Curso de Modern Workplace - Google Workspace y Gemini para empresas

Comprensión de cómo se relacionan Gmail, Drive, Shared Drives, Docs, Sheets, Meet, Chat, Forms, Sites, AppSheet y Gemini.

Diseño de una estructura colaborativa coherente para departamentos, proyectos y clientes.

Organización de espacios digitales según necesidades operativas.

Diferenciación entre almacenamiento individual y corporativo.

Definición de políticas de acceso y compartición.

Diseño de estructura preparada para crecimiento y gobernanza.

Preparación de entornos seguros para colaboración interna y externa.

Evaluación de modelos de trabajo síncrono y asíncrono.

Integración conceptual con automatización e IA.

Ejercicio práctico: diseñar arquitectura Workspace para una empresa mediana.

Optimización de Gmail para reducir caos operativo y dependencia excesiva del correo.

Uso de etiquetas, filtros, categorías y automatización de bandeja.

Organización eficiente de conversaciones y seguimiento.

Coordinación de calendarios y reuniones desde Gmail.

Uso de Gemini para redactar respuestas y resumir hilos extensos.

Automatización de tareas simples relacionadas con correo.

Gestión de prioridades y reducción de interrupciones.

Integración con Meet, Calendar y Tasks.

Buenas prácticas para comunicación empresarial moderna.

Ejercicio práctico: reorganizar flujo de trabajo basado en Gmail.

Organización de calendarios corporativos y coordinación entre equipos distribuidos.

Gestión eficiente de reuniones híbridas y remotas.

Uso de horarios compartidos y disponibilidad inteligente.

Automatización de convocatorias y recordatorios.

Integración con Meet y Gmail.

Preparación de reuniones más eficientes.

Uso de bloques de tiempo para productividad personal.

Coordinación internacional y trabajo distribuido.

Prevención de sobrecarga de reuniones.

Ejercicio práctico: diseñar estrategia de coordinación híbrida con Calendar.

Configuración de reuniones profesionales y seguras.

Uso de grabaciones, transcripciones y subtítulos automáticos.

Gestión de webinars, reuniones híbridas y sesiones colaborativas.

Integración con Calendar y Chat.

Organización de reuniones más productivas.

Uso de Gemini para resumir reuniones y extraer acuerdos.

Gestión de permisos y acceso externo.

Buenas prácticas de comunicación remota.

Prevención de reuniones improductivas.

Ejercicio práctico: estructurar reuniones corporativas eficientes.

Uso de Chat como espacio operativo frente al correo tradicional.

Organización de espacios de conversación por proyecto o departamento.

Integración con Drive, Docs y Meet.

Gestión de conversaciones persistentes y colaboración rápida.

Coordinación de tareas y avisos operativos.

Uso de bots y automatización básica.

Reducción de ruido y mensajes innecesarios.

Gestión de colaboración con externos.

Buenas prácticas de comunicación instantánea.

Ejercicio práctico: rediseñar flujo de comunicación interna con Chat.

Comprensión de Drive como núcleo documental del ecosistema Google.

Organización de carpetas, permisos y estructuras compartidas.

Diferenciación entre Drive individual y Shared Drives.

Gestión de archivos colaborativos y sincronización.

Prevención de duplicidad y desorden documental.

Uso compartido seguro de documentos.

Recuperación de versiones y trazabilidad.

Integración con Gmail, Docs y Chat.

Preparación de repositorios sostenibles.

Ejercicio práctico: crear estructura documental corporativa en Drive.

Uso de Shared Drives como repositorios corporativos gobernados.

Gestión de permisos por equipo, área o proyecto.

Organización documental para evitar dependencia de usuarios individuales.

Preparación de estructuras colaborativas sostenibles.

Control de acceso externo y compartición segura.

Uso de nomenclaturas y clasificación coherente.

Prevención de pérdida documental por rotación de empleados.

Auditoría y revisión de permisos.

Integración con automatización y workflows.

Ejercicio práctico: diseñar Shared Drives para una empresa multiárea.

Trabajo colaborativo simultáneo sobre documentos empresariales.

Uso de comentarios, sugerencias y revisión.

Generación de contenido mediante Gemini.

Creación de documentación corporativa reutilizable.

Coordinación de equipos mediante edición simultánea.

Uso de plantillas y estándares documentales.

Integración con Drive y Chat.

Control de versiones y cambios.

Reducción de documentos duplicados y cadenas de revisión interminables.

Ejercicio práctico: construir flujo colaborativo de documentación.

Organización de datos operativos y administrativos.

Automatización ligera con fórmulas y Apps Script.

Uso de Gemini para análisis y generación de insights.

Creación de dashboards simples y seguimiento operativo.

Gestión colaborativa de hojas corporativas.

Integración con Forms y automatizaciones.

Preparación de plantillas reutilizables.

Prevención de errores comunes en hojas compartidas.

Coordinación entre departamentos mediante Sheets.

Ejercicio práctico: construir sistema operativo colaborativo con Sheets.

Creación de presentaciones colaborativas y dinámicas.

Uso de Gemini para generación de contenido y estructura.

Preparación de presentaciones ejecutivas rápidas.

Coordinación de equipos sobre una misma presentación.

Organización de plantillas corporativas.

Uso de Slides para reporting y comunicación interna.

Integración con Docs y Sheets.

Mejora de claridad visual y narrativa.

Gestión de presentaciones híbridas y remotas.

Ejercicio práctico: crear presentación corporativa asistida por Gemini.

Creación de formularios corporativos y procesos internos.

Recogida estructurada de datos y solicitudes.

Automatización de respuestas y avisos.

Integración con Sheets y Apps Script.

Uso de formularios para RR. HH., IT y operaciones.

Gestión de permisos y acceso seguro.

Preparación de formularios externos para clientes o proveedores.

Automatización de validaciones básicas.

Organización de procesos administrativos digitales.

Ejercicio práctico: digitalizar un proceso corporativo con Forms.

Comprensión de Gemini como asistente empresarial integrado en Workspace.

Uso de IA generativa para redactar, resumir y organizar información.

Aplicación de Gemini en Gmail, Docs, Sheets y Meet.

Uso de prompts efectivos para tareas corporativas.

Generación de resúmenes ejecutivos y contenido operativo.

Automatización parcial de tareas administrativas.

Revisión humana de contenido generado.

Gestión de riesgos y privacidad en IA generativa.

Optimización de productividad individual y colectiva.

Ejercicio práctico: gestionar una jornada laboral completa asistida por Gemini.

Diseño de prompts claros y estructurados para entornos corporativos.

Creación de instrucciones reutilizables para tareas frecuentes.

Adaptación de tono y formato según área empresarial.

Generación de resúmenes, informes y propuestas.

Reducción de respuestas ambiguas o genéricas.

Uso de contexto para mejorar precisión.

Revisión y refinamiento iterativo de prompts.

Creación de biblioteca corporativa de prompts.

Validación de resultados antes de compartirlos.

Ejercicio práctico: construir prompts empresariales reutilizables.

Comprensión de NotebookLM como entorno de análisis y trabajo contextual sobre documentación.

Uso de documentación corporativa como fuente contextual.

Generación de resúmenes y síntesis inteligentes.

Preparación de documentación compleja para consulta rápida.

Organización de conocimiento interno reutilizable.

Uso de NotebookLM para investigación y análisis.

Gestión de múltiples fuentes documentales.

Apoyo a onboarding y aprendizaje corporativo.

Limitaciones y validación de respuestas generadas.

Ejercicio práctico: crear espacio de conocimiento corporativo con NotebookLM.

Introducción a Apps Script como motor de automatización ligero.

Automatización de tareas repetitivas en Gmail, Sheets y Drive.

Creación de triggers y scripts básicos.

Automatización de reportes y avisos.

Integración entre aplicaciones Workspace.

Gestión de errores y validaciones simples.

Preparación de scripts reutilizables.

Seguridad y permisos en automatizaciones.

Escenarios adecuados para Apps Script frente a herramientas externas.

Ejercicio práctico: automatizar un flujo administrativo simple.

Comprensión de AppSheet como plataforma no-code conectada a Workspace.

Creación de aplicaciones simples para operaciones y administración.

Uso de Sheets como fuente de datos.

Automatización de formularios y aprobaciones.

Diseño de apps móviles internas.

Gestión de usuarios y permisos.

Integración con automatización y notificaciones.

Casos de uso en RR. HH., logística y operaciones.

Limitaciones y mejores prácticas.

Ejercicio práctico: crear app operativa interna con AppSheet.

Diseño de dinámicas de colaboración híbrida.

Coordinación de equipos distribuidos.

Uso eficiente de herramientas asincrónicas.

Organización de reuniones y documentación remota.

Prevención de fatiga digital y exceso de notificaciones.

Coordinación internacional y trabajo flexible.

Mejora de comunicación en remoto.

Uso de herramientas móviles y cloud.

Preparación de políticas internas de trabajo híbrido.

Ejercicio práctico: rediseñar operativa híbrida de un equipo.

Organización de manuales, procedimientos y documentación operativa.

Uso de Sites como portal interno corporativo.

Integración de documentación con Drive y Workspace.

Prevención de pérdida de conocimiento crítico.

Gestión de FAQs y recursos internos.

Uso de Gemini para resumir documentación extensa.

Organización de onboarding documental.

Creación de repositorios reutilizables.

Gestión de documentación viva y colaborativa.

Ejercicio práctico: construir portal interno de conocimiento.

Creación de portales internos rápidos sin desarrollo complejo.

Organización de recursos corporativos y documentación.

Integración con Drive, Docs, Sheets y Forms.

Creación de espacios de onboarding y comunicación interna.

Gestión de accesos y publicación.

Uso de Sites para proyectos y departamentos.

Preparación de intranets ligeras.

Integración con workflows y automatizaciones.

Buenas prácticas de estructura y navegación.

Ejercicio práctico: crear portal interno empresarial.

Organización eficiente de tareas y prioridades.

Uso combinado de Gmail, Calendar y Tasks.

Reducción de multitarea y saturación digital.

Gestión de foco y tiempos de trabajo.

Automatización de tareas simples.

Uso de Gemini para apoyo organizativo.

Coordinación entre productividad individual y colaboración.

Creación de rutinas digitales sostenibles.

Prevención de pérdida de seguimiento.

Ejercicio práctico: construir sistema personal de productividad.

Gestión de permisos y acceso a información sensible.

Configuración de compartición segura de documentos.

Prevención de fugas accidentales de información.

Aplicación de políticas corporativas de acceso.

Gestión de usuarios y grupos.

Protección de documentación y datos críticos.

Auditoría de actividad y trazabilidad.

Aplicación de criterios RGPD en colaboración cloud.

Revisión de riesgos de IA generativa y compartición excesiva.

Ejercicio práctico: auditar seguridad de un entorno Workspace.

Diseño de políticas de uso corporativo.

Gestión del cambio organizativo.

Estrategias de adopción digital sostenible.

Formación continua de usuarios.

Creación de estándares de colaboración.

Prevención de crecimiento caótico de Drive y Chat.

Gestión de resistencia al cambio.

Medición de adopción y productividad.

Definición de roles y responsables.

Ejercicio práctico: crear plan de adopción de Workspace.

Coordinación transversal entre áreas mediante Workspace.

Gestión documental compartida y seguimiento.

Organización de proyectos colaborativos.

Uso de Chat, Drive y Meet para coordinación.

Automatización de flujos entre departamentos.

Mejora de trazabilidad y comunicación.

Reducción de silos organizativos.

Gestión de responsables y aprobaciones.

Creación de espacios colaborativos por proyecto.

Ejercicio práctico: diseñar flujo colaborativo interdepartamental.

Digitalización de onboarding y procesos internos.

Automatización de solicitudes y aprobaciones.

Organización documental de RR. HH.

Gestión de comunicación interna y cultura digital.

Uso de Forms y Apps Script para procesos administrativos.

Coordinación híbrida de equipos.

Automatización de tareas repetitivas.

Creación de repositorios internos de información.

Mejora de trazabilidad y seguimiento.

Ejercicio práctico: modernizar proceso interno corporativo.

Medición de uso y adopción de herramientas Workspace.

Seguimiento de productividad y colaboración.

Uso de Sheets y Looker Studio para reporting.

Visualización de actividad y procesos.

Identificación de cuellos de botella digitales.

Seguimiento de automatizaciones y tareas.

Creación de dashboards ejecutivos.

Evaluación de impacto de Gemini y automatización.

Detección de oportunidades de mejora.

Ejercicio práctico: construir dashboard de productividad empresarial.

Evolución de Gemini y trabajo asistido por IA.

Impacto de IA generativa sobre productividad empresarial.

Cambios organizativos derivados de automatización e IA.

Gestión responsable de IA en empresa.

Nuevas habilidades digitales necesarias.

Integración futura entre IA y automatización no-code.

Riesgos de dependencia excesiva de IA generativa.

Preparación de roadmap de Modern Workplace con IA.

Tendencias futuras de colaboración cloud.

Ejercicio práctico: diseñar estrategia de evolución digital con Gemini.

Selección de un caso real de modernización del puesto de trabajo.

Diseño de arquitectura colaborativa basada en Workspace.

Creación de estructura documental y permisos.

Organización de comunicación mediante Gmail, Meet y Chat.

Automatización de procesos con Apps Script y AppSheet.

Uso de Gemini para productividad y generación de contenido.

Creación de portal interno corporativo.

Aplicación de criterios de seguridad y compliance.

Construcción de dashboard de productividad y adopción.

Presentación final defendiendo estrategia, arquitectura y beneficios operativos.