertar una nueva diapositiva al instante.
• Ctrl + D: Duplicar el elemento o la diapositiva seleccionada sin necesidad de menús.
• Ctrl + Z: Deshacer la última acción para corregir errores al vuelo.
• Ctrl + Y: Rehacer la acción deshecha, manteniendo la flexibilidad.
• F5: Iniciar la presentación desde el principio y revisar el diseño en modo pantalla completa.
• Shift + F5: Comenzar la presentación desde la diapositiva actual para ensayar secciones específicas.

Buenas prácticas de diseño

Cuando hablamos de diseño de diapositivas, nuestra prioridad es la claridad, la coherencia y el impacto visual. Para lograrlo, recomendamos aplicar una estructura ordenada, con títulos y contenidos alineados, y un uso moderado de colores y tipografías. Un diseño limpio ayuda a que la audiencia se concentre en el mensaje y no en elementos distractores.

1. Mantener coherencia en la paleta de colores y las fuentes: usar máximo dos tipografías y tres colores complementarios para un aspecto armónico.
2. Espacios en blanco (márgenes) bien calculados para darle aire a la información y evitar la sobrecarga visual.
3. Jerarquía tipográfica: títulos en tamaño mayor, subtítulos en tamaño medio y texto en tamaño base para guiar al espectador.
4. Imágenes y gráficos de alta calidad, con licencias adecuadas, para reforzar datos y conceptos de forma visual.
5. Animaciones sutiles y transiciones coherentes: un uso moderado que aporte dinamismo sin distraer.

Errores comunes y cómo evitarlos

Incluso los profesionales más experimentados pueden caer en errores que afectan la credibilidad de la presentación. Nosotros solemos revisar cada diapositiva en busca de inconsistencias y elementos que puedan diluir el impacto. A continuación, abordamos los fallos más frecuentes y nuestras recomendaciones para sortearlos:

• Exceso de texto: saturar la diapositiva con párrafos largos. Solución: resumir puntos clave en viñetas breves (concisión, claridad, enfoque).
• Colores contrastantes en exceso: combinaciones agresivas que cansan la vista. Solución: elegir tonos suaves y contrastes ligeros para una lectura cómoda.
• Animaciones recargadas: transiciones largas o efectos innecesarios. Solución: limitar animaciones a situaciones clave y mantener un ritmo elegante.
• Falta de pruebas: presentar sin ensayar puede desembocar en fallos técnicos. Solución: realizar una revisión completa y un ensayo general antes de la fecha clave.
• Inconsistencia de estilo: usar diferentes formatos de texto o imágenes desalineadas. Solución: definir una guía visual y ceñirse a ella en toda la presentación.

Con estas estrategias, estaremos mejor preparados para crear presentaciones memorables, eficaces y alineadas con nuestros objetivos de comunicación. ¡Manos a la obra!

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