Curso de Zoho para Academias y Centros de Formación

Diseño del mapa de procesos del centro: captación, admisión, matrícula, calendario, docencia, tutoría, soporte, facturación y reporting.

Asignación de cada proceso a la aplicación Zoho más adecuada para evitar forzar todo dentro del CRM.

Relación entre CRM y formación: interesados, alumnos, cursos contratados, histórico, seguimiento y fidelización.

Relación entre TrainerCentral o Zoho Learn y la entrega formativa online, materiales, evaluaciones y avance del alumno.

Relación entre Backstage y sesiones presenciales, webinars, jornadas, workshops, eventos formativos o programas híbridos.

Relación entre Books y administración: presupuestos, facturas, cobros, pagos, deuda, matrículas y servicios contratados.

Relación entre Desk y atención al alumno: incidencias, dudas, soporte académico, consultas administrativas y seguimiento.

Relación entre Survey y calidad formativa: satisfacción, evaluación docente, NPS, clima de grupo y mejora continua.

Relación entre Analytics y dirección: cuadros de mando de ventas, ocupación, ingresos, asistencia, satisfacción y rentabilidad.

Taller de arquitectura: diseñar el ecosistema Zoho ideal para una academia con procesos conectados y responsables claros.

Configuración conceptual de CRM para gestionar leads, contactos, cuentas, alumnos, empresas, oportunidades, matrículas y cursos de interés.

Diferenciación entre lead interesado, alumno matriculado, antiguo alumno, empresa cliente, tutor familiar y contacto corporativo.

Diseño de pipelines para admisión individual, formación corporativa, cursos abiertos, programas subvencionados o ventas B2B.

Creación de campos clave: curso de interés, modalidad, convocatoria, nivel, financiación, origen, urgencia, estado y asesor responsable.

Organización de contactos relacionados cuando intervienen alumno, empresa pagadora, responsable de RRHH, tutor o decisor.

Preparación de vistas para admisiones: nuevos interesados, llamadas pendientes, propuestas enviadas, matrículas abiertas y leads fríos.

Control de duplicados entre formularios, llamadas, campañas, SalesIQ y registros importados.

Registro de actividades comerciales: llamadas, emails, reuniones, WhatsApp si aplica, citas de orientación y próximos pasos.

Uso de notas estructuradas para conservar contexto académico, objeciones, necesidades y requisitos del alumno.

Taller CRM: crear lead, cualificarlo, convertirlo en alumno, asociarlo a curso y preparar seguimiento.

Diseño de formularios de solicitud de información, descarga de temario, inscripción a webinar, reserva de plaza o prueba de nivel.

Definición de campos mínimos: nombre, email, teléfono, curso, modalidad, horario, situación laboral, empresa y consentimiento.

Conexión de Zoho Forms con CRM para crear leads, asignar responsables, registrar origen y activar tareas de seguimiento.

Uso de SalesIQ para atender visitantes web, resolver dudas, cualificar interesados y detectar intención de matrícula.

Preparación de formularios pre-chat para separar consultas comerciales, dudas académicas, soporte o administración.

Uso de campos ocultos para capturar campaña, fuente, página, idioma, programa, convocatoria o canal.

Configuración de mensajes automáticos de confirmación con próximos pasos, plazo de respuesta y documentación útil.

Control de consentimiento, privacidad y finalidad de datos en formularios de captación.

Medición de conversión por formulario, canal, curso, campaña, página y asesor asignado.

Taller de captación: formulario de curso, lead en CRM, tarea comercial, confirmación y análisis de origen.

Definición de criterios para priorizar interesados: curso de interés, fecha de inicio, disponibilidad, presupuesto, empresa, urgencia y encaje.

Creación de scoring para identificar leads con mayor probabilidad de matrícula o mayor valor estratégico.

Segmentación por perfil: particular, empresa, desempleado, trabajador, directivo, técnico, antiguo alumno o cliente corporativo.

Segmentación por modalidad: presencial, online, aula virtual, blended, in company, intensivo o programa largo.

Uso de comportamiento digital: formularios completados, visitas web, campañas abiertas, asistencia a eventos y descargas.

Preparación de vistas para leads calientes, pendientes de contactar, sin respuesta, con objeción económica o listos para matricular.

Revisión de falsos positivos: personas curiosas, solicitudes incompletas, leads duplicados o contactos sin poder de decisión.

Diseño de reglas de asignación por curso, campus, zona, asesor, idioma, empresa o prioridad.

Medición de calidad del scoring con tasas de contacto, reunión, propuesta, matrícula y baja.

Taller de priorización: analizar interesados, asignar puntuación, decidir acciones y actualizar CRM.

Diseño de fases del embudo: nuevo lead, contactado, orientado, propuesta enviada, documentación pendiente, matrícula cerrada o perdido.

Definición de criterios para pasar de fase sin depender de intuiciones del asesor.

Creación de cadencias de seguimiento para leads nuevos, interesados sin respuesta, propuestas enviadas y matrículas pendientes.

Uso de tareas, recordatorios, plantillas de email y automatizaciones para evitar contactos olvidados.

Gestión de objeciones habituales: precio, horario, modalidad, financiación, nivel, duración, disponibilidad o reconocimiento del curso.

Preparación de comunicaciones personalizadas según curso, perfil, convocatoria y fase.

Control de pérdida de leads con motivo claro: precio, horario, competencia, falta de interés, curso no adecuado o fecha incompatible.

Relación entre cierre comercial y creación de matrícula, factura, acceso al campus, documentación y grupo.

Medición de conversión por asesor, curso, campaña, modalidad, convocatoria y fase.

Taller de admisión: gestionar lead, enviar propuesta, hacer seguimiento, resolver objeción y cerrar matrícula.

Diseño de catálogo formativo dentro de Zoho: cursos, programas, módulos, niveles, áreas, modalidades, duración y precio.

Organización de convocatorias por fecha, horario, sede, modalidad, formador, plazas, grupo y estado.

Diferenciación entre curso abierto, grupo cerrado, formación corporativa, programa online, sesión puntual y evento formativo.

Control de plazas disponibles, inscritos, lista de espera, alumnos confirmados, bajas y cambios de grupo.

Creación de campos o módulos personalizados en CRM si el centro necesita una estructura académica específica.

Relación entre curso de interés, oportunidad, matrícula, grupo, calendario, docente y facturación.

Preparación de vistas para coordinación académica: grupos próximos, plazas libres, alumnos sin documentación y docentes asignados.

Control de cambios de convocatoria, aplazamientos, cancelaciones, sustituciones y comunicaciones asociadas.

Medición de ocupación por curso, modalidad, sede, convocatoria, docente o canal de captación.

Taller académico: crear catálogo, convocatoria, grupo, alumnos inscritos y control de plazas.

Diseño del proceso de matrícula desde la aceptación comercial hasta el alta académica y administrativa.

Recogida de datos necesarios: alumno, empresa, curso, convocatoria, modalidad, precio, forma de pago y documentación.

Uso de Zoho Forms para completar fichas de matrícula, autorizaciones, datos adicionales o documentación pendiente.

Organización de documentos en WorkDrive: DNI, contrato, justificante, autorización, matrícula, certificados o documentación corporativa.

Uso de Zoho Sign para firma de matrícula, condiciones, anexos, contratos formativos o documentos de aceptación.

Control de estados: preinscrito, documentación pendiente, matriculado, pendiente de pago, activo, finalizado o baja.

Preparación de comunicaciones automáticas tras matrícula: bienvenida, acceso, calendario, materiales y contacto de soporte.

Revisión de matrículas incompletas para evitar alumnos activos sin documentación o pagos correctos.

Control de privacidad cuando se gestionan documentos personales, datos académicos o información sensible.

Taller de matrícula: transformar oportunidad ganada en matrícula, documento firmado, carpeta y comunicación de bienvenida.

Revisión de TrainerCentral como plataforma para crear, vender y gestionar programas formativos online dirigidos a alumnos o clientes.

Diseño de cursos online con contenidos, lecciones, sesiones en directo, comunidad, pagos, alumnos y seguimiento.

Organización de programas formativos por categoría, nivel, modalidad, duración, acceso y público objetivo.

Preparación de páginas de curso con información clara: objetivos, temario, requisitos, duración, precio, acceso y soporte.

Control de alumnos inscritos, progreso, participación, finalización, evaluaciones y actividad dentro del entorno online.

Gestión de pagos o ventas de cursos online cuando el centro vende formación directamente desde la plataforma.

Relación entre TrainerCentral y CRM para seguimiento comercial, alumnos potenciales, clientes y oportunidades.

Diseño de comunicaciones a alumnos online: bienvenida, recordatorios, desbloqueo de contenidos, sesiones y cierre.

Medición de consumo formativo, abandono, finalización, satisfacción y recurrencia.

Taller TrainerCentral: crear estructura de curso online, página, alumnos, seguimiento y comunicación.

Revisión de Zoho Learn como plataforma para crear conocimiento, cursos internos, programas de capacitación y materiales de aprendizaje.

Organización de manuales, procedimientos, guías, políticas, contenidos de onboarding y documentación formativa.

Diseño de cursos para empleados, formadores, tutores, comerciales, personal administrativo o clientes corporativos.

Creación de módulos, lecciones, evaluaciones, artículos y rutas de aprendizaje según perfil.

Uso de Zoho Learn para centralizar conocimiento interno del centro: procesos, respuestas, plantillas, estándares y procedimientos.

Gestión de permisos y espacios para separar conocimiento interno, formación a clientes o programas por colectivo.

Medición de progreso, finalización, resultados y adopción de contenidos.

Relación entre Learn, WorkDrive, Survey y CRM para formar equipos y mejorar procesos.

Revisión de casos donde Learn complementa a TrainerCentral o sustituye materiales dispersos.

Taller Learn: crear curso interno, base de conocimiento, evaluación y seguimiento de progreso.

Uso de Zoho Backstage para organizar webinars, jornadas, talleres, open days, sesiones informativas y eventos de captación.

Creación de web del evento con agenda, ponentes, sesiones, registro, información logística y branding.

Gestión de inscripciones, entradas gratuitas o de pago, asistentes, recordatorios, check-in y comunicaciones.

Diseño de eventos presenciales, online o híbridos según objetivo: captación, fidelización, comunidad, formación o networking.

Relación entre Backstage y CRM para identificar asistentes, crear leads, actualizar contactos y activar seguimiento comercial.

Uso de eventos como canal de captación para cursos, programas, certificaciones o formación corporativa.

Gestión de ponentes, docentes invitados, empresas colaboradoras, patrocinadores o partners.

Medición de inscritos, asistencia real, engagement, sesiones más consultadas y oportunidades generadas.

Preparación de comunicaciones postevento con materiales, encuesta, propuesta formativa o llamada a la acción.

Taller Backstage: crear evento formativo, registro, agenda, asistentes, CRM y seguimiento posterior.

Organización de calendarios de cursos, sesiones, grupos, aulas, docentes, tutorías, webinars y eventos.

Control de disponibilidad de formadores, aulas, recursos, horarios, festivos, sesiones recurrentes y cambios de agenda.

Creación de registros de sesión con fecha, hora, formador, grupo, contenido, asistencia y observaciones.

Gestión de sustituciones, cambios de horario, cancelaciones, sesiones recuperadas o ampliaciones.

Preparación de comunicaciones automáticas a alumnos y docentes cuando cambia una sesión.

Relación entre calendario académico, matrícula, grupo, facturación, asistencia y satisfacción.

Uso de Zoho Calendar, CRM, Projects, Creator o Backstage según complejidad del centro.

Diseño de vistas para coordinación: próximas sesiones, grupos activos, docentes ocupados, aulas libres y sesiones pendientes.

Medición de cumplimiento académico: sesiones impartidas, asistencia, incidencias, retrasos y cambios.

Taller de planificación: crear calendario formativo, asignar docentes, gestionar cambios y comunicar al grupo.

Configuración de Zoho Desk para gestionar dudas académicas, incidencias técnicas, consultas administrativas y solicitudes de alumnos.

Diseño de categorías: acceso al campus, pagos, certificados, materiales, horarios, tutorías, bajas, cambios de grupo o soporte técnico.

Definición de prioridades, estados, SLA, responsables, departamentos y rutas de escalado.

Conexión con CRM para que el equipo vea datos del alumno, curso, grupo, empresa y estado de matrícula.

Creación de base de conocimiento con preguntas frecuentes, instrucciones de acceso, normas, guías y procedimientos.

Uso de plantillas de respuesta para consultas habituales sin perder personalización.

Identificación de alumnos en riesgo por muchas incidencias, baja actividad, quejas o problemas recurrentes.

Medición de soporte: volumen, tiempos de respuesta, incidencias por curso, satisfacción y temas repetidos.

Coordinación entre soporte, coordinación académica, administración y docentes.

Taller Desk: crear ticket de alumno, clasificarlo, asignarlo, responder, escalar y medir resolución.

Diseño de comunicaciones por etapa: interesado, preinscrito, matriculado, activo, finalizado, antiguo alumno o empresa cliente.

Uso de Zoho Campaigns para newsletters, recordatorios, contenidos, convocatorias, novedades y campañas de reactivación.

Segmentación por curso, área formativa, nivel, modalidad, empresa, fecha, interés, asistencia o estado.

Creación de plantillas de email para bienvenida, inicio de curso, recordatorio, documentación pendiente, encuesta y cierre.

Control de comunicaciones comerciales frente a comunicaciones operativas o académicas.

Gestión de bajas, consentimiento, preferencias y privacidad en bases de datos formativas.

Automatización de journeys con Marketing Automation cuando el ciclo de captación o fidelización es largo.

Comunicación con empresas cliente sobre grupos, alumnos, informes, asistencia, finalización o nuevas necesidades.

Medición de apertura, clic, respuesta, conversión, baja y reactivación.

Taller de comunicación: crear segmento, campaña, email, automatización y seguimiento en CRM.

Gestión de presupuestos, matrículas, facturas, pagos, cobros, abonos, descuentos y condiciones económicas.

Diferenciación entre alumno pagador, empresa pagadora, cliente corporativo, beca, financiación, bonificación o pago parcial.

Creación de conceptos facturables: curso, matrícula, mensualidad, material, certificación, taller, evento o servicio adicional.

Control de facturas recurrentes para cuotas, programas largos, mensualidades o formación por suscripción.

Seguimiento de pagos pendientes, facturas vencidas, acuerdos de pago, cobros parciales y deuda acumulada.

Relación entre oportunidad ganada, matrícula, factura, cobro, acceso al curso y estado académico.

Gestión de gastos y proveedores asociados a formación: docentes, aulas, materiales, plataformas, eventos o servicios externos.

Creación de informes financieros por curso, convocatoria, modalidad, alumno, empresa, canal o área formativa.

Revisión de permisos financieros para proteger importes, cobros, deuda, descuentos y datos económicos.

Taller Books: presupuesto, factura, cobro, pago pendiente, recordatorio y dashboard financiero.

Diseño de procesos documentales para acciones formativas bonificadas: datos de empresa, participantes, calendario, asistencia y evidencias.

Organización de información necesaria para comunicar, gestionar y cerrar formaciones bonificadas según procedimiento interno.

Uso de WorkDrive para centralizar documentación de grupos, empresas, alumnos, certificados, asistencia, contratos y anexos.

Control de estados de documentación: pendiente, recibida, revisada, firmada, comunicada, finalizada y archivada.

Uso de Forms para recoger datos de participantes, empresa, RLT, contacto de formación o información administrativa.

Uso de Sign para documentos que requieren firma, aceptación o autorización.

Preparación de vistas de seguimiento para grupos con documentación incompleta, fechas próximas o incidencias.

Comunicación con empresas cliente sobre plazos, documentos, asistencia, finalización e informes.

Revisión de privacidad y confidencialidad en documentación de alumnos y empresas.

Taller FUNDAE: crear flujo documental de formación bonificada, seguimiento, carpeta, aviso y cierre.

Organización documental por alumno, empresa, curso, grupo, convocatoria, docente, factura, certificado y expediente.

Creación de Team Folders para administración, coordinación académica, comercial, docentes, empresas cliente y dirección.

Diseño de plantillas de carpetas para grupos formativos, cursos corporativos, alumnos y acciones bonificadas.

Control de permisos para que docentes, administrativos, comerciales y dirección vean solo documentación necesaria.

Gestión de documentos: contratos, matrículas, justificantes, certificados, materiales, actas, asistencia y comunicaciones.

Uso de Zoho Sign para matrículas, contratos de formación, anexos, autorizaciones o documentos corporativos.

Control de versiones en temarios, manuales, certificados, propuestas y documentos oficiales.

Compartición externa segura con empresas cliente, docentes colaboradores, alumnos o proveedores.

Preparación de archivo histórico y política de conservación documental.

Taller documental: crear estructura, permisos, documento firmado, archivo de grupo y carpeta de cierre.

Identificación de procesos repetitivos: alta de lead, matrícula, bienvenida, factura, carpeta, acceso, encuesta, certificado y seguimiento.

Diseño de flujos entre CRM, Forms, Books, WorkDrive, Sign, Desk, Campaigns, Learn, TrainerCentral y Analytics.

Automatización de tareas comerciales cuando llega un nuevo interesado o se descarga un temario.

Creación automática de carpeta documental al cerrar una matrícula o abrir un grupo.

Avisos internos cuando falta documentación, hay pago pendiente, grupo próximo o alumno con incidencia.

Automatización de campañas de bienvenida, recordatorios, encuestas de satisfacción y reactivación de antiguos alumnos.

Control de errores cuando faltan datos obligatorios, hay duplicados o una app no responde.

Documentación de cada automatización con objetivo, apps, campos, responsable y fecha de revisión.

Revisión de procesos que no deben automatizarse sin validación humana, como bajas, devoluciones o documentación sensible.

Taller Flow: lead a CRM, matrícula cerrada, factura, carpeta, email, acceso y encuesta posterior.

Conexión de datos de CRM, Books, Desk, Survey, Campaigns, Backstage, Learn o TrainerCentral en dashboards de dirección.

Diseño de KPIs de captación: leads, origen, conversión, coste relativo, llamadas, propuestas, matrículas y pérdidas.

Diseño de KPIs académicos: alumnos activos, asistencia, avance, finalización, satisfacción, incidencias y grupos en riesgo.

Diseño de KPIs financieros: ingresos, deuda, cobros, facturación por curso, margen, gastos docentes y rentabilidad.

Creación de dashboards por curso, modalidad, convocatoria, sede, docente, asesor, empresa, canal y periodo.

Análisis de ocupación de grupos, plazas disponibles, cancelaciones, listas de espera y demanda por área formativa.

Medición de rendimiento comercial por asesor, campaña, fuente, curso y etapa del embudo.

Creación de informes para empresas cliente con asistencia, participación, finalización o satisfacción.

Uso de Ask Zia y Zia Insights para explorar tendencias, anomalías y preguntas de negocio.

Taller Analytics: construir cuadro de mando de academia con ventas, alumnos, cursos, finanzas y satisfacción.

Diseño de encuestas de satisfacción para alumnos, empresas, docentes, antiguos alumnos y participantes de eventos.

Medición de CSAT, NPS, calidad docente, materiales, plataforma, atención, organización, utilidad y aplicabilidad.

Creación de encuestas por sesión, módulo, curso completo, empresa, grupo o convocatoria.

Segmentación de resultados por curso, docente, modalidad, empresa, sede, horario, grupo o nivel.

Análisis de comentarios abiertos para detectar mejoras, incidencias recurrentes o necesidades no cubiertas.

Preparación de alertas cuando aparecen valoraciones bajas, quejas críticas o grupos en riesgo.

Integración de resultados con CRM, Analytics, Desk o planes de mejora.

Comunicación de acciones de mejora a dirección, coordinación académica, docentes y empresas cliente.

Medición de evolución entre ediciones para comprobar si las mejoras tienen efecto.

Taller Survey: crear encuesta de satisfacción, analizar resultados, detectar acciones y preparar informe.

Identificación de procesos formativos que requieren una app interna a medida en lugar de CRM, Forms o Desk.

Diseño de aplicaciones para control de grupos, asistencia, expedientes, docentes, aulas, materiales, prácticas o certificaciones.

Creación de portales para docentes, alumnos, empresas cliente o colaboradores externos cuando necesitan acceder a información específica.

Gestión de estados académicos: inscrito, activo, pendiente, evaluado, finalizado, certificado o baja.

Automatización de procesos con workflows, aprobaciones, notificaciones y reglas de negocio.

Relación de Creator con CRM, Books, WorkDrive, Sign, Desk y Analytics.

Control de permisos para que cada perfil vea solo sus alumnos, cursos, grupos, documentos o informes.

Diseño de formularios y dashboards internos para coordinación académica.

Revisión de cuándo Creator aporta valor frente a personalizar CRM.

Taller Creator: diseñar app interna para seguimiento de grupos, asistencia, documentación y certificados.

Identificación de datos sensibles en academias: datos personales, académicos, pagos, empresa, documentación, evaluaciones y certificados.

Aplicación de minimización de datos en formularios, CRM, Desk, Survey, Books, Learn y WorkDrive.

Gestión de consentimiento para comunicaciones comerciales, operativas, encuestas, eventos y tratamiento documental.

Control de permisos para comerciales, docentes, tutores, administración, dirección, empresas cliente y colaboradores externos.

Revisión de datos de menores si el centro trabaja con este perfil, aplicando controles reforzados y autorizaciones.

Separación entre información académica, financiera, comercial, administrativa y de soporte.

Control de exportaciones, enlaces externos, documentos compartidos y accesos temporales.

Gestión de bajas, eliminación, conservación documental y archivo histórico según política interna.

Preparación de auditorías de datos, usuarios, permisos, integraciones y automatizaciones.

Taller de privacidad: revisar modelo de datos, permisos, formularios, documentos y comunicaciones.

Diseño de roles internos: owner de CRM, responsable académico, administrador de Books, responsable de campañas y administrador general.

Creación de normas para campos, módulos, pipelines, cursos, grupos, vistas, campañas, carpetas y dashboards.

Formación de equipos por perfil: admisiones, administración, coordinación académica, docentes, soporte, marketing y dirección.

Preparación de guías internas para registrar leads, cerrar matrículas, gestionar grupos, subir documentos y responder incidencias.

Gestión de resistencia al cambio: uso de Excel, correos, documentos locales, agendas paralelas o procesos informales.

Medición de adopción: registros actualizados, tareas cerradas, campañas usadas, tickets resueltos y dashboards consultados.

Creación de un circuito de mejora para pedir cambios sin romper procesos ni duplicar herramientas.

Revisión periódica de datos, permisos, automatizaciones, informes, campañas y documentación.

Diseño de un comité funcional Zoho para coordinar decisiones entre dirección, formación, administración, marketing y sistemas.

Taller de gobierno: crear normas, owners, calendario de revisión, soporte interno y roadmap de mejora.

Definición de una academia o centro de formación con cursos, alumnos, leads, docentes, grupos, matrículas, facturas y soporte.

Diseño del ecosistema Zoho necesario, indicando qué procesos se gestionan en CRM, Learn, TrainerCentral, Backstage, Books y Desk.

Configuración conceptual del proceso comercial con formularios, SalesIQ, lead scoring, pipeline, seguimiento y cierre de matrícula.

Diseño del modelo académico con catálogo, convocatorias, grupos, docentes, sesiones, alumnos, asistencia y comunicaciones.

Preparación del proceso administrativo con matrícula, documentación, firma, factura, cobro, carpeta y seguimiento de deuda.

Diseño de soporte al alumno con Desk, categorías, SLA, base de conocimiento, escalados y conexión con CRM.

Creación de automatizaciones con Flow para bienvenida, carpeta, factura, acceso, recordatorios, encuestas y certificados.

Diseño de dashboards en Analytics con leads, matrículas, ocupación, asistencia, satisfacción, ingresos, deuda y rentabilidad.

Definición de permisos, privacidad, RGPD, conservación documental, roles internos, adopción y gobierno del ecosistema Zoho.

Presentación final del modelo, justificando procesos, apps elegidas, indicadores, automatizaciones, riesgos y plan de mejora.