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Mejora la visibilidad de plazos, carga y riesgos Zoho Projects permite visualizar planificación, tareas vencidas, dependencias, incidencias y carga de trabajo. La formación ayuda a convertir esa información en decisiones reales para anticipar retrasos, reasignar recursos y priorizar lo importante.
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Nueva Plataforma de E-learningFormación en directo con plataforma de apoyo para reforzar el aprendizaje
Acceso a las grabaciones
Los alumnos podrán revisar las sesiones grabadas para repasar conceptos clave, recuperar explicaciones concretas o reforzar aquellos contenidos que necesiten después de la clase en directo.
Recursos formativos
Materiales, sesiones grabadas y documentación de apoyo quedan centralizados en la plataforma para que el equipo pueda consultarlos durante y después de la formación.
Confirmación de asistencia
La plataforma permite registrar y confirmar la asistencia de los participantes, facilitando el seguimiento de la formación y la gestión documental necesaria para la bonificación FUNDAE.
Programa formativo
Temario del curso
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Temario
Aterrizaje inicial de Zoho Projects dentro del ecosistema Zoho, diferenciando gestión de proyectos, tareas operativas, soporte, CRM, comunicación y reporting.
Resolución de dudas habituales antes de implantar la herramienta: qué debe ser un proyecto, qué conviene gestionar como tarea y qué procesos no encajan aquí.
Revisión del flujo completo de trabajo: crear proyecto, definir hitos, organizar tareas, asignar responsables, controlar avance, registrar tiempos y reportar.
Identificación de perfiles que participan en la gestión: project managers, responsables de equipo, usuarios ejecutores, clientes externos, operaciones y dirección.
Análisis de errores frecuentes al empezar: crear proyectos sin estructura, abusar de tareas sueltas, no definir responsables o no cerrar fases correctamente.
Recorrido por la interfaz principal, portales, proyectos, tareas, hitos, timesheets, issues, documentos, calendarios, informes y configuración.
Diferencia entre trabajar por listas simples y gestionar proyectos con planificación, dependencias, fechas, carga, riesgos y seguimiento formal.
Preparación de un proyecto de laboratorio para practicar con seguridad sin alterar proyectos reales ni datos de clientes.
Definición de los objetivos del curso desde una perspectiva empresarial: menos improvisación, más visibilidad, mejor coordinación y reporting útil.
Creación de una checklist inicial para evaluar si una empresa está preparada para trabajar con Zoho Projects de forma profesional.
Aterrizaje inicial de Zoho Projects dentro del ecosistema Zoho, diferenciando gestión de proyectos, tareas operativas, soporte, CRM, comunicación y reporting.
Resolución de dudas habituales antes de implantar la herramienta: qué debe ser un proyecto, qué conviene gestionar como tarea y qué procesos no encajan aquí.
Revisión del flujo completo de trabajo: crear proyecto, definir hitos, organizar tareas, asignar responsables, controlar avance, registrar tiempos y reportar.
Identificación de perfiles que participan en la gestión: project managers, responsables de equipo, usuarios ejecutores, clientes externos, operaciones y dirección.
Análisis de errores frecuentes al empezar: crear proyectos sin estructura, abusar de tareas sueltas, no definir responsables o no cerrar fases correctamente.
Recorrido por la interfaz principal, portales, proyectos, tareas, hitos, timesheets, issues, documentos, calendarios, informes y configuración.
Diferencia entre trabajar por listas simples y gestionar proyectos con planificación, dependencias, fechas, carga, riesgos y seguimiento formal.
Preparación de un proyecto de laboratorio para practicar con seguridad sin alterar proyectos reales ni datos de clientes.
Definición de los objetivos del curso desde una perspectiva empresarial: menos improvisación, más visibilidad, mejor coordinación y reporting útil.
Creación de una checklist inicial para evaluar si una empresa está preparada para trabajar con Zoho Projects de forma profesional.
Tema 1: Presentación de Zoho Projects, dudas principales y primeros pasos
Aterrizaje inicial de Zoho Projects dentro del ecosistema Zoho, diferenciando gestión de proyectos, tareas operativas, soporte, CRM, comunicación y reporting.
Resolución de dudas habituales antes de implantar la herramienta: qué debe ser un proyecto, qué conviene gestionar como tarea y qué procesos no encajan aquí.
Revisión del flujo completo de trabajo: crear proyecto, definir hitos, organizar tareas, asignar responsables, controlar avance, registrar tiempos y reportar.
Identificación de perfiles que participan en la gestión: project managers, responsables de equipo, usuarios ejecutores, clientes externos, operaciones y dirección.
Análisis de errores frecuentes al empezar: crear proyectos sin estructura, abusar de tareas sueltas, no definir responsables o no cerrar fases correctamente.
Recorrido por la interfaz principal, portales, proyectos, tareas, hitos, timesheets, issues, documentos, calendarios, informes y configuración.
Diferencia entre trabajar por listas simples y gestionar proyectos con planificación, dependencias, fechas, carga, riesgos y seguimiento formal.
Preparación de un proyecto de laboratorio para practicar con seguridad sin alterar proyectos reales ni datos de clientes.
Definición de los objetivos del curso desde una perspectiva empresarial: menos improvisación, más visibilidad, mejor coordinación y reporting útil.
Creación de una checklist inicial para evaluar si una empresa está preparada para trabajar con Zoho Projects de forma profesional.
Tema 2: Estructura de proyectos: hitos, listas de tareas, tareas y subtareas
Diseño de una estructura de trabajo basada en hitos, listas de tareas, tareas y subtareas para dividir proyectos complejos en bloques manejables.
Diferenciación entre hito, fase, entregable, tarea operativa y subtarea, evitando mezclar niveles de planificación dentro del mismo proyecto.
Creación de hitos que representen avances reales del proyecto, no simples agrupaciones artificiales sin valor para seguimiento.
Organización de listas de tareas por fase, equipo, tipo de trabajo, entregable o flujo operativo, según la naturaleza del proyecto.
Redacción de tareas con nombre claro, responsable, fecha, prioridad, descripción, contexto y criterio de cierre.
Uso de subtareas cuando existe trabajo detallado que depende de una tarea principal, sin fragmentar en exceso ni perder visibilidad.
Revisión de tareas demasiado grandes, demasiado pequeñas o mal definidas que complican planificación y medición del avance.
Definición de estados y prioridades para distinguir trabajo pendiente, en curso, bloqueado, revisado, completado o dependiente de terceros.
Preparación de una estructura base reutilizable para proyectos internos, proyectos de cliente, implantaciones y servicios recurrentes.
Taller de descomposición de un proyecto desordenado en una jerarquía clara de hitos, listas, tareas y subtareas.
Tema 3: Planificación avanzada con fechas, dependencias y Gantt
Construcción de una planificación realista con fechas de inicio, vencimientos, duración estimada, dependencias y relación entre tareas críticas.
Uso del diagrama de Gantt para visualizar el proyecto completo, detectar solapamientos, revisar secuencia y entender el impacto de cambios.
Configuración de dependencias entre tareas para evitar que el equipo empiece trabajos que aún no tienen requisitos, datos o entregables previos.
Revisión de retrasos y desviaciones entre planificación prevista y avance real, conectando cambios de fecha con decisiones de gestión.
Identificación de tareas críticas que pueden afectar al plazo global del proyecto si se retrasan o quedan bloqueadas.
Ajuste de planificación cuando cambian alcance, prioridad, disponibilidad del equipo o condiciones del cliente.
Uso de hitos como puntos de control para validar si el proyecto avanza según lo comprometido o requiere replanificación.
Preparación de escenarios donde una tarea depende de aprobación, documentación, revisión técnica o respuesta externa.
Revisión de malas prácticas: fechas irreales, dependencias omitidas, tareas sin duración o planificación que no se actualiza.
Caso práctico de planificación completa con Gantt, dependencias, hitos, tareas críticas y revisión de desviaciones.
Tema 4: Plantillas de proyecto para servicios repetibles
Diseño de plantillas para proyectos que se repiten con estructura similar: onboarding, implantaciones, auditorías, campañas, desarrollos o entregas recurrentes.
Identificación de tareas estándar, roles, plazos, documentos, aprobaciones y puntos de control que deben formar parte de cada plantilla.
Creación de plantillas sin exceso de detalle, evitando que cada nuevo proyecto nazca con decenas de tareas que nadie revisa.
Adaptación de plantillas por tipo de cliente, complejidad, modalidad de servicio, equipo implicado o nivel de personalización.
Uso de plantillas para reducir errores de arranque, acelerar preparación y asegurar que no se olvidan tareas críticas.
Revisión de qué elementos deben ser fijos y cuáles deben ajustarse en cada proyecto antes de activarlo.
Mantenimiento de versiones de plantilla para que evolucionen con la experiencia acumulada y no se queden obsoletas.
Validación de plantillas con equipos reales, comprobando si reflejan el trabajo o solo una visión ideal del proceso.
Documentación de cuándo usar cada plantilla, qué revisar antes de lanzar y qué campos completar obligatoriamente.
Taller de creación de una plantilla corporativa completa con hitos, tareas, responsables, dependencias, documentos y checklist de arranque.
Tema 5: Gestión de tareas, responsables y seguimiento diario
Asignación de responsables a tareas con criterios claros, evitando trabajo sin dueño o tareas compartidas donde nadie asume la ejecución.
Uso de prioridades, etiquetas, fechas y estados para que el equipo entienda qué debe atender primero y qué puede esperar.
Organización de vistas personales y de equipo para revisar tareas pendientes, vencidas, próximas, bloqueadas o asignadas por proyecto.
Preparación de rutinas diarias de seguimiento que sustituyan parte de las reuniones por información actualizada dentro de Zoho Projects.
Uso de comentarios y actualizaciones para dejar contexto útil, decisiones tomadas, incidencias detectadas y acuerdos pendientes.
Revisión de tareas que permanecen abiertas sin avance, sin comentarios o sin próxima acción clara.
Gestión de bloqueos con mensajes, reasignaciones, cambios de fecha, escalados o dependencia de otros equipos.
Control de tareas recurrentes para actividades periódicas, revisiones, informes, mantenimientos o procesos internos.
Revisión de la diferencia entre completar una tarea y cerrarla correctamente con evidencias, documentos o validación final.
Taller de seguimiento operativo: priorizar tareas, detectar bloqueos, actualizar avance y preparar acciones para la siguiente jornada.
Tema 6: Kanban, vistas de trabajo y organización visual
Uso de vistas tipo Kanban para gestionar tareas por estado, prioridad, propietario, fase o flujo de trabajo.
Diseño de tableros que ayuden a tomar decisiones rápidas sin ocultar dependencias, fechas críticas o información relevante.
Diferencia entre una vista operativa para ejecución diaria y una vista de seguimiento para responsables o dirección.
Configuración de filtros para revisar tareas por usuario, proyecto, cliente, vencimiento, retraso, etiqueta o tipo de trabajo.
Preparación de vistas guardadas para equipos que trabajan de forma distinta: consultoría, soporte, diseño, tecnología, administración u operaciones.
Revisión de límites del Kanban cuando un proyecto requiere planificación temporal, dependencias estrictas o control de ruta crítica.
Uso de colores, prioridades y agrupaciones con criterio, evitando tableros visualmente cargados pero poco útiles.
Identificación de cuellos de botella observando acumulación de tareas en revisión, bloqueadas o pendientes de validación.
Creación de una dinámica de revisión semanal basada en vistas visuales, reduciendo reuniones largas sin información preparada.
Taller de diseño de vistas para usuario ejecutor, responsable de proyecto, dirección y cliente externo.
Tema 7: Gestión de recursos, carga de trabajo y capacidad del equipo
Revisión de carga por usuario para detectar saturación, desequilibrios, tareas acumuladas o responsabilidades concentradas en pocas personas.
Análisis de capacidad disponible frente a trabajo planificado, diferenciando disponibilidad real, dedicación parcial y compromisos externos.
Uso de información de tareas, fechas y tiempos estimados para anticipar problemas antes de que aparezcan retrasos.
Preparación de criterios para reasignar trabajo sin generar desorden ni romper dependencias críticas.
Identificación de perfiles clave que actúan como cuello de botella por conocimiento, permisos, validación o dependencia técnica.
Revisión de cargas por proyecto, equipo, tipo de tarea o prioridad para valorar si el plan es ejecutable.
Gestión de ausencias, cambios de disponibilidad y picos de trabajo dentro de la planificación.
Diseño de una rutina de revisión de capacidad para responsables de proyecto y operaciones.
Uso de informes de recursos para justificar decisiones de priorización, contratación, refuerzo o replanificación.
Caso práctico de equipo saturado: revisar carga, redistribuir tareas, ajustar fechas y comunicar impacto al cliente o dirección.
Tema 8: Timesheets, imputación de horas y control del esfuerzo
Configuración de partes de horas para registrar el esfuerzo real dedicado a tareas, proyectos, clientes, fases o tipos de actividad.
Diferencia entre tiempo planificado, tiempo estimado y tiempo imputado, entendiendo cómo afecta al control de rentabilidad y capacidad.
Diseño de normas internas para imputar horas con claridad: qué registrar, cuándo hacerlo, con qué nivel de detalle y quién revisa.
Revisión de errores frecuentes: imputaciones tardías, tiempos genéricos, tareas sin relación, horas acumuladas o ausencia de comentarios.
Uso de aprobaciones de timesheets cuando la empresa necesita validar esfuerzo, facturación, costes o seguimiento interno.
Análisis de desviaciones entre horas previstas y horas reales para detectar mala estimación, cambios de alcance o baja productividad.
Preparación de informes de tiempo por proyecto, usuario, cliente, hito, tarea o periodo.
Relación entre imputación de horas, facturación, rentabilidad, presupuesto y planificación futura.
Diseño de una cultura de registro de tiempo que no se perciba como vigilancia, sino como información para mejorar planificación.
Taller de control del esfuerzo: imputar horas, revisar desviaciones, aprobar registros y extraer conclusiones operativas.
Tema 9: Presupuestos, costes y rentabilidad de proyectos
Configuración conceptual de presupuestos de proyecto según horas, costes, tarifas, gastos o límites económicos definidos por la empresa.
Revisión de la relación entre planificación, tiempo imputado, coste real y margen esperado.
Identificación de señales tempranas de desviación presupuestaria antes de que el proyecto ya no sea rentable.
Diseño de indicadores de control económico para responsables: horas consumidas, porcentaje de avance, coste acumulado y trabajo pendiente.
Gestión de cambios de alcance que afectan a presupuesto, fechas, equipo y expectativas del cliente.
Preparación de reglas internas para decidir cuándo escalar una desviación económica a dirección o al cliente.
Uso de informes para comparar proyectos similares y mejorar estimaciones futuras.
Revisión de gastos asociados a proyectos cuando intervienen desplazamientos, licencias, compras, proveedores o recursos externos.
Coordinación con Zoho Books, Zoho Invoice o herramientas financieras cuando la empresa vincula proyectos con facturación.
Caso práctico de proyecto con desviación de horas: analizar causa, revisar presupuesto, ajustar alcance y preparar informe de decisión.
Tema 10: Issues, incidencias, bugs y gestión de bloqueos
Uso del módulo de incidencias para registrar errores, bugs, bloqueos, problemas de entrega o desviaciones que requieren seguimiento separado.
Diferencia entre tarea, incidencia, riesgo, cambio de alcance y solicitud del cliente, evitando mezclar problemas distintos en un mismo flujo.
Configuración de estados, severidad, prioridad, propietario y fechas para que cada incidencia tenga seguimiento claro.
Relación entre incidencias y tareas cuando una corrección requiere trabajo planificado, validación o documentación posterior.
Revisión de incidencias recurrentes para detectar problemas de calidad, falta de formación, errores de proceso o dependencias externas.
Gestión de incidencias críticas que afectan a plazo, coste, satisfacción del cliente o continuidad del proyecto.
Uso de comentarios, adjuntos, capturas, evidencias y contexto para que el equipo pueda resolver sin pedir información repetida.
Preparación de informes de incidencias por proyecto, tipo, responsable, prioridad, estado y tiempo de resolución.
Diseño de un proceso de cierre de incidencias que incluya verificación, comunicación y aprendizaje posterior.
Taller de gestión de incidencias: registrar problema, clasificar, asignar, resolver, validar y analizar causas.
Tema 11: Documentación, archivos y colaboración con WorkDrive
Organización de documentos de proyecto para evitar archivos dispersos en correos, chats, escritorios locales o carpetas sin permisos claros.
Vinculación de archivos a proyectos, tareas, hitos o incidencias para que la documentación aparezca en el contexto correcto.
Uso de Zoho WorkDrive cuando la empresa necesita una estructura documental compartida, versionada y gobernada.
Diseño de carpetas por cliente, proyecto, fase, entregable, documentación interna, evidencias y material aprobado.
Control de permisos sobre documentos sensibles, propuestas, contratos, datos de cliente, informes internos o material de dirección.
Preparación de plantillas documentales para actas, informes de avance, checklists, entregables, aprobaciones y cierres.
Revisión de versiones para evitar que el equipo trabaje con documentos desactualizados o enlaces duplicados.
Uso de comentarios y colaboración documental para reducir intercambios de correo y mantener contexto.
Diseño de criterios de archivo al cierre del proyecto para conservar información útil sin acumular desorden.
Taller de documentación: estructurar carpetas, vincular documentos a tareas, controlar permisos y preparar entregables finales.
Tema 12: Comunicación del proyecto: comentarios, foros, chat y reuniones
Uso de comentarios en tareas para mantener conversaciones ligadas al trabajo concreto, evitando que decisiones importantes queden fuera del proyecto.
Configuración de foros o espacios de discusión para temas generales, decisiones transversales, anuncios y debates que no pertenecen a una sola tarea.
Uso de Zoho Cliq o canales conectados para avisos operativos, coordinación rápida y reducción de correos internos.
Preparación de reuniones asociadas al proyecto, con agenda, asistentes, acuerdos, tareas derivadas y seguimiento posterior.
Diferencia entre comunicación inmediata, documentación de decisión y actualización formal de avance.
Diseño de normas de comunicación para evitar ruido, mensajes duplicados, tareas comentadas sin actualizar o decisiones invisibles.
Revisión de notificaciones para que el equipo reciba información útil sin saturarse con avisos irrelevantes.
Gestión de comunicación con clientes externos cuando participan en el proyecto, cuidando permisos, tono y visibilidad.
Creación de una rutina de reuniones más breve basada en información ya actualizada en Zoho Projects.
Taller de comunicación: transformar una reunión desordenada en tareas, acuerdos, fechas, responsables y seguimiento dentro del proyecto.
Tema 13: Automatización con Blueprint, reglas y notificaciones
Diseño de flujos de trabajo para tareas e incidencias que requieren estados, transiciones, responsables, validaciones y acciones controladas.
Uso de Blueprint para guiar procesos donde el equipo debe seguir pasos concretos antes de avanzar o cerrar trabajo.
Configuración de automatizaciones para crear tareas, enviar notificaciones, actualizar estados o avisar ante retrasos.
Diferenciación entre automatizaciones útiles y reglas que generan ruido, duplican trabajo o crean falsa sensación de control.
Preparación de condiciones claras para que una automatización se ejecute solo cuando realmente aporta valor.
Diseño de avisos para tareas vencidas, incidencias críticas, aprobaciones pendientes, hitos en riesgo o cambios de prioridad.
Revisión de automatizaciones heredadas que ya no responden al proceso actual o que afectan a demasiados proyectos.
Prueba de flujos en proyectos de laboratorio antes de aplicarlos a servicios reales o clientes activos.
Documentación de cada automatización con propósito, disparador, acción, responsable y criterio de revisión.
Taller de automatización: crear un flujo para tareas bloqueadas, notificar al responsable, escalar y revisar resolución.
Tema 14: Informes, dashboards y control de avance
Construcción de informes de tareas por estado, responsable, prioridad, vencimiento, hito, proyecto y porcentaje de avance.
Diseño de dashboards para project managers, equipos, dirección, clientes y operaciones, adaptando el nivel de detalle a cada perfil.
Análisis de retrasos, tareas vencidas, hitos en riesgo, incidencias abiertas y carga acumulada.
Uso de informes globales para revisar varios proyectos sin depender de reuniones individuales con cada responsable.
Separación entre métricas de actividad y métricas de avance real, evitando confundir muchas tareas cerradas con proyecto bien encaminado.
Revisión de indicadores de calidad: incidencias recurrentes, retrabajo, bloqueos, tiempos de resolución y validaciones fallidas.
Preparación de reportes ejecutivos con pocos datos bien elegidos y una lectura clara de riesgos, decisiones y próximos pasos.
Control de permisos de informes cuando existen proyectos confidenciales, clientes externos o datos económicos.
Creación de una rutina de revisión semanal y mensual basada en dashboards actualizados.
Taller de reporting: construir un panel de dirección, detectar desviaciones y preparar una recomendación de actuación.
Tema 15: Portales, clientes externos y colaboración controlada
Configuración de usuarios cliente cuando la empresa necesita compartir avance, tareas, documentos o conversaciones con personas externas.
Definición de qué información puede ver un cliente y qué debe quedar reservada para el equipo interno.
Diseño de una experiencia de cliente sencilla: hitos visibles, entregables claros, tareas de validación, documentos compartidos y comunicación ordenada.
Control de permisos para evitar que clientes accedan a datos internos, costes, carga de equipo o conversaciones privadas.
Gestión de aprobaciones y feedback externo dentro del proyecto para reducir correos sueltos y versiones no controladas.
Revisión de escenarios donde no conviene dar acceso directo y es preferible enviar informes o documentos seleccionados.
Preparación de normas de uso para clientes externos: qué comentar, dónde subir archivos, cómo aprobar entregables y cómo pedir cambios.
Seguimiento de tareas dependientes del cliente para detectar retrasos causados por validaciones, información pendiente o falta de respuesta.
Diseño de informes de avance externos con lenguaje claro, estado actualizado y decisiones pendientes.
Caso práctico de proyecto con cliente: permisos, hitos visibles, documentación compartida, tareas de revisión y cierre de entregables.
Tema 16: Integración con Zoho CRM para proyectos nacidos de ventas
Conexión entre oportunidades ganadas en Zoho CRM y proyectos que deben crearse para entregar el servicio vendido.
Diseño del traspaso entre ventas y proyectos, asegurando que alcance, cliente, fechas, condiciones y responsables llegan correctamente.
Preparación de campos de CRM que deben alimentar el proyecto: tipo de servicio, importe, fecha comprometida, cliente, contacto y requisitos.
Creación de tareas iniciales cuando una oportunidad se gana, evitando que el arranque dependa de correos o avisos manuales.
Revisión de información comercial que no debe perderse: promesas hechas, necesidades del cliente, restricciones, documentación y riesgos detectados.
Seguimiento del proyecto desde CRM cuando el equipo comercial necesita conocer estado, incidencias o riesgo de satisfacción.
Coordinación de renovaciones, ampliaciones o venta cruzada a partir del estado real de proyectos en ejecución.
Control de errores frecuentes: proyectos creados sin datos, cuentas mal relacionadas, contactos ausentes o responsables no asignados.
Diseño de informes cruzados para analizar qué tipos de oportunidades generan proyectos rentables, complejos o problemáticos.
Taller de handoff comercial: oportunidad ganada, proyecto creado, plantilla aplicada, tareas asignadas y seguimiento compartido.
Tema 17: Integración con Zoho Desk, soporte y operaciones posventa
Relación entre proyectos e incidencias de soporte cuando un ticket revela trabajo pendiente, cambio solicitado o problema de entrega.
Diseño de un proceso para convertir solicitudes de soporte en tareas de proyecto, incidencias o mejoras planificadas.
Coordinación entre equipo de soporte y equipo de proyecto para evitar duplicidades, falta de contexto o respuestas contradictorias al cliente.
Seguimiento de incidencias posventa que impactan en satisfacción, renovación, facturación o continuidad del servicio.
Uso de proyectos para gestionar mejoras derivadas de tickets recurrentes, problemas de calidad o cambios de alcance.
Preparación de indicadores que conecten soporte y proyectos: tickets por proyecto, tiempos de resolución, incidencias críticas y retrabajo.
Revisión de límites entre soporte operativo y proyecto formal, evitando convertir cualquier ticket en proyecto innecesario.
Diseño de comunicación interna cuando una incidencia requiere intervención de consultores, técnicos, comerciales o dirección.
Control de documentación derivada de incidencias para que soluciones, evidencias y aprendizajes queden disponibles.
Caso práctico de ticket crítico convertido en plan de trabajo con tareas, responsables, fechas, documentación y cierre.
Tema 18: Integración con Zoho Books, facturación y control económico
Revisión de escenarios donde proyectos, tiempos imputados, presupuestos y facturación deben conectarse con herramientas financieras.
Preparación de criterios para facturar por horas, por hitos, por tarifa cerrada, por entregable o por servicios recurrentes.
Relación entre timesheets aprobados y facturación cuando la empresa necesita justificar trabajo realizado ante cliente.
Control de gastos, costes asociados y desviaciones que afectan a la rentabilidad del proyecto.
Coordinación con administración para evitar proyectos entregados sin facturar, facturas sin respaldo o costes no imputados.
Preparación de informes de rentabilidad por proyecto, cliente, equipo, servicio o periodo.
Revisión de datos mínimos necesarios para que la facturación no dependa de interpretaciones manuales.
Gestión de cambios de alcance que requieren presupuesto adicional, aprobación comercial o nueva factura.
Diseño de un circuito entre project manager, administración y dirección para revisar desviaciones económicas.
Taller de proyecto facturable: imputación de horas, revisión de costes, validación de alcance y preparación de información para facturar.
Tema 19: Zia, inteligencia artificial y nuevas capacidades en Zoho Projects
Revisión de las capacidades de Zia disponibles en Zoho Projects según edición y configuración, entendiendo su papel como apoyo y no como sustituto del gestor.
Uso de búsqueda inteligente para localizar información, tareas, documentos o contexto relevante dentro de proyectos complejos.
Aplicación de Zia Insights para detectar señales, patrones o información útil que ayude a interpretar avance, carga o posibles desviaciones.
Uso de generación de contenido para apoyar redacción de descripciones, resúmenes, actualizaciones, comentarios o documentación de tareas.
Revisión de traducción con Zia cuando los equipos trabajan con clientes, proveedores o miembros en distintos idiomas.
Introducción al uso de Zoho MCP cuando la empresa quiere conectar modelos de IA con datos y acciones de Zoho Projects.
Evaluación de riesgos al usar IA en proyectos: datos sensibles, contexto incompleto, decisiones automáticas o dependencia excesiva.
Diseño de pautas internas para usar IA en planificación, seguimiento y comunicación sin perder revisión humana.
Identificación de casos donde la IA ahorra tiempo y casos donde puede generar errores por mala calidad del dato.
Taller de uso responsable de IA: resumir estado, preparar actualización, revisar riesgos y validar manualmente antes de comunicar.
Tema 20: Seguridad, permisos y administración del portal
Configuración de usuarios, roles, perfiles y permisos para controlar quién puede crear proyectos, editar tareas, ver tiempos o administrar configuración.
Revisión de permisos especiales para clientes, usuarios externos, administradores, responsables de proyecto y usuarios ejecutores.
Control de visibilidad sobre proyectos confidenciales, información económica, documentos sensibles y conversaciones internas.
Gestión de altas, bajas y cambios de rol para evitar accesos obsoletos o usuarios externos con permisos innecesarios.
Definición de normas de seguridad para archivos, comentarios, timesheets, informes y datos de clientes.
Revisión de auditoría y actividad cuando se necesitan evidencias de cambios, accesos o modificaciones relevantes.
Diseño de una matriz de permisos para separar ejecución, revisión, administración, dirección y colaboración externa.
Control de integraciones y aplicaciones conectadas que puedan leer o modificar información de proyectos.
Preparación de un procedimiento de revisión periódica de permisos, usuarios inactivos y proyectos archivados.
Taller de seguridad: crear perfiles, probar accesos, revisar visibilidad y corregir permisos excesivos.
Tema 21: Metodologías de gestión aplicadas en Zoho Projects
Adaptación de enfoques predictivos, ágiles e híbridos dentro de Zoho Projects según tipo de proyecto, incertidumbre y forma de entrega.
Uso de hitos y Gantt para proyectos con planificación definida, entregables cerrados y dependencias relevantes.
Aplicación de tableros Kanban para flujos continuos, soporte, tareas operativas o trabajo con cambios frecuentes.
Organización de proyectos híbridos donde existen fases planificadas, tareas flexibles, incidencias y validaciones por cliente.
Preparación de cadencias de seguimiento: diaria, semanal, quincenal o por hito, según complejidad y urgencia.
Revisión de cómo documentar riesgos, cambios, acuerdos y decisiones dentro del proyecto sin crear burocracia excesiva.
Diseño de criterios de priorización basados en impacto, urgencia, dependencia, esfuerzo, coste y compromiso con cliente.
Relación con marcos como PMBOK, Scrum, Kanban o Lean desde una perspectiva práctica, sin convertir Zoho Projects en teoría metodológica.
Identificación de qué metodología encaja con servicios profesionales, formación, tecnología, marketing, operaciones o proyectos internos.
Taller de selección metodológica: elegir estructura, vistas, ritmo de seguimiento y métricas para distintos tipos de proyecto.
Tema 22: Gestión de riesgos, cambios de alcance y decisiones críticas
Registro de riesgos dentro del proyecto con descripción, probabilidad, impacto, responsable, plan de respuesta y estado.
Identificación de señales tempranas de riesgo: tareas vencidas, dependencias bloqueadas, horas consumidas, incidencias abiertas o ausencia de cliente.
Diseño de un proceso para gestionar cambios de alcance antes de que se conviertan en trabajo no planificado.
Uso de tareas, comentarios, documentos y aprobaciones para dejar trazabilidad de decisiones importantes.
Revisión de impactos de cambio sobre planificación, coste, recursos, calidad, facturación y expectativas del cliente.
Preparación de comunicaciones claras cuando el cambio requiere renegociar plazos, presupuesto o entregables.
Diferenciación entre incidencia, riesgo, decisión, cambio de alcance y mejora futura.
Creación de vistas para revisar riesgos abiertos, cambios pendientes y decisiones sin cerrar.
Organización de reuniones de control centradas en riesgos y decisiones, no solo en listar tareas.
Taller de proyecto en riesgo: detectar señales, analizar impacto, proponer plan y documentar decisión.
Tema 23: Cierre de proyectos, lecciones aprendidas y mejora continua
Definición de criterios de cierre para confirmar que entregables, tareas, incidencias, documentos, tiempos y aprobaciones están completos.
Revisión de tareas pendientes o bloqueadas antes de cerrar el proyecto, evitando cierres administrativos que ocultan trabajo real.
Preparación de informes finales con resultados, desviaciones, horas, incidencias, hitos, documentación y decisiones relevantes.
Organización de documentación final en WorkDrive o repositorios internos, asegurando acceso posterior y control de versiones.
Recogida de lecciones aprendidas con el equipo: qué funcionó, qué generó retrasos, qué debe cambiarse y qué plantilla debe actualizarse.
Análisis de satisfacción del cliente, feedback interno y datos del proyecto para mejorar servicios futuros.
Revisión de rentabilidad y esfuerzo real frente a estimación, conectando cierre de proyecto con planificación de próximos trabajos.
Actualización de plantillas, automatizaciones y checklists a partir de aprendizajes reales, no de opiniones aisladas.
Archivo de proyectos con criterios claros para conservar trazabilidad sin saturar vistas activas.
Taller de cierre completo: validar entregables, preparar informe, archivar documentación y registrar mejoras.
Tema 24: Gobierno de Zoho Projects, adopción y escalabilidad
Diseño de un modelo de gobierno para decidir quién crea proyectos, quién mantiene plantillas, quién aprueba cambios y quién revisa indicadores.
Preparación de normas internas de uso: nombres de proyectos, tareas, estados, prioridades, documentos, tiempos y comunicación.
Gestión de adopción para que el equipo use Zoho Projects de forma constante y no vuelva a hojas de cálculo o correos paralelos.
Formación de usuarios por perfil, diferenciando gestor de proyecto, ejecutor, responsable, cliente y dirección.
Revisión de métricas de adopción: proyectos activos, tareas actualizadas, tiempos imputados, comentarios útiles e informes consultados.
Identificación de fricciones: exceso de notificaciones, procesos demasiado rígidos, campos irrelevantes o falta de claridad en responsabilidades.
Diseño de soporte interno para dudas, incidencias, nuevas necesidades y mejoras de configuración.
Planificación de crecimiento cuando aumentan equipos, proyectos, clientes, usuarios externos o integraciones.
Revisión periódica de plantillas, automatizaciones, permisos, informes y proyectos archivados para evitar desorden.
Creación de una hoja de ruta de mejora trimestral para evolucionar Zoho Projects con control y criterios de negocio.
Tema 25: Proyecto Final
Definición de un proyecto empresarial completo con objetivo, alcance, equipo, cliente, restricciones, entregables, riesgos y criterios de éxito.
Creación de la estructura en Zoho Projects con hitos, listas de tareas, tareas, subtareas, fechas, responsables y dependencias.
Construcción de una planificación con Gantt, tareas críticas, plazos realistas, dependencias y revisión de posibles desviaciones.
Configuración de vistas de trabajo para usuarios, project manager, dirección y cliente externo, ajustando filtros y visibilidad.
Diseño de una plantilla reutilizable para proyectos similares, con tareas estándar, documentación, roles y puntos de control.
Configuración de timesheets, criterios de imputación, revisión de esfuerzo, control de carga y análisis de desviaciones.
Creación de un proceso de gestión de incidencias, riesgos y cambios de alcance con estados, responsables y seguimiento.
Preparación de automatizaciones, avisos o Blueprint para controlar tareas bloqueadas, hitos en riesgo o validaciones pendientes.
Diseño de informes y dashboards para seguimiento operativo, reporting ejecutivo, carga de trabajo, horas, incidencias y cierre.
Presentación final del modelo de gestión, justificando estructura, decisiones, métricas, riesgos controlados y plan de mejora continua.
Perfiles profesionales
Pensado para quienes deben dominar Zoho Projects para Gestión de Proyectos en su día a día
Jefes de proyecto y project managers
Profesionales responsables de planificar entregas, coordinar tareas, controlar plazos, gestionar riesgos y reportar avance. El curso les permite usar Zoho Projects con una metodología clara, apoyándose en hitos, dependencias, Gantt, timesheets, informes y automatizaciones para reducir improvisación.
Responsables de operaciones
Perfiles que necesitan visibilidad sobre proyectos internos, carga de trabajo, tareas críticas, incidencias, costes y cumplimiento de plazos. La formación les ayuda a convertir Zoho Projects en una herramienta de control operativo y no solo en un tablero de tareas.
Preguntas frecuentes
Resolvemos todas tus dudas sobre nuestra formación en Zoho Projects para Gestión de Proyectos
Explora las respuestas a las preguntas que guian a nuestra comunidad. Aqui encontraras claridad sobre como funciona todo, desde el acceso hasta los detalles de los cursos. Si buscas respuestas, este es el lugar para comenzar.
Sí, aunque el enfoque es avanzado y empresarial. El primer tema presenta la herramienta, resuelve dudas principales y explica los primeros pasos. A partir de ahí se trabaja con casos reales de planificación, seguimiento, automatización, reporting y control.
El curso permite trabajar enfoques predictivos, ágiles e híbridos. Zoho Projects puede utilizarse con hitos, Gantt y dependencias para proyectos planificados, o con vistas Kanban y flujos más flexibles para equipos con trabajo cambiante.
Sí. Se trabaja Gantt para planificar tareas, dependencias, rutas críticas, cambios de fechas y desviaciones entre planificación y avance real. No se trata solo de visualizar, sino de usarlo para tomar decisiones de gestión.
Sí. El curso dedica un bloque completo a timesheets, imputación de horas, aprobaciones, desviaciones, informes y relación con rentabilidad o facturación. Es especialmente útil para empresas de servicios o consultoría.
Sí. Se aborda el uso de usuarios cliente, permisos, visibilidad, documentos compartidos, tareas de validación y comunicación externa. También se explica cuándo conviene dar acceso y cuándo es mejor enviar informes controlados.
Sí. El curso incluye un bloque específico sobre integración con CRM para proyectos nacidos de oportunidades ganadas, handoff entre ventas y ejecución, creación de proyectos, seguimiento de estado y análisis de rentabilidad por tipo de oportunidad.
Sí. Se revisan automatizaciones, notificaciones, Blueprint, estados, tareas bloqueadas, avisos de retraso y procesos de validación. El enfoque es práctico y controlado, evitando reglas que generen ruido o sean difíciles de mantener.
Sí. Se trabajan informes, dashboards, indicadores de avance, carga de trabajo, horas, incidencias, riesgos y proyectos en desviación. También se enseña a preparar reportes ejecutivos con información clara y accionable.
Sí. El temario cubre ambos escenarios. Puede orientarse a proyectos internos, servicios profesionales, implantaciones tecnológicas, operaciones recurrentes, soporte avanzado, consultoría, formación o proyectos de mejora interna.
Sí, puede plantearse como formación bonificable hasta el 100% por FUNDAE para empresas, siempre que se cumplan los requisitos administrativos, comunicación de la acción, asistencia y documentación.
Sí, aunque el enfoque es avanzado y empresarial. El primer tema presenta la herramienta, resuelve dudas principales y explica los primeros pasos. A partir de ahí se trabaja con casos reales de planificación, seguimiento, automatización, reporting y control.
El curso permite trabajar enfoques predictivos, ágiles e híbridos. Zoho Projects puede utilizarse con hitos, Gantt y dependencias para proyectos planificados, o con vistas Kanban y flujos más flexibles para equipos con trabajo cambiante.
Sí. Se trabaja Gantt para planificar tareas, dependencias, rutas críticas, cambios de fechas y desviaciones entre planificación y avance real. No se trata solo de visualizar, sino de usarlo para tomar decisiones de gestión.
Sí. El curso dedica un bloque completo a timesheets, imputación de horas, aprobaciones, desviaciones, informes y relación con rentabilidad o facturación. Es especialmente útil para empresas de servicios o consultoría.
Sí. Se aborda el uso de usuarios cliente, permisos, visibilidad, documentos compartidos, tareas de validación y comunicación externa. También se explica cuándo conviene dar acceso y cuándo es mejor enviar informes controlados.
Sí. El curso incluye un bloque específico sobre integración con CRM para proyectos nacidos de oportunidades ganadas, handoff entre ventas y ejecución, creación de proyectos, seguimiento de estado y análisis de rentabilidad por tipo de oportunidad.
Sí. Se revisan automatizaciones, notificaciones, Blueprint, estados, tareas bloqueadas, avisos de retraso y procesos de validación. El enfoque es práctico y controlado, evitando reglas que generen ruido o sean difíciles de mantener.
Sí. Se trabajan informes, dashboards, indicadores de avance, carga de trabajo, horas, incidencias, riesgos y proyectos en desviación. También se enseña a preparar reportes ejecutivos con información clara y accionable.
Sí. El temario cubre ambos escenarios. Puede orientarse a proyectos internos, servicios profesionales, implantaciones tecnológicas, operaciones recurrentes, soporte avanzado, consultoría, formación o proyectos de mejora interna.
Sí, puede plantearse como formación bonificable hasta el 100% por FUNDAE para empresas, siempre que se cumplan los requisitos administrativos, comunicación de la acción, asistencia y documentación.
Diseñemos hoy el curso que tu empresa necesita
Cuéntanos tus objetivos de negocio y prepararemos una propuesta formativa bonificable totalmente ad hoc
Las plantillas permiten ahorrar tiempo y reducir errores cuando la empresa gestiona servicios, implantaciones o procesos recurrentes. El curso enseña a diseñarlas con equilibrio, evitando tanto la improvisación como estructuras demasiado pesadas.
2
Conecta gestión de proyectos con negocio La formación trabaja integraciones con CRM, Desk, Books, Analytics, WorkDrive y otras aplicaciones Zoho. Esto permite relacionar proyectos con clientes, ventas, soporte, documentación, tiempos, costes y reporting para dirección.
3
Refuerza el control económico del proyecto El temario incluye timesheets, presupuestos, costes, desviaciones y relación con facturación. Así, los responsables pueden detectar proyectos que consumen más esfuerzo del previsto y tomar decisiones antes de que el margen se deteriore.
4
Mejora la colaboración interna y externa El curso aborda comentarios, foros, documentos, reuniones, usuarios cliente y permisos. Esto ayuda a reducir ruido, centralizar acuerdos y compartir información de forma controlada con equipos internos o clientes externos.
5
Aporta gobierno y escalabilidad No se trata solo de aprender funciones. La formación incluye normas de uso, permisos, adopción, plantillas, automatizaciones, informes y mejora continua para que Zoho Projects pueda crecer sin convertirse en un sistema desordenado.
Después de la formación en directo, los alumnos podrán acceder a ejercicios prácticos para aplicar lo trabajado en clase y consolidar el aprendizaje con actividades guiadas.
Acceso a las grabaciones
Los alumnos podrán revisar las sesiones grabadas para repasar conceptos clave, recuperar explicaciones concretas o reforzar aquellos contenidos que necesiten después de la clase en directo.
Recursos formativos
Materiales, sesiones grabadas y documentación de apoyo quedan centralizados en la plataforma para que el equipo pueda consultarlos durante y después de la formación.
Confirmación de asistencia
La plataforma permite registrar y confirmar la asistencia de los participantes, facilitando el seguimiento de la formación y la gestión documental necesaria para la bonificación FUNDAE.
Ejercicios prácticos
Después de la formación en directo, los alumnos podrán acceder a ejercicios prácticos para aplicar lo trabajado en clase y consolidar el aprendizaje con actividades guiadas.
Practica y mejora con nuestra plataforma
Una plataforma practica, con IA integrada y pensada para que mejores desarrollando. Se adapta a tu ritmo, te corrige al instante y te muestra tu progreso real.
Correccion magica
Feedback inteligente
Aprende de cada acierto y fallo con explicaciones claras
Profesionales que trabajan en proyectos para clientes y necesitan coordinar entregables, documentación, reuniones, aprobaciones, cambios de alcance y tiempos imputados. El curso aporta una forma más ordenada de gestionar proyectos repetibles y servicios complejos.
Coordinadores de equipos técnicos o funcionales
Personas que distribuyen trabajo entre perfiles técnicos, analistas, consultores, diseñadores, soporte o usuarios clave. La formación les ayuda a planificar tareas, controlar dependencias, revisar carga y reducir bloqueos entre áreas.
Administradores funcionales de Zoho
Perfiles encargados de configurar plantillas, permisos, automatizaciones, campos, vistas e informes dentro de Zoho Projects. El curso les aporta criterio para diseñar una configuración mantenible y adaptada a la forma real de trabajar de la empresa.
Dirección y mandos intermedios
Responsables que necesitan interpretar el estado de proyectos, entender desviaciones, revisar costes y tomar decisiones sin entrar al detalle operativo de cada tarea. La formación les permite pedir indicadores útiles y leer el avance con más criterio.