Curso de Zoho Backstage para Eventos Corporativos

Definición del objetivo principal del evento: generación de leads, fidelización, formación, marca, networking, comunidad o comunicación interna.

Identificación del público objetivo: clientes, empleados, partners, prospects, directivos, perfiles técnicos, alumnos o asistentes externos.

Diseño de indicadores de éxito: registros, asistencia real, participación, leads, reuniones, satisfacción, ventas influidas o feedback.

Diferenciación entre evento de marca, evento comercial, evento formativo, evento interno, evento ejecutivo y evento sectorial.

Preparación de un brief de evento con objetivo, audiencia, propuesta de valor, formato, fecha, agenda, canales y presupuesto.

Revisión de restricciones: aforo, modalidad, idiomas, accesibilidad, ponentes, patrocinadores, localización y recursos disponibles.

Definición de la experiencia esperada para el asistente antes, durante y después del evento.

Identificación de riesgos: baja inscripción, abandonos, agenda poco atractiva, problemas de check-in o falta de seguimiento.

Preparación de un mapa de responsabilidades entre marketing, ventas, operaciones, dirección y soporte.

Taller estratégico: convertir una idea de evento en objetivo, público, formato, métricas y plan de ejecución.

Creación del evento dentro de Zoho Backstage con nombre, tipo, fecha, zona horaria, modalidad, idioma y datos básicos.

Configuración del portal de organización para mantener coherencia entre eventos, usuarios, permisos y activos de marca.

Organización de eventos por marca, línea de negocio, país, departamento, cliente, edición o campaña.

Definición de roles internos para crear, editar, revisar, publicar, gestionar asistentes y consultar analítica.

Configuración de preferencias generales del evento, incluyendo información visible, datos de contacto y estructura operativa.

Preparación de eventos recurrentes o ediciones similares mediante plantillas, duplicación o criterios reutilizables.

Revisión de nomenclatura para eventos, sesiones, entradas, formularios, emails y documentos.

Control de qué partes del evento deben estar ocultas, en borrador o publicadas durante cada fase.

Preparación de un entorno de pruebas antes de publicar un evento real.

Taller de configuración: crear evento base, roles, datos generales, estructura interna y checklist de publicación.

Diseño de la web del evento con estructura clara: portada, agenda, ponentes, registro, ubicación, patrocinadores y preguntas frecuentes.

Uso de plantillas y elementos visuales para adaptar el evento a la identidad corporativa.

Configuración de dominio, URL personalizada, páginas del evento y navegación para mejorar confianza y conversión.

Redacción de textos orientados al asistente: propuesta de valor, beneficios, a quién va dirigido y por qué registrarse.

Organización de contenido para eventos con varias sesiones, tracks, patrocinadores, expositores o públicos diferentes.

Revisión de experiencia móvil para asegurar que la web se consulta bien desde smartphones.

Preparación de páginas informativas para modalidad online, presencial o híbrida, incluyendo horarios, acceso y requisitos.

Inclusión de elementos de confianza: logos, ponentes, patrocinadores, condiciones, privacidad, contacto y política de cancelación.

Revisión de errores habituales: exceso de texto, CTA poco visible, agenda incompleta o información logística confusa.

Taller de web: construir una página de evento corporativo con branding, agenda, ponentes, registro y textos optimizados.

Diseño de formularios de registro con datos mínimos y relevantes para el evento, evitando fricción innecesaria.

Configuración de campos personalizados para recoger empresa, cargo, intereses, preferencias, necesidades, idioma o restricciones.

Diferenciación entre asistentes individuales, grupos, invitados, empleados, clientes, VIP, prensa, sponsors o staff.

Uso de companion tickets cuando se necesita permitir registros vinculados para acompañantes, equipos o grupos.

Control de registros duplicados, datos incompletos, asistentes pendientes, cancelaciones y cambios de información.

Configuración de confirmaciones automáticas tras el registro con instrucciones, acceso, agenda y próximos pasos.

Gestión de listas de asistentes, estados de registro, datos exportables y segmentación previa al evento.

Revisión de privacidad y consentimiento en la recogida de datos personales.

Preparación de datos que luego se conectarán con CRM, Campaigns, Analytics o seguimiento comercial.

Taller de registro: crear formulario, campos personalizados, confirmación, datos de asistentes y control de calidad.

Configuración de entradas gratuitas, de pago, privadas, VIP, early bird, empleados, partners, prensa o grupos.

Definición de precios, cupos, disponibilidad, fechas de venta, condiciones de cancelación y límites por tipo de entrada.

Uso de códigos promocionales para campañas, invitados especiales, partners, clientes estratégicos o descuentos controlados.

Gestión de pagos, comisiones, impuestos, moneda, recibos y comunicaciones asociadas al proceso de compra.

Control de aforo para evitar sobreventa, duplicidades o inscripciones sin capacidad operativa.

Configuración de companion tickets con precios, límites y datos independientes cuando se gestionan registros grupales.

Revisión de entradas no públicas o restringidas para eventos internos, sesiones ejecutivas o colectivos concretos.

Análisis de conversión entre visitas, registros iniciados, entradas compradas y asistencia real.

Preparación de políticas de reembolso, cambio de entrada y cancelación.

Taller de ticketing: crear entradas, cupos, códigos, companion tickets, confirmaciones y control de aforo.

Construcción de la agenda del evento con sesiones, horarios, salas, tracks, descansos, actividades y bloques de networking.

Diferenciación entre keynote, workshop, mesa redonda, demo, sesión técnica, formación, reunión, exposición y actividad social.

Gestión de sesiones paralelas y tracks temáticos para eventos con múltiples públicos o intereses.

Configuración de capacidad por sesión, inscripción a sesiones concretas y preferencias de asistentes.

Revisión de conflictos de horario, solapamientos, cambios de sala, duración realista y tiempos de transición.

Preparación de agendas personalizables para que los asistentes elijan sesiones de interés.

Coordinación entre agenda pública, agenda interna, agenda de ponentes y agenda operativa del staff.

Gestión de cambios de última hora y comunicación rápida a asistentes.

Diseño de una agenda que favorezca atención, participación, descansos y networking.

Taller de agenda: crear tracks, sesiones, horarios, salas, inscripciones y agenda personalizada.

Alta de ponentes con biografía, fotografía, cargo, empresa, redes, sesiones asociadas y materiales.

Organización de moderadores, panelistas, formadores, facilitadores, presentadores y perfiles internos.

Recogida de documentación de ponentes: presentaciones, autorizaciones, logos, resúmenes, horarios y necesidades técnicas.

Coordinación de comunicaciones previas con ponentes sobre agenda, acceso, tiempos, formatos y expectativas.

Gestión de cambios en ponentes, sustituciones, cancelaciones o ajustes de sesión.

Revisión de visibilidad de ponentes en la web del evento y su impacto en el atractivo del registro.

Preparación de instrucciones para sesiones online, presenciales o híbridas.

Organización de materiales para el equipo interno antes, durante y después del evento.

Control de permisos, derechos de imagen y uso de materiales si el evento se graba o comparte.

Taller de ponentes: crear perfiles, vincular sesiones, preparar comunicaciones y checklist de coordinación.

Configuración de patrocinadores dentro del evento con logo, descripción, enlaces, categoría, nivel y visibilidad.

Diseño de paquetes de patrocinio por niveles: principal, oro, plata, colaborador, expositor, media partner o sponsor de sesión.

Definición de contraprestaciones: presencia en web, emails, app, sesiones, stands, menciones, leads o espacios de networking.

Gestión de información de patrocinadores, materiales, logos, contactos responsables y aprobaciones.

Control de compromisos para evitar prometer visibilidad o leads sin capacidad de seguimiento.

Coordinación con ventas o partnerships para medir interés comercial generado por patrocinadores.

Revisión de patrocinadores en eventos internos, sectoriales, ferias o encuentros con clientes.

Preparación de informes posteriores con visibilidad, participación, leads o datos relevantes según acuerdo.

Gestión de cambios en paquetes, niveles, fechas límite y materiales.

Taller de sponsorship: crear niveles, sponsor, visibilidad, compromisos, seguimiento e informe final.

Configuración de expositores cuando el evento incluye feria, zona de stands, partners o espacio comercial.

Organización de perfiles de expositor con descripción, logo, materiales, enlaces, representantes y datos de contacto.

Gestión de booths, categorías, ubicación, visibilidad y datos necesarios para el evento.

Revisión de necesidades operativas de expositores: montaje, horarios, acreditaciones, materiales y normas.

Uso de funciones de lead capture cuando los expositores necesitan registrar contactos o interacciones.

Control de permisos para que expositores gestionen su información sin acceder a datos no autorizados.

Coordinación de comunicaciones específicas para expositores antes, durante y después del evento.

Preparación de métricas de rendimiento: visitas, leads, interacciones, reuniones, asistencia y participación.

Gestión de planos, cambios de ubicación y actualización de información visible para asistentes.

Taller de expositores: crear espacio, perfil, representantes, lead capture, comunicaciones y reporte.

Planificación de comunicaciones antes, durante y después del evento: invitación, confirmación, recordatorio, cambios y agradecimiento.

Diseño de emails personalizados para asistentes, inscritos no confirmados, VIP, ponentes, sponsors, staff o no asistentes.

Configuración de plantillas con tono corporativo, branding, agenda, instrucciones, acceso, ubicación y CTA claros.

Programación de recordatorios según fecha, tipo de asistente, sesión, entrada o estado de registro.

Integración con Zoho Campaigns cuando se necesita segmentación, campañas más amplias o seguimiento de marketing.

Preparación de mensajes de cambios de agenda, cambio de sala, enlace online, acceso, documentación o incidencias.

Diseño de comunicaciones postevento con materiales, encuestas, certificados, recursos, reuniones o próximos pasos.

Control de consentimiento, bajas, preferencias y límites de comunicación.

Medición de aperturas, clics, registros generados y conversión desde comunicaciones.

Taller de comunicación: crear calendario de emails, plantillas, segmentos, recordatorios y campaña postevento.

Diseño de una estrategia de promoción para atraer al público correcto y no solo aumentar registros sin calidad.

Definición de canales: email, web, redes sociales, partners, comerciales, campañas, landing pages, QR o invitaciones directas.

Segmentación de audiencias por cargo, sector, cliente, lead, empleado, partner, región o interés.

Preparación de mensajes según objetivo: awareness, generación de demanda, fidelización, formación o networking.

Uso de enlaces y fuentes para medir qué canales generan registros de mayor calidad.

Coordinación entre marketing y ventas para invitar cuentas clave y activar seguimiento.

Diseño de campañas para eventos B2B con mensajes orientados a valor, agenda y ponentes.

Revisión de promociones para eventos de pago, eventos internos, eventos de cliente o eventos exclusivos.

Medición de conversión: visitas, registros, asistentes, engagement, leads y oportunidades influidas.

Taller de promoción: crear plan de captación, segmentos, mensajes, enlaces y métricas de rendimiento.

Configuración de eventos online o híbridos con acceso digital, agenda virtual, sesiones, enlaces y comunicación específica.

Diferenciación entre evento presencial retransmitido, evento híbrido real, webinar y experiencia virtual completa.

Preparación de instrucciones para asistentes remotos: acceso, horarios, requisitos técnicos, interacción y soporte.

Gestión de sesiones online con ponentes, moderadores, materiales, preguntas, encuestas y seguimiento.

Coordinación entre público presencial y remoto para evitar experiencias desiguales.

Diseño de contenidos adecuados para formato virtual, evitando jornadas largas sin interacción.

Preparación de soporte técnico para accesos, enlaces, audio, vídeo, conexión y participación.

Medición de asistencia virtual, permanencia, participación, preguntas y sesiones más consultadas.

Revisión de riesgos: fallos técnicos, baja participación, horarios confusos o comunicación insuficiente.

Taller híbrido: diseñar agenda, comunicaciones, acceso remoto, soporte, participación y medición.

Configuración de la app móvil del evento para agenda, información, notificaciones, networking y participación.

Uso de perfiles de asistentes para facilitar conexiones profesionales antes y durante el evento.

Activación de networking para permitir mensajes, reuniones uno a uno, recomendaciones y contacto entre participantes.

Diseño de dinámicas para fomentar interacción: Q&A, encuestas, anuncios, gamificación o reuniones programadas.

Preparación de notificaciones push para cambios, recordatorios, sesiones, avisos logísticos o mensajes de última hora.

Control de permisos y privacidad en perfiles, mensajería, reuniones y visibilidad de datos.

Revisión de engagement por sesión, actividad, interacciones, reuniones y uso de la app.

Uso de IA o recomendaciones cuando estén disponibles para mejorar conexiones entre asistentes.

Preparación de una guía para que asistentes sepan usar app, agenda, networking y funciones de participación.

Taller de engagement: activar app, perfiles, networking, anuncios, reuniones y seguimiento de actividad.

Configuración del proceso de check-in con QR, entradas, listas de asistentes, dispositivos y roles del equipo.

Diseño de badges con nombre, empresa, cargo, categoría, QR, color, tipo de asistente o información útil.

Preparación de impresión de badges antes del evento o en tiempo real durante el acceso.

Gestión de walk-ins, asistentes no registrados, cambios de nombre, entradas duplicadas o invitados de última hora.

Organización de colas, puntos de registro, staff, dispositivos, conexión y soporte en recepción.

Control de acceso por tipo de entrada, sesión, zona, track, VIP, sponsor o staff.

Seguimiento de asistencia real frente a inscritos para medir conversión y ocupación.

Gestión de incidencias en check-in: QR inválido, entrada cancelada, datos incorrectos o registro no localizado.

Preparación de informes en tiempo real para operaciones, dirección y responsables de sala.

Taller de check-in: crear badges, probar QR, registrar asistentes, gestionar incidencias y consultar asistencia.

Organización del equipo de staff con roles, turnos, responsables, puntos críticos y canales de comunicación.

Revisión de agenda operativa con montaje, registro, sesiones, pausas, catering, networking, cierre y desmontaje.

Control de incidencias durante el evento: cambios de sala, retrasos, ausencias, problemas técnicos o consultas de asistentes.

Uso de anuncios y notificaciones para comunicar cambios o recordatorios.

Coordinación con ponentes, patrocinadores, expositores, staff, proveedores y responsables internos.

Gestión de asistencia por sesión para detectar salas saturadas, baja participación o cambios necesarios.

Preparación de protocolos para asistentes VIP, prensa, dirección, ponentes principales o clientes estratégicos.

Registro de incidencias y aprendizajes para mejorar futuras ediciones.

Control de materiales, accesos, documentación, señalética, equipos y necesidades logísticas.

Taller operativo: simular evento en vivo, resolver incidencias, enviar anuncios y revisar métricas durante la jornada.

Conexión de Backstage con Zoho CRM para relacionar registros, asistentes, cuentas, contactos, campañas y oportunidades.

Diseño de campos y segmentos para saber qué asistentes son clientes, leads, partners, empleados o cuentas estratégicas.

Creación de campañas de CRM asociadas al evento para medir participación e impacto comercial.

Preparación de tareas comerciales posteriores según asistencia, sesión visitada, interés declarado o categoría del asistente.

Control de duplicados al sincronizar registros con leads, contactos o cuentas existentes.

Relación entre eventos y oportunidades influidas, reuniones generadas, demos solicitadas o clientes reactivados.

Segmentación de no asistentes para enviar materiales, nuevas invitaciones o campañas de reactivación.

Preparación de vistas CRM para seguimiento postevento por comercial, cuenta, interés y prioridad.

Medición de retorno comercial con datos de inscritos, asistentes, engagement, reuniones y pipeline generado.

Taller CRM: sincronizar asistentes, crear campaña, segmentar follow-up y activar tareas comerciales.

Uso de Zoho Flow para automatizar procesos entre Backstage, CRM, Campaigns, Cliq, WorkDrive, Desk o herramientas externas.

Automatización de avisos internos cuando se registra un VIP, se supera aforo o una cuenta estratégica confirma asistencia.

Conexión con Zoho Campaigns para comunicaciones avanzadas, segmentación y nurturing antes o después del evento.

Uso de Zoho Analytics para crear dashboards ampliados con registros, asistencia, engagement, campañas y retorno.

Organización de materiales del evento en WorkDrive con carpetas por edición, ponente, sponsor, agenda o informe final.

Integración con Desk si el evento genera incidencias, consultas o solicitudes de soporte.

Uso de Zoho Sign para acuerdos con patrocinadores, autorizaciones, contratos o documentos relacionados.

Control de integraciones para evitar duplicados, errores de sincronización o exposición de datos innecesaria.

Documentación de cada integración con origen, destino, datos, responsable y objetivo.

Taller de ecosistema: Backstage a CRM, Campaigns, Flow, WorkDrive y Analytics en un flujo completo.

Revisión de métricas principales: registros, asistencia real, check-in, sesiones, engagement, cancelaciones y no-shows.

Análisis de conversión entre visitas web, registros, entradas, asistencia y participación.

Medición de rendimiento por canal de captación, campaña, segmento, tipo de entrada o invitación.

Evaluación de sesiones por asistencia, participación, feedback, preguntas o interés generado.

Análisis de patrocinadores y expositores: visibilidad, leads, interacciones, reuniones y valor generado.

Preparación de informes para dirección con resultados, desviaciones, aprendizajes y recomendaciones.

Medición de ROI para eventos comerciales: leads, oportunidades, cuentas activadas, reuniones y pipeline influido.

Comparación entre ediciones para mejorar agenda, promoción, logística, registro y experiencia del asistente.

Diseño de dashboards con Zoho Analytics cuando se necesita cruzar Backstage con CRM, Campaigns o ventas.

Taller de analítica: crear informe ejecutivo de evento con métricas, conclusiones, ROI y plan de mejora.

Diseño de encuestas postevento para medir satisfacción, utilidad, organización, ponentes, contenidos, networking y logística.

Diferenciación entre feedback de asistentes, ponentes, sponsors, expositores, staff y dirección.

Integración con Zoho Survey cuando se requiere análisis avanzado, lógica, segmentación o dashboards específicos.

Preparación de comunicaciones postevento con agradecimiento, materiales, grabaciones, recursos, próximos eventos o CTA comercial.

Segmentación de asistentes según participación, interés, sesión, valoración o perfil.

Creación de tareas posteriores para ventas, customer success, marketing, formación u operaciones.

Análisis de comentarios abiertos para detectar mejoras, quejas, ideas y oportunidades.

Preparación de informes de cierre con resultados, feedback, incidencias, aprendizajes y acciones.

Diseño de un plan de seguimiento a 7, 15 y 30 días para aprovechar el evento después de su finalización.

Taller postevento: encuesta, comunicación, segmentación, tareas comerciales e informe de cierre.

Revisión de datos personales tratados en eventos: identificación, empresa, cargo, email, teléfono, preferencias y asistencia.

Aplicación de minimización de datos en formularios de registro, companion tickets, check-in, app y networking.

Configuración de consentimiento, política de privacidad, uso de imagen, comunicaciones y tratamiento posterior.

Control de permisos internos para organizadores, staff, comerciales, sponsors, expositores y administradores.

Gestión de datos visibles en app, networking, listados, badges, informes y exportaciones.

Revisión de riesgos al compartir asistentes con patrocinadores, expositores o equipos comerciales.

Diseño de criterios de conservación y eliminación de datos tras el evento.

Control de accesos a informes, registros, check-in, pagos, documentos y datos sensibles.

Coordinación con legal, protección de datos, marketing y dirección cuando el evento tiene datos sensibles.

Taller de privacidad: revisar registro, textos legales, permisos, exportaciones y uso posterior de datos.

Creación de plantillas reutilizables para jornadas, workshops, congresos, eventos internos, lanzamientos o roadshows.

Organización de documentación estándar: brief, checklist, agenda, emails, badges, contratos, proveedores e informe final.

Control de versiones de agendas, textos, formularios, plantillas, comunicaciones y materiales de ponentes.

Preparación de procedimientos internos para crear eventos de forma consistente entre equipos o sedes.

Revisión de aprendizajes de eventos anteriores para mejorar futuras ediciones.

Identificación de procesos repetibles que pueden automatizarse con Flow, Campaigns, CRM o Analytics.

Diseño de un calendario anual de eventos con prioridades, responsables, públicos y objetivos.

Gestión de biblioteca de activos: logos, ponentes, sponsors, layouts, textos, emails y documentos legales.

Medición de madurez del modelo de eventos: calidad de datos, asistencia, satisfacción, ROI y eficiencia operativa.

Taller de mejora continua: crear plantilla de evento, checklist, documentación y roadmap de próximas ediciones.

Definición de un evento corporativo completo con objetivo, audiencia, formato, fecha, presupuesto, responsables e indicadores de éxito.

Configuración del evento en Zoho Backstage con portal, datos generales, branding, web, agenda, ponentes y páginas informativas.

Diseño del registro con formulario, tipos de entrada, cupos, companion tickets, confirmaciones, privacidad y datos de asistentes.

Creación de agenda con sesiones, tracks, horarios, salas, ponentes, capacidad y experiencia presencial, online o híbrida.

Configuración de patrocinadores, expositores, app móvil, networking, engagement, mensajes y notificaciones.

Preparación de comunicaciones antes, durante y después del evento con emails, recordatorios, cambios y materiales postevento.

Diseño del proceso de check-in con QR, badges, roles de staff, incidencias, walk-ins y asistencia real.

Integración conceptual con CRM, Campaigns, Flow, WorkDrive, Survey y Analytics para seguimiento y reporting.

Creación de dashboard ejecutivo con registros, asistencia, engagement, sesiones, ROI, leads, feedback y acciones posteriores.

Presentación final del evento, justificando diseño, experiencia, privacidad, operaciones, métricas, riesgos y plan de mejora.