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Mejora la colaboración entre equipos WorkDrive permite comentar, editar, revisar, compartir y mantener versiones de documentos en un entorno común. La formación enseña a colaborar sin depender de adjuntos por correo ni copias locales.
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Refuerza la seguridad documental El temario trabaja roles, permisos, compartición externa, descarga, impresión, enlaces, usuarios externos, datos sensibles y revisión de accesos. Esto ayuda a proteger información crítica.
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Nueva Plataforma de E-learningFormación en directo con plataforma de apoyo para reforzar el aprendizaje
Acceso a las grabaciones
Los alumnos podrán revisar las sesiones grabadas para repasar conceptos clave, recuperar explicaciones concretas o reforzar aquellos contenidos que necesiten después de la clase en directo.
Recursos formativos
Materiales, sesiones grabadas y documentación de apoyo quedan centralizados en la plataforma para que el equipo pueda consultarlos durante y después de la formación.
Confirmación de asistencia
La plataforma permite registrar y confirmar la asistencia de los participantes, facilitando el seguimiento de la formación y la gestión documental necesaria para la bonificación FUNDAE.
Programa formativo
Temario del curso
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Temario
Presentación del curso y del enfoque de trabajo, situando WorkDrive como plataforma de colaboración documental y no como simple almacén de archivos.
Resolución de dudas habituales: qué diferencia hay entre My Folders y Team Folders, quién administra cada carpeta y cómo se comparten documentos.
Recorrido inicial por WorkDrive: archivos, carpetas, Team Folders, miembros, roles, actividad, búsqueda, papelera, enlaces y Admin Console.
Identificación de casos de uso: clientes, proyectos, contratos, finanzas, RRHH, marketing, formación, soporte, operaciones y documentación interna.
Diferenciación entre gestión documental, colaboración, repositorio compartido, archivo histórico, espacio personal y carpeta de proyecto.
Revisión de errores frecuentes: crear carpetas sin dueño, compartir todo por enlace, duplicar versiones o trabajar desde archivos locales.
Preparación de un entorno de práctica con usuarios, documentos ficticios, permisos y estructuras de carpetas seguras.
Explicación del ciclo documental: creación, revisión, aprobación, uso, compartición, archivo, conservación y eliminación.
Identificación de perfiles implicados: administrador, propietario documental, usuario editor, revisor, lector, externo y dirección.
Creación de una checklist inicial para evaluar si la empresa necesita reorganizar WorkDrive antes de escalar su uso.
Presentación del curso y del enfoque de trabajo, situando WorkDrive como plataforma de colaboración documental y no como simple almacén de archivos.
Resolución de dudas habituales: qué diferencia hay entre My Folders y Team Folders, quién administra cada carpeta y cómo se comparten documentos.
Recorrido inicial por WorkDrive: archivos, carpetas, Team Folders, miembros, roles, actividad, búsqueda, papelera, enlaces y Admin Console.
Identificación de casos de uso: clientes, proyectos, contratos, finanzas, RRHH, marketing, formación, soporte, operaciones y documentación interna.
Diferenciación entre gestión documental, colaboración, repositorio compartido, archivo histórico, espacio personal y carpeta de proyecto.
Revisión de errores frecuentes: crear carpetas sin dueño, compartir todo por enlace, duplicar versiones o trabajar desde archivos locales.
Preparación de un entorno de práctica con usuarios, documentos ficticios, permisos y estructuras de carpetas seguras.
Explicación del ciclo documental: creación, revisión, aprobación, uso, compartición, archivo, conservación y eliminación.
Identificación de perfiles implicados: administrador, propietario documental, usuario editor, revisor, lector, externo y dirección.
Creación de una checklist inicial para evaluar si la empresa necesita reorganizar WorkDrive antes de escalar su uso.
Tema 1: Presentación, dudas principales y primeros pasos con Zoho WorkDrive
Presentación del curso y del enfoque de trabajo, situando WorkDrive como plataforma de colaboración documental y no como simple almacén de archivos.
Resolución de dudas habituales: qué diferencia hay entre My Folders y Team Folders, quién administra cada carpeta y cómo se comparten documentos.
Recorrido inicial por WorkDrive: archivos, carpetas, Team Folders, miembros, roles, actividad, búsqueda, papelera, enlaces y Admin Console.
Identificación de casos de uso: clientes, proyectos, contratos, finanzas, RRHH, marketing, formación, soporte, operaciones y documentación interna.
Diferenciación entre gestión documental, colaboración, repositorio compartido, archivo histórico, espacio personal y carpeta de proyecto.
Revisión de errores frecuentes: crear carpetas sin dueño, compartir todo por enlace, duplicar versiones o trabajar desde archivos locales.
Preparación de un entorno de práctica con usuarios, documentos ficticios, permisos y estructuras de carpetas seguras.
Explicación del ciclo documental: creación, revisión, aprobación, uso, compartición, archivo, conservación y eliminación.
Identificación de perfiles implicados: administrador, propietario documental, usuario editor, revisor, lector, externo y dirección.
Creación de una checklist inicial para evaluar si la empresa necesita reorganizar WorkDrive antes de escalar su uso.
Tema 2: Estrategia documental corporativa antes de crear carpetas
Definición de objetivos documentales: ordenar información, proteger datos, mejorar colaboración, reducir duplicidades y facilitar búsqueda.
Identificación de familias documentales: clientes, proyectos, contratos, finanzas, RRHH, marketing, legal, soporte, formación y dirección.
Diferenciación entre documentación viva, documentación en revisión, archivo histórico, documentación confidencial y documentos publicados.
Diseño de un mapa documental por área, proceso, cliente, proyecto, tipo de documento, sensibilidad y responsable.
Revisión de herramientas actuales: correo, discos locales, SharePoint, Google Drive, Dropbox, NAS, carpetas compartidas o documentos sueltos.
Identificación de problemas habituales: archivos duplicados, versiones paralelas, enlaces sin control, permisos heredados y carpetas personales críticas.
Definición de propietarios documentales para que cada carpeta tenga responsable funcional y criterio de mantenimiento.
Preparación de principios de organización: claridad, mínimo acceso necesario, nomenclatura común, revisión periódica y trazabilidad.
Priorización de áreas que deben migrar primero según riesgo, volumen, criticidad, dependencia y facilidad de adopción.
Taller estratégico: diseñar un mapa documental inicial y decidir qué contenido debe vivir en WorkDrive.
Tema 3: My Folders, Team Folders y estructura de trabajo
Diferenciación entre My Folders como espacio personal y Team Folders como espacio colaborativo de trabajo empresarial.
Diseño de cuándo un documento debe estar en espacio personal y cuándo debe estar en una carpeta de equipo.
Revisión de riesgos de dejar documentación crítica en carpetas personales de empleados.
Creación de Team Folders por departamento, cliente, proyecto, proceso, unidad de negocio, comité o tipo de documentación.
Decisión entre carpetas públicas o privadas según visibilidad, confidencialidad y forma de trabajo de la organización.
Organización de subcarpetas para mantener coherencia entre áreas sin crear estructuras demasiado profundas.
Definición de responsables de cada Team Folder y criterios para añadir, retirar o cambiar miembros.
Revisión de carpetas huérfanas, duplicadas, sin uso o creadas para proyectos temporales ya cerrados.
Preparación de una política sobre qué documentos no deben almacenarse en My Folders.
Taller de estructura: convertir un repositorio desordenado en Team Folders con finalidad, dueño y permisos iniciales.
Tema 4: Roles, permisos y acceso por perfil
Revisión de los roles disponibles en Team Folders y su impacto sobre lectura, edición, organización, compartición y administración.
Diferenciación entre permisos de administrador, organizador, editor, comentarista y visor según responsabilidad real.
Diseño de una matriz de permisos para dirección, managers, usuarios operativos, colaboradores externos, proveedores y clientes.
Aplicación del principio de mínimo privilegio para evitar que usuarios editen, compartan o eliminen documentos sin necesidad.
Configuración de permisos por Team Folder y revisión de diferencias entre una carpeta y otra.
Uso de permisos en subcarpetas cuando un equipo necesita acceso parcial a documentación concreta.
Revisión de accesos heredados, usuarios antiguos, permisos excesivos y miembros que ya no pertenecen al proyecto.
Preparación de procedimientos para solicitar acceso, aprobarlo, registrarlo y retirarlo.
Control de permisos en carpetas con datos financieros, contratos, RRHH, información de clientes o documentación estratégica.
Taller de permisos: diseñar roles para un departamento, un proyecto de cliente y una carpeta confidencial.
Tema 5: Nomenclatura, clasificación y taxonomía documental
Diseño de una nomenclatura común para carpetas, archivos, versiones, plantillas, entregables y documentos finales.
Definición de convenciones con fecha, cliente, proyecto, tipo documental, versión, estado y responsable cuando sea necesario.
Creación de categorías documentales que faciliten búsqueda y eviten nombres improvisados.
Diferenciación entre borrador, revisión, aprobado, vigente, obsoleto, archivado y publicado.
Revisión de nombres de archivo poco útiles como “final”, “nuevo”, “copia”, “último” o “v2 definitiva”.
Organización de documentos por proceso en lugar de replicar estructuras personales de cada usuario.
Preparación de reglas de clasificación para documentos entrantes, documentos creados internamente y documentos recibidos de terceros.
Creación de plantillas de carpetas para clientes, proyectos, eventos, formaciones, campañas o expedientes internos.
Revisión de cómo una mala nomenclatura afecta a búsqueda, auditoría, permisos y continuidad operativa.
Taller de clasificación: renombrar, ordenar y documentar una estructura de archivos corporativos.
Tema 6: Subida, creación y edición colaborativa de documentos
Subida de archivos a WorkDrive desde navegador, escritorio, móvil, correo o integraciones según el escenario de trabajo.
Creación de documentos colaborativos con Writer, Sheet y Show cuando se necesita edición online.
Conversión de archivos a formatos WorkDrive cuando la empresa busca colaboración sin depender de aplicaciones locales.
Revisión de formatos compatibles, previsualización de documentos y criterios para mantener formato original o convertir.
Edición colaborativa con comentarios, menciones, cambios, revisiones y participación de varios usuarios.
Uso de comentarios para evitar conversaciones dispersas por correo o chats fuera del documento.
Control de cuándo un archivo debe editarse y cuándo debe bloquearse o publicarse como versión cerrada.
Gestión de documentos recibidos de clientes o proveedores, diferenciando origen, fecha, versión y estado.
Revisión de hábitos que generan duplicidad: descargar, editar localmente, renombrar y volver a subir sin control.
Taller de colaboración: subir documentos, convertirlos, comentar, editar, revisar y dejar una versión lista para compartir.
Tema 7: Versiones, restauración y control de cambios
Revisión del historial de versiones para saber cómo evoluciona un documento y quién realizó cambios relevantes.
Uso de versiones para recuperar contenido anterior sin mantener copias paralelas en la carpeta.
Gestión de notas de versión cuando se necesita explicar cambios, validaciones o decisiones.
Diferenciación entre versión de trabajo, versión revisada, versión aprobada y versión final publicada.
Revisión de documentos críticos que requieren especial control de cambios: contratos, ofertas, informes, políticas y manuales.
Uso de restauración de archivos y carpetas cuando se elimina contenido por error.
Control de papelera, retención y recuperación según configuración del equipo y políticas de WorkDrive.
Revisión de riesgos de editar documentos definitivos sin conservar versión anterior o evidencia de aprobación.
Preparación de un procedimiento para gestionar cambios en documentos oficiales.
Taller de versiones: modificar documento, recuperar versión anterior, restaurar archivo y documentar cambio.
Tema 8: Compartición interna y colaboración entre equipos
Compartición de documentos y carpetas con usuarios internos según rol, equipo, departamento, proyecto o necesidad concreta.
Diferencia entre invitar a una Team Folder completa y compartir un archivo o subcarpeta puntual.
Uso de enlaces internos para facilitar acceso sin duplicar archivos ni enviar adjuntos por correo.
Configuración de permisos de visualización, comentario, edición y organización según el trabajo esperado.
Control de documentos compartidos con otras áreas para evitar que se conviertan en accesos permanentes sin revisión.
Revisión de notificaciones y actividad para entender quién ha modificado, consultado o comentado documentos.
Preparación de espacios colaborativos para proyectos transversales con varias áreas implicadas.
Diseño de normas para no compartir documentos sensibles en canales inadecuados.
Revisión de conflictos cuando dos áreas usan versiones diferentes del mismo documento.
Taller de colaboración interna: compartir documentos entre ventas, operaciones, finanzas y dirección con permisos diferenciados.
Tema 9: Compartición externa con clientes, proveedores y partners
Configuración de compartición externa para trabajar con clientes, proveedores, partners, asesores o colaboradores.
Diferenciación entre compartir por email, enlace externo, download link, embed code o acceso controlado según necesidad.
Revisión de seguridad para usuarios externos, verificación, permisos, caducidad, descarga y acceso limitado.
Control de qué documentos pueden salir fuera del equipo y cuáles deben mantenerse exclusivamente internos.
Diseño de procesos de entrega documental a clientes con carpetas, permisos, versiones y trazabilidad.
Gestión de documentación enviada a proveedores: contratos, briefings, recursos, evidencias, instrucciones y entregables.
Revisión de enlaces externos activos para detectar contenido compartido que ya no debería estar disponible.
Preparación de políticas de compartición externa por área y sensibilidad documental.
Control de descarga e impresión cuando se comparten documentos confidenciales o en fase de revisión.
Taller de compartición externa: crear enlace seguro, limitar permisos, compartir con cliente y revisar enlaces activos.
Tema 10: Seguridad documental, descarga, impresión y exposición de datos
Identificación de datos sensibles dentro de WorkDrive: contratos, nóminas, facturas, clientes, propuestas, informes y documentos legales.
Configuración de restricciones de descarga o impresión cuando el documento debe poder verse, pero no distribuirse libremente.
Revisión de carpetas donde la compartición externa debe estar bloqueada o limitada a administradores y organizadores.
Control de enlaces públicos, externos, descargables o embebidos que pueden exponer información sin supervisión.
Aplicación de permisos mínimos en documentos financieros, RRHH, dirección, legal y clientes estratégicos.
Revisión de usuarios externos con acceso activo, documentos compartidos y permisos concedidos.
Gestión de documentos confidenciales en proyectos donde participan varios equipos o empresas.
Preparación de normas para no almacenar credenciales, información sensible innecesaria o datos personales excesivos.
Coordinación con protección de datos, sistemas y responsables internos para definir políticas de seguridad documental.
Taller de seguridad: auditar una carpeta, detectar riesgos, bloquear descargas y corregir accesos externos.
Tema 11: Admin Console y gobierno centralizado
Recorrido por Admin Console para gestionar usuarios, Team Folders, elementos eliminados, compartición, actividad y configuración global.
Revisión de permisos de administración y separación entre administrador del equipo y administrador de una Team Folder.
Gestión de Team Folders activas, archivadas, eliminadas o pendientes de revisión.
Control de carpetas sin propietario claro, espacios abandonados o estructuras creadas sin criterio corporativo.
Revisión de ajustes de compartición externa a nivel de equipo y su impacto sobre carpetas y usuarios.
Gestión de usuarios, altas, bajas, cambios de rol y accesos de personas que dejan la empresa o cambian de departamento.
Revisión de elementos eliminados y restauración según política de retención vigente.
Preparación de informes o revisiones periódicas sobre uso, actividad, almacenamiento y compartición.
Documentación de responsabilidades de administración para evitar dependencia de una sola persona.
Taller Admin Console: revisar Team Folders, usuarios, eliminados, compartición y riesgos de gobierno.
Tema 12: Actividad, auditoría y trazabilidad documental
Revisión de actividad en Team Folders para conocer acciones sobre archivos, carpetas, miembros, comparticiones y cambios.
Identificación de quién creó, editó, movió, renombró, eliminó, compartió o restauró documentos.
Uso de actividad para resolver incidencias: archivo desaparecido, versión incorrecta, enlace externo o permiso inesperado.
Creación de rutinas de auditoría para carpetas críticas de finanzas, RRHH, dirección, clientes o legal.
Revisión de documentos con muchas modificaciones o comparticiones que requieren seguimiento.
Control de actividad de colaboradores externos cuando acceden a documentación sensible.
Preparación de informes internos de trazabilidad para auditorías, revisiones de calidad o investigación de incidencias.
Diferenciación entre seguimiento operativo y vigilancia excesiva del trabajo diario.
Documentación de decisiones relevantes cuando un documento se aprueba, se archiva o se comparte.
Taller de trazabilidad: localizar actividad, reconstruir cambios y documentar una incidencia documental.
Tema 13: Búsqueda, recuperación y localización de información
Uso de búsqueda para localizar documentos por nombre, contenido, tipo, ubicación, propietario, fecha o carpeta.
Diseño de estructuras que faciliten búsqueda sin depender únicamente del buscador.
Preparación de nombres, carpetas y metadatos funcionales para que la información pueda encontrarse meses después.
Revisión de documentos duplicados que aparecen en varias ubicaciones con nombres parecidos.
Uso de filtros y criterios de búsqueda para diferenciar documentación vigente, antigua, borradores y archivos históricos.
Organización de plantillas, modelos y documentos oficiales para que los equipos no reutilicen versiones obsoletas.
Preparación de carpetas de acceso rápido para documentación crítica, procedimientos, modelos y recursos frecuentes.
Revisión de permisos cuando un usuario no encuentra un documento por falta de acceso o mala ubicación.
Control de documentación archivada que debe conservarse, pero no aparecer en el trabajo diario.
Taller de búsqueda: localizar documentos, detectar duplicados, reorganizar resultados y mejorar nomenclatura.
Tema 14: WorkDrive en proyectos, clientes y entregables
Diseño de carpetas de proyecto con estructura estándar para propuestas, contratos, actas, entregables, evidencias y cierre.
Organización documental por cliente, proyecto, fase, servicio, responsable y fecha.
Uso de plantillas de carpetas para acelerar nuevos proyectos sin olvidar subcarpetas críticas.
Gestión de entregables con control de versión, revisión, aprobación interna y entrega al cliente.
Vinculación conceptual con Zoho Projects para que tareas, hitos y entregables estén conectados.
Control de acceso de clientes a documentación específica sin exponer carpetas internas.
Gestión de cambios de alcance mediante documentos actualizados, evidencias y versiones trazables.
Preparación de carpetas de cierre con documentación final, aceptación, informe, factura y materiales archivados.
Revisión de proyectos finalizados para archivar o retirar accesos externos.
Taller de proyecto: crear estructura documental, permisos, entregables, revisión y carpeta de cierre.
Tema 15: WorkDrive para finanzas, administración y contratos
Organización de documentación financiera: facturas, presupuestos, justificantes, contratos, informes, pagos y cierres.
Separación entre documentos de trabajo, documentos enviados, documentación firmada y archivo definitivo.
Control de permisos sobre información financiera para evitar accesos amplios a datos sensibles.
Gestión de carpetas de proveedor con contratos, facturas, albaranes, acuerdos, condiciones y documentación fiscal.
Organización de documentación de cliente con propuestas, contratos, anexos, facturas y comunicaciones relevantes.
Relación con Zoho Books para mantener documentos vinculados a operaciones financieras cuando aplique.
Uso de Zoho Sign para contratos, autorizaciones, anexos, aprobaciones y documentos económicos.
Preparación de carpetas de cierre mensual o anual con informes, evidencias y documentos revisados.
Revisión de documentos que deben conservarse por obligación interna o legal según criterio de la empresa.
Taller financiero: crear estructura de contratos, facturas, proveedores, permisos y archivo de cierre.
Tema 16: WorkDrive para RRHH, formación y comunicación interna
Organización de documentación de RRHH con permisos estrictos: políticas, plantillas, onboarding, formación y documentos internos.
Separación entre documentación pública para empleados y documentación confidencial de gestión interna.
Creación de carpetas de onboarding con manuales, políticas, instrucciones, materiales y recursos de incorporación.
Gestión de materiales formativos, presentaciones, vídeos, ejercicios, manuales y versiones actualizadas.
Organización de documentos de comunicación interna, campañas, comunicados, guías, procedimientos y recursos corporativos.
Control de acceso a documentación laboral, evaluaciones, datos personales o información sensible.
Uso de WorkDrive para distribuir materiales sin enviar adjuntos masivos por correo.
Preparación de plantillas oficiales para que los equipos usen documentos consistentes.
Revisión de documentos obsoletos que siguen circulando entre empleados.
Taller RRHH: crear repositorio interno con permisos, plantillas, materiales, políticas y archivo confidencial.
Tema 17: Plantillas, modelos y documentación oficial
Creación de una biblioteca de plantillas corporativas para propuestas, contratos, informes, actas, presentaciones y procedimientos.
Diferenciación entre plantilla editable, modelo oficial, documento final y versión archivada.
Organización de plantillas por departamento, uso, idioma, marca, cliente o tipo de documento.
Control de quién puede modificar plantillas oficiales y quién solo puede utilizarlas.
Preparación de procesos de revisión periódica para actualizar textos, branding, condiciones, precios o políticas.
Uso de comentarios y revisión colaborativa para mejorar plantillas antes de publicarlas.
Evitar que los usuarios copien documentos antiguos en lugar de partir de plantillas vigentes.
Creación de instrucciones de uso para cada plantilla: cuándo usarla, qué campos modificar y qué partes no tocar.
Relación con Zoho Writer, Sheet y Show para crear documentos colaborativos reutilizables.
Taller de plantillas: crear biblioteca documental, permisos, versión vigente e instrucciones de uso.
Tema 18: Flujos de revisión, aprobación y publicación documental
Diseño de flujos de revisión para documentos que requieren validación antes de enviarse o publicarse.
Diferenciación entre revisión de contenido, revisión legal, revisión financiera, revisión de marca y aprobación final.
Uso de comentarios, menciones, versiones y carpetas de revisión para coordinar trabajo sin duplicar documentos.
Preparación de estados documentales: borrador, en revisión, pendiente de aprobación, aprobado, publicado y archivado.
Gestión de documentos que requieren firma posterior mediante Zoho Sign.
Control de quién puede mover un documento a carpeta de “aprobados” o “vigentes”.
Revisión de riesgos cuando varios usuarios editan una propuesta, contrato o informe crítico sin control.
Preparación de checklist de aprobación para documentos sensibles.
Medición de tiempos de revisión y cuellos de botella en documentos recurrentes.
Taller de aprobación documental: revisar contrato, comentar, versionar, aprobar, firmar y archivar.
Tema 19: Integración con Zoho Sign, CRM, Projects, Desk y Books
Integración conceptual con Zoho Sign para enviar documentos a firma y conservar versiones firmadas.
Relación con Zoho CRM para vincular propuestas, contratos, anexos y documentos de cliente a cuentas u oportunidades.
Uso con Zoho Projects para organizar entregables, actas, evidencias y documentación de proyecto.
Conexión con Zoho Desk para adjuntar documentación de soporte, manuales, evidencias o respuestas a incidencias.
Relación con Zoho Books para conservar facturas, presupuestos, justificantes, contratos y documentos financieros.
Preparación de estructuras documentales que puedan reutilizarse desde varias aplicaciones Zoho.
Control de duplicidad cuando un documento está asociado a CRM, Books, Projects y WorkDrive.
Diseño de procesos donde WorkDrive actúa como repositorio documental central.
Revisión de permisos cruzados entre aplicaciones para evitar exposición indebida.
Taller de integración: documento comercial en CRM, firma en Sign, carpeta en WorkDrive y seguimiento en Projects.
Tema 20: Integración con Zoho Forms, Creator, Flow y automatización documental
Uso de Zoho Forms para recoger documentos y almacenarlos de forma ordenada en WorkDrive.
Uso de Zoho Creator para crear aplicaciones internas que generan, adjuntan o consultan documentos en WorkDrive.
Automatización con Zoho Flow para crear carpetas, mover archivos, avisar equipos o registrar documentos.
Diseño de procesos documentales automáticos al ganar oportunidades, crear proyectos, recibir formularios o cerrar tickets.
Creación de carpetas por cliente, proveedor, empleado, proyecto o solicitud desde eventos de otras aplicaciones.
Control de nombres automáticos de carpetas y archivos para evitar duplicidad o estructuras incoherentes.
Gestión de errores cuando una automatización no puede crear carpeta, mover archivo o asignar permisos.
Documentación de automatizaciones documentales con objetivo, datos, apps, permisos y propietario.
Revisión de límites: automatizar organización no sustituye revisión documental ni clasificación funcional.
Taller de automatización: formulario con adjunto, carpeta automática, aviso interno y registro en aplicación destino.
Tema 21: Trabajo desde escritorio, móvil y colaboración distribuida
Uso de WorkDrive desde navegador, escritorio y móvil según necesidades del equipo.
Revisión de sincronización, acceso a archivos, trabajo distribuido y colaboración en entornos híbridos.
Organización de documentos para equipos que trabajan desde distintas sedes, clientes, proyectos o dispositivos.
Control de riesgos de sincronizar contenido confidencial en dispositivos no adecuados.
Preparación de reglas internas para trabajo fuera de oficina, uso de dispositivos, descargas y documentos locales.
Uso móvil para consultar, comentar, compartir o revisar documentos cuando se trabaja en movilidad.
Revisión de experiencia de usuarios que necesitan acceso rápido a documentos en visitas, reuniones o soporte.
Gestión de incidencias habituales: archivos no encontrados, versiones locales, permisos insuficientes o sincronización confusa.
Preparación de buenas prácticas para que los equipos no creen repositorios paralelos.
Taller de movilidad: acceder a documentación, compartir con permiso, comentar y trabajar con estructura distribuida.
Tema 22: Migración documental desde otros sistemas
Análisis del origen documental: discos locales, servidores, SharePoint, Google Drive, Dropbox, NAS, correo o carpetas personales.
Preparación de inventario de carpetas, propietarios, tipos documentales, volumen, permisos y datos sensibles.
Limpieza previa antes de migrar: duplicados, documentos obsoletos, versiones antiguas, carpetas vacías y archivos sin dueño.
Diseño de una estrategia de migración por fases según áreas, criticidad, volumen y dependencia operativa.
Mapeo de permisos actuales a roles de WorkDrive, evitando trasladar accesos heredados sin revisión.
Comunicación a usuarios sobre qué se migra, dónde estará cada documento y qué cambia en la forma de trabajar.
Prueba piloto con un área o proyecto antes de migrar documentación crítica.
Plan de corte para evitar trabajar indefinidamente en dos repositorios paralelos.
Taller de migración: preparar plan, limpiar muestra, mapear permisos, migrar y validar estructura.
Tema 23: Privacidad, RGPD, conservación y ciclo de vida documental
Clasificación de documentos por sensibilidad: público interno, confidencial, datos personales, financiero, legal, RRHH o cliente.
Aplicación de minimización: no almacenar documentación innecesaria ni conservar datos personales sin finalidad.
Definición de plazos de conservación según tipo documental, política interna y obligaciones aplicables.
Revisión de acceso a documentos con datos personales, información laboral, contratos, identificaciones o datos financieros.
Preparación de procesos de archivo y eliminación segura cuando un documento deja de ser necesario.
Control de documentación compartida externamente tras finalizar un proyecto, contrato o colaboración.
Coordinación con protección de datos, legal, sistemas y responsables documentales.
Gestión de solicitudes internas relacionadas con acceso, localización, rectificación o retirada de documentos.
Creación de una matriz documental con sensibilidad, responsable, permisos, conservación y ubicación.
Taller de cumplimiento: clasificar documentos, definir permisos, conservación, archivo y retirada de accesos.
Tema 24: Métricas, almacenamiento, uso y mejora continua
Revisión de uso de WorkDrive por carpetas, áreas, usuarios, documentos compartidos y almacenamiento ocupado.
Identificación de carpetas con crecimiento excesivo, versiones acumuladas, duplicados o documentos sin uso.
Medición de adopción: usuarios activos, documentos colaborativos, carpetas de equipo, enlaces internos y reducción de adjuntos.
Revisión de enlaces externos activos, documentos compartidos fuera de la organización y permisos heredados.
Preparación de indicadores de salud documental: duplicidad, acceso correcto, búsqueda efectiva, carpetas auditadas y versiones vigentes.
Creación de rutinas trimestrales de revisión documental por área.
Identificación de necesidades de formación cuando los usuarios siguen usando correo, local o repositorios paralelos.
Mejora de estructuras, permisos, plantillas y procesos a partir del uso real.
Preparación de informes para dirección sobre madurez documental, riesgos y próximos pasos.
Taller de métricas: analizar uso, detectar riesgos, proponer limpieza y crear plan de mejora.
Tema 25: Adopción interna y cambio de hábitos documentales
Identificación de resistencias habituales: costumbre de adjuntar por correo, carpetas personales, descargas locales o falta de confianza.
Diseño de un plan de adopción por perfiles: dirección, administración, ventas, proyectos, soporte, RRHH y usuarios externos.
Creación de guías breves sobre dónde guardar, cómo nombrar, cómo compartir y cómo revisar documentos.
Formación práctica para usuarios que necesitan trabajar con carpetas, permisos, comentarios, versiones y enlaces.
Definición de normas simples para evitar repositorios paralelos y documentos duplicados.
Comunicación interna sobre beneficios concretos: menos adjuntos, más trazabilidad, acceso compartido y versiones controladas.
Gestión de dudas y soporte inicial durante las primeras semanas de uso.
Medición de adopción y detección de áreas que necesitan acompañamiento adicional.
Creación de responsables documentales por área para mantener orden y resolver dudas.
Taller de adopción: preparar guía interna, plan de comunicación, formación y métricas de cambio.
Tema 26: Gobierno documental corporativo con WorkDrive
Definición de una política corporativa de gestión documental con roles, estructura, permisos, conservación y revisión.
Creación de un comité o responsable documental para coordinar decisiones entre áreas, sistemas, legal y dirección.
Diseño de normas para crear Team Folders, asignar administradores, compartir externamente y archivar proyectos.
Creación de inventario de Team Folders con finalidad, propietario, miembros, sensibilidad, estado y revisión prevista.
Revisión periódica de permisos, enlaces externos, usuarios inactivos, carpetas abandonadas y documentos críticos.
Definición de criterios para retirar carpetas, archivar proyectos, eliminar duplicados y conservar documentación oficial.
Control de plantillas, documentos vigentes, versiones aprobadas y repositorios oficiales.
Coordinación con procesos de onboarding y offboarding para asegurar continuidad documental.
Preparación de auditorías internas de WorkDrive con evidencias, hallazgos, acciones y responsables.
Taller de gobierno: diseñar política documental, inventario, calendario de revisión y circuito de cambios.
Tema 27: Proyecto Final
Definición de una empresa con áreas, usuarios, documentos, clientes, proyectos, contratos, documentación interna y necesidades de colaboración.
Diseño de una arquitectura documental completa con Team Folders, subcarpetas, propietarios, sensibilidad y criterios de clasificación.
Creación de una matriz de roles y permisos para administración, ventas, operaciones, RRHH, dirección, clientes y proveedores.
Definición de nomenclatura para carpetas, documentos, versiones, plantillas, entregables, contratos y archivo histórico.
Configuración conceptual de colaboración interna con comentarios, edición, revisión, versiones, actividad y documentos oficiales.
Diseño de compartición externa segura con clientes o proveedores, incluyendo permisos, enlaces, descarga, caducidad y revisión.
Propuesta de integración con CRM, Projects, Sign, Books, Forms, Creator, Flow y Analytics según procesos documentales.
Creación de política de privacidad, conservación, archivo, restauración, eliminación y control de documentos sensibles.
Preparación de plan de migración, adopción, formación, soporte interno, auditoría y mejora continua.
Presentación final del modelo documental, justificando estructura, permisos, riesgos controlados, beneficios y hoja de ruta.
Perfiles profesionales
Pensado para quienes deben dominar Zoho WorkDrive para Gestión Documental en su día a día
Responsables de administración y back office
Profesionales que gestionan contratos, facturas, documentación interna, expedientes, justificantes, propuestas y archivos corporativos. El curso les ayuda a reducir desorden documental, evitar duplicidades y trabajar con trazabilidad.
Responsables de operaciones y proyectos
Perfiles que necesitan organizar entregables, carpetas de cliente, documentación de proyecto, actas, evidencias, versiones y materiales compartidos. La formación les permite coordinar mejor equipos, clientes y responsables internos.
Equipos comerciales y marketing
Preguntas frecuentes
Resolvemos todas tus dudas sobre nuestra formación en Zoho WorkDrive para Gestión Documental
Explora las respuestas a las preguntas que guian a nuestra comunidad. Aqui encontraras claridad sobre como funciona todo, desde el acceso hasta los detalles de los cursos. Si buscas respuestas, este es el lugar para comenzar.
No. El curso está orientado a gestión documental corporativa: estructura, permisos, versiones, colaboración, compartición externa, seguridad, migración, gobierno e integración con procesos.
My Folders es un espacio personal de trabajo. Team Folders son espacios colaborativos de equipo con roles, permisos y administración específica. El curso enseña cuándo usar cada uno.
Sí. Los permisos son una parte central del curso. Se revisan roles, acceso por carpeta, subcarpetas, usuarios externos, descargas, impresión, enlaces y auditoría de accesos.
Sí. Se trabaja cómo compartir documentos con clientes, proveedores o partners de forma controlada, revisando enlaces, permisos, caducidad, descarga y retirada de accesos.
Sí. El curso cubre versiones, recuperación, restauración, documentos vigentes, borradores, documentos aprobados y control de cambios en archivos críticos.
Sí. Hay un bloque específico sobre migración desde discos locales, servidores, Google Drive, Dropbox, SharePoint, NAS, correo u otros repositorios.
Sí. Se trabaja la relación con Zoho Sign para documentos que requieren firma, como contratos, anexos, autorizaciones, propuestas aceptadas o documentos económicos.
Sí. El curso incluye estructuras documentales para clientes, proyectos, entregables, actas, propuestas, contratos, evidencias y cierre de proyecto.
Sí. Se trabajan datos sensibles, permisos, conservación, compartición externa, eliminación, usuarios externos, documentos confidenciales y coordinación con protección de datos.
Sí, puede plantearse como formación bonificable hasta el 100% por FUNDAE para empresas, siempre que se cumplan los requisitos administrativos, comunicación, asistencia y documentación.
No. El curso está orientado a gestión documental corporativa: estructura, permisos, versiones, colaboración, compartición externa, seguridad, migración, gobierno e integración con procesos.
My Folders es un espacio personal de trabajo. Team Folders son espacios colaborativos de equipo con roles, permisos y administración específica. El curso enseña cuándo usar cada uno.
Sí. Los permisos son una parte central del curso. Se revisan roles, acceso por carpeta, subcarpetas, usuarios externos, descargas, impresión, enlaces y auditoría de accesos.
Sí. Se trabaja cómo compartir documentos con clientes, proveedores o partners de forma controlada, revisando enlaces, permisos, caducidad, descarga y retirada de accesos.
Sí. El curso cubre versiones, recuperación, restauración, documentos vigentes, borradores, documentos aprobados y control de cambios en archivos críticos.
Sí. Hay un bloque específico sobre migración desde discos locales, servidores, Google Drive, Dropbox, SharePoint, NAS, correo u otros repositorios.
Sí. Se trabaja la relación con Zoho Sign para documentos que requieren firma, como contratos, anexos, autorizaciones, propuestas aceptadas o documentos económicos.
Sí. El curso incluye estructuras documentales para clientes, proyectos, entregables, actas, propuestas, contratos, evidencias y cierre de proyecto.
Sí. Se trabajan datos sensibles, permisos, conservación, compartición externa, eliminación, usuarios externos, documentos confidenciales y coordinación con protección de datos.
Sí, puede plantearse como formación bonificable hasta el 100% por FUNDAE para empresas, siempre que se cumplan los requisitos administrativos, comunicación, asistencia y documentación.
Diseñemos hoy el curso que tu empresa necesita
Cuéntanos tus objetivos de negocio y prepararemos una propuesta formativa bonificable totalmente ad hoc
Facilita proyectos, clientes y entregables Las empresas pueden crear estructuras por cliente o proyecto con contratos, actas, propuestas, entregables, evidencias y documentación de cierre. Esto mejora trazabilidad y profesionalidad.
3
Reduce versiones paralelas y documentos obsoletos La formación aborda historial de versiones, plantillas oficiales, documentos vigentes, revisión y archivo. Esto evita trabajar con archivos antiguos o con copias no controladas.
4
Integra WorkDrive con el ecosistema Zoho El curso conecta WorkDrive con CRM, Projects, Sign, Books, Forms, Creator, Flow y Analytics para que la documentación forme parte de procesos reales, no de un repositorio aislado.
5
Prepara un modelo documental escalable Se trabajan migración, gobierno, adopción, métricas, auditoría y mejora continua. Esto permite que WorkDrive crezca con la empresa sin convertirse en una carpeta compartida desordenada.
Después de la formación en directo, los alumnos podrán acceder a ejercicios prácticos para aplicar lo trabajado en clase y consolidar el aprendizaje con actividades guiadas.
Acceso a las grabaciones
Los alumnos podrán revisar las sesiones grabadas para repasar conceptos clave, recuperar explicaciones concretas o reforzar aquellos contenidos que necesiten después de la clase en directo.
Recursos formativos
Materiales, sesiones grabadas y documentación de apoyo quedan centralizados en la plataforma para que el equipo pueda consultarlos durante y después de la formación.
Confirmación de asistencia
La plataforma permite registrar y confirmar la asistencia de los participantes, facilitando el seguimiento de la formación y la gestión documental necesaria para la bonificación FUNDAE.
Ejercicios prácticos
Después de la formación en directo, los alumnos podrán acceder a ejercicios prácticos para aplicar lo trabajado en clase y consolidar el aprendizaje con actividades guiadas.
Practica y mejora con nuestra plataforma
Una plataforma practica, con IA integrada y pensada para que mejores desarrollando. Se adapta a tu ritmo, te corrige al instante y te muestra tu progreso real.
Correccion magica
Feedback inteligente
Aprende de cada acierto y fallo con explicaciones claras
Personas que trabajan con propuestas, presentaciones, dosieres, plantillas, materiales de campaña, documentos de cliente y recursos comerciales. El curso les ayuda a mantener versiones actualizadas y compartir documentos con seguridad.
RRHH, formación y comunicación interna
Equipos que gestionan documentación laboral, onboarding, políticas internas, manuales, materiales formativos, comunicaciones y documentos sensibles. La formación les permite aplicar permisos y estructuras adecuadas a cada tipo de contenido.
Responsables de sistemas y transformación digital
Perfiles encargados de implantar herramientas corporativas, definir permisos, migrar documentos y asegurar continuidad operativa. El curso les aporta criterio para gobernar WorkDrive de forma segura y escalable.
Administradores funcionales de Zoho
Personas que configuran usuarios, Team Folders, permisos, compartición, integraciones y políticas documentales. La formación les ayuda a administrar WorkDrive alineado con procesos reales de negocio.
