Curso de Microsoft 365 Copilot y Agentes IA para la Organización de Eventos Coporativos

Comprensión de cómo los permisos de Microsoft 365 determinan qué documentos, correos, reuniones y archivos puede utilizar Copilot como contexto.

Revisión del principio de mínimo privilegio para impedir que documentación de un evento sea accesible por equipos o personas que no necesitan consultarla.

Separación entre espacios de trabajo de distintos clientes, eventos, proveedores o proyectos para evitar mezcla accidental de información.

Tratamiento correcto de datos personales incluidos en inscripciones, listados de asistentes, acreditaciones, alojamientos, viajes o necesidades especiales.

Aplicación de principios de minimización y finalidad para evitar recopilar o utilizar más información de la necesaria sobre participantes.

Protección de presupuestos, negociaciones, contratos, ofertas de proveedores, cachés, tarifas y otra información comercial sensible.

Identificación de documentos que deben anonimizarse antes de utilizarlos en ejercicios o análisis mediante IA.

Aplicación de políticas corporativas de protección, clasificación, sensibilidad y prevención de pérdida de datos dentro de Microsoft 365.

Revisión humana obligatoria de comunicaciones que puedan generar compromisos con asistentes, ponentes, venues o proveedores.

Identificación de alucinaciones, cifras inventadas, fechas incorrectas, personas inexistentes o conclusiones que no están respaldadas por las fuentes.

Validación específica de ubicaciones, horarios, precios, condiciones contractuales, servicios y requisitos logísticos antes de utilizarlos operativamente.

Revisión de propiedad intelectual y derechos de uso al generar imágenes, vídeos, presentaciones y otros recursos para el evento.

Consideración del RGPD y de las políticas de privacidad en formularios, listados, análisis de asistentes y comunicaciones.

Definición de puntos de aprobación humana antes de enviar comunicaciones, confirmar reservas, aceptar presupuestos o modificar datos relevantes.

Construcción de un checklist de uso seguro de Copilot que acompañará al proyecto desarrollado durante el curso.

Utilización de Copilot Chat como espacio inicial para transformar un briefing en objetivos, alcance, necesidades, restricciones y preguntas pendientes.

Construcción de prompts mediante objetivo, contexto, audiencia, fuentes, restricciones, criterios de calidad y formato esperado.

Diseño de instrucciones para convertir solicitudes genéricas como “organiza un evento” en tareas específicas, verificables y secuenciadas.

Context Engineering para seleccionar únicamente briefs, presupuestos, agendas, contratos o documentación necesaria para cada tarea.

Generación de checklists adaptadas al tipo de evento, volumen de asistentes, localización, duración y necesidades especiales.

Descomposición de la organización del evento en fases, workstreams, responsables, dependencias y fechas clave.

Preparación de matrices de necesidades para venue, restauración, audiovisuales, transporte, alojamiento, acreditaciones y señalética.

Creación de criterios de comparación para valorar alternativas de proveedores sin inventar datos no presentes en las propuestas recibidas.

Uso iterativo de Copilot para criticar y mejorar un plan identificando dependencias, riesgos y elementos olvidados.

Solicitud de resultados estructurados mediante tablas, cronogramas, matrices, checklists y resúmenes ejecutivos.

Uso de Search para recuperar correos, reuniones, documentos y personas relacionadas con un evento sin depender de búsquedas manuales por aplicación.

Comparación entre distintas versiones de información para detectar cambios de fechas, presupuesto, capacidad o alcance.

Identificación de datos todavía no disponibles y transformación de esos gaps en preguntas concretas para cliente, dirección o proveedor.

Creación de prompts reutilizables para briefing, presupuesto, supplier comparison, run of show, comunicaciones y cierre del evento.

Construcción de una biblioteca de instrucciones que pueda reutilizarse como base para futuros eventos.

Diseño de SharePoint como espacio corporativo para centralizar documentación compartida y evitar que la información crítica permanezca dispersa entre correos.

Diferenciación entre OneDrive para trabajo individual y SharePoint para documentación compartida y gestionada por el equipo.

Organización de briefs, presupuestos, contratos, agendas, presentaciones, materiales, proveedores, asistentes y documentación postevento.

Utilización de metadatos y propiedades para clasificar documentos por categoría, responsable, estado, versión o evento.

Aplicación de versionado para conservar trazabilidad sobre modificaciones de agendas, presupuestos, diseños y documentos operativos.

Configuración de una estructura de permisos coherente con equipos internos, agencias, proveedores y otras partes implicadas.

Uso de Copilot para localizar, resumir y comparar documentación almacenada en repositorios autorizados.

Identificación de documentos duplicados, obsoletos o contradictorios que pueden provocar errores durante la ejecución.

Uso de OneNote para organizar notas personales, reuniones, ideas, contactos y observaciones surgidas durante la planificación.

Utilización de Loop como espacio colaborativo para mantener decisiones, preguntas, checklists y contenidos que cambian continuamente.

Integración de componentes Loop en Teams y Outlook para mantener actualizada una misma información desde diferentes superficies.

Uso de Copilot Pages para convertir análisis o respuestas de Copilot en contenidos editables y compartibles por el equipo.

Utilización de Notebooks para reunir las principales fuentes relacionadas con un evento y trabajar sobre un conjunto de contexto acotado.

Preparación de una estructura documental que pueda posteriormente alimentar un agente especializado sin incorporar información irrelevante.

Construcción de un Event Knowledge Hub que centralice el conocimiento operativo durante todo el ciclo del evento.

Uso de Copilot en Outlook para resumir cadenas de correo con venues, catering, audiovisuales, agencias, ponentes y otros proveedores.

Extracción de acuerdos, precios, fechas, solicitudes y documentación mencionada dentro de conversaciones extensas.

Identificación de mensajes pendientes de respuesta y compromisos cuyo vencimiento se aproxima.

Preparación de solicitudes de presupuesto que especifiquen de forma clara servicios, cantidades, fechas, horarios y criterios de respuesta.

Redacción de comunicaciones a asistentes, ponentes, patrocinadores, proveedores y equipos internos adaptando tono y nivel de detalle.

Preparación de invitaciones, confirmaciones, recordatorios, cambios de agenda, instrucciones logísticas y comunicaciones postevento.

Utilización de Copilot para mejorar claridad y tono sin modificar accidentalmente compromisos o condiciones previamente acordadas.

Uso de Teams como centro de coordinación interna del proyecto y separación de conversaciones por workstream.

Preparación de agendas de reuniones a partir de tareas, incidencias y decisiones pendientes.

Uso de Copilot antes de la reunión para recuperar antecedentes y documentación relacionada.

Resumen de reuniones de coordinación y extracción de acuerdos, responsables, fechas y puntos sin resolver.

Diferenciación entre una propuesta discutida y una decisión realmente adoptada para evitar falsos compromisos.

Conversión de acuerdos de Teams en tareas y acciones de seguimiento dentro de las herramientas correspondientes.

Gestión de reuniones rápidas durante la ejecución del evento para registrar incidencias, decisiones y cambios de último minuto.

Construcción de un flujo reunión → recap → acuerdos → tareas → seguimiento que reduzca trabajo administrativo posterior.

Transformación de un briefing inicial en un documento estructurado que detalle objetivos, audiencia, formato, alcance, restricciones y criterios de éxito.

Creación de documentos de proyecto a partir de instrucciones y fuentes previamente validadas.

Preparación de solicitudes de propuesta y documentación comparativa para proveedores.

Elaboración de fichas de ponentes, invitados, proveedores y servicios utilizando únicamente información autorizada.

Generación de manuales internos de coordinación para equipo organizador, producción y personal de apoyo.

Preparación de instrucciones de montaje, acreditación, recepción, catering, transporte y atención a asistentes.

Construcción del runbook operativo donde se detalle qué debe ocurrir, quién es responsable y cómo actuar ante desviaciones.

Elaboración de protocolos para contingencias como retrasos, cambios de sala, ausencia de un ponente o incidencia técnica.

Preparación de cartas, acreditaciones, instrucciones, certificados y otras comunicaciones documentales recurrentes.

Resumen de documentación extensa de proveedores para extraer servicios, condiciones, exclusiones y aspectos que requieren revisión.

Comparación conceptual entre propuestas o versiones de documentos para localizar cambios relevantes.

Preparación de informes de avance y memorias postevento utilizando información procedente de diferentes fuentes.

Estandarización de documentos mediante plantillas corporativas y estructuras consistentes.

Uso de capacidades de edición de Copilot para revisar y transformar documentos manteniendo control sobre los cambios introducidos.

Creación de un pack documental completo para el equipo operativo antes del día del evento.

Preparación de libros estructurados para presupuesto, proveedores, asistentes, pagos, alojamientos, transporte y otros elementos cuantitativos.

Utilización de Copilot en Excel para consultar datos mediante lenguaje natural manteniendo trazabilidad sobre los cálculos.

Generación y explicación de fórmulas para costes unitarios, totales, desviaciones, impuestos, ratios y cálculos de seguimiento.

Comparación entre presupuesto inicial, compromisos realizados, gasto real y previsión de cierre.

Detección de partidas que superan presupuesto o muestran desviaciones relevantes.

Construcción de escenarios alternativos modificando asistentes, servicios, duración, catering o necesidades de producción.

Comparación cuantitativa de propuestas de proveedores utilizando criterios previamente definidos.

Cruce de asistentes con información de registro, asistencia, grupos, sesiones o necesidades logísticas mediante identificadores comunes.

Identificación de duplicados, registros incompletos y errores antes de producir acreditaciones o comunicaciones.

Seguimiento de confirmados, cancelados, pendientes y no-show mediante indicadores consistentes.

Uso de Analyst para explorar varios archivos y descubrir tendencias, diferencias, anomalías o relaciones que requieren revisión.

Análisis postevento de asistencia, participación, satisfacción, costes y desviaciones.

Uso de Power BI para construir cuadros de seguimiento estables cuando el evento o programa requiere reporting continuado.

Consulta de indicadores mediante Copilot en Power BI y preparación de explicaciones para dirección.

Construcción de un dashboard ejecutivo que combine presupuesto, asistentes, avance, incidencias y resultados finales.

Creación mediante Copilot en Forms de formularios de inscripción adaptados a los datos realmente necesarios para gestionar el evento.

Diseño de campos para identidad, empresa, contacto, preferencias, asistencia a sesiones y necesidades logísticas.

Aplicación de ramificaciones para adaptar las preguntas al perfil o a las opciones seleccionadas por cada participante.

Revisión de minimización de datos y eliminación de campos que no tengan una finalidad operativa justificada.

Creación de formularios para propuestas de ponentes, solicitudes internas, confirmación de asistencia y encuestas postevento.

Utilización de Copilot para revisar preguntas y mejorar claridad, consistencia y capacidad posterior de análisis.

Exportación de respuestas a Excel para limpieza, segmentación y preparación de listados.

Uso de Lists para mantener registros vivos de proveedores, incidencias, tareas especiales, asistentes VIP o necesidades específicas.

Configuración de estados, responsables, prioridades y fechas para disponer de una única fuente de seguimiento.

Uso de Planner para estructurar el evento en workstreams como venue, contenido, comunicación, asistentes, producción y logística.

Creación, actualización y consulta de tareas mediante el agente de Planner y lenguaje natural.

Asignación de tareas al agente de Planner para trabajos compatibles con sus capacidades y revisión posterior de los resultados.

Utilización de To Do para compromisos personales que no necesitan convertirse en tareas compartidas del proyecto.

Conversión de acuerdos identificados en reuniones o correos en actividades controlables dentro del plan.

Construcción de un sistema único para registro → clasificación → asignación → seguimiento → cierre.

Uso de Copilot en PowerPoint para construir presentaciones de kick-off, propuestas de evento, agendas, briefing de equipo y comunicación a dirección.

Transformación de documentos de Word en estructuras de presentación adaptadas a la audiencia.

Preparación de presentaciones para ponentes o equipos internos utilizando información previamente validada.

Generación de slides para agenda, ubicación, logística, normas de participación, resultados y cierre.

Adaptación de una misma presentación a asistentes, dirección, proveedores o equipo operativo sin rehacerla desde cero.

Incorporación de datos procedentes de Excel y Power BI dentro de presentaciones de seguimiento y resultados.

Utilización de Microsoft Copilot Create para producir imágenes, banners, carteles, recursos digitales e infografías relacionadas con el evento.

Preparación de prompts visuales que respeten identidad corporativa, formato, audiencia y finalidad del material.

Revisión de coherencia visual, precisión textual, derechos de uso y adecuación de imágenes generadas mediante IA.

Uso de Whiteboard con Copilot para estructurar sesiones de ideación sobre concepto, experiencia del asistente, contenidos o planificación.

Organización automática de ideas y agrupación temática de aportaciones generadas durante sesiones colaborativas.

Conversión de contenidos previamente creados con Copilot en experiencias de comunicación mediante Sway cuando el formato resulte adecuado.

Uso de Copilot Create y Clipchamp para transformar una presentación en piezas audiovisuales de comunicación interna o promoción.

Creación de vídeos breves para invitación, recordatorio, briefing o resumen utilizando materiales corporativos autorizados.

Preparación de un kit completo de comunicación visual antes, durante y después del evento.

Diferenciación entre una consulta rápida y una investigación multietapa que requiere recopilar, contrastar y sintetizar numerosas fuentes.

Elaboración de un research brief que defina tipo de evento, ciudad, fechas, capacidad, servicios, audiencia y criterios de investigación.

Uso de Researcher para explorar tendencias y formatos de eventos relevantes para el objetivo corporativo definido.

Investigación inicial de venues y espacios antes de solicitar propuestas formales, diferenciando información pública de disponibilidad confirmada.

Análisis de proveedores potenciales de servicios audiovisuales, catering, producción, transporte o tecnología a partir de fuentes verificables.

Investigación de posibles ponentes, expertos o colaboradores identificando trayectoria, temática y adecuación al evento.

Comparación de información pública sobre destinos, accesibilidad, movilidad, conectividad y otros factores logísticos.

Identificación de requisitos regulatorios, permisos o restricciones que deberán ser verificados posteriormente con las fuentes competentes.

Elaboración de benchmarks de otros eventos corporativos o sectoriales para detectar tendencias, formatos y oportunidades.

Preparación de informes con fuentes y referencias que permitan comprobar posteriormente cada dato utilizado.

Distinción entre precio publicado, estimación y presupuesto comercial formal para evitar que la investigación se confunda con una cotización.

Identificación de información contradictoria o desactualizada y preparación de preguntas que deben confirmarse directamente.

Conversión de investigación extensa en un briefing ejecutivo para facilitar decisiones iniciales.

Registro de fuentes y fecha de consulta para mantener trazabilidad sobre la investigación realizada.

Uso de Researcher como apoyo a la fase de decisión sin sustituir la contratación, comprobación o negociación directa con proveedores.

Diferenciación entre obtener una respuesta en Copilot Chat y delegar a Cowork un trabajo que requiere varias acciones consecutivas.

Identificación de tareas administrativas de eventos con resultado verificable que pueden delegarse manteniendo control humano.

Definición del objetivo, alcance, fuentes, restricciones y entregables antes de iniciar un trabajo delegado.

Revisión del plan propuesto por Cowork antes de permitir la ejecución para detectar pasos incorrectos o acciones sensibles.

Preparación de un paquete de reunión utilizando correos, archivos, antecedentes y tareas pendientes relacionados con el evento.

Consolidación de información distribuida en diferentes fuentes para generar un resumen operativo actualizado.

Preparación de documentos, hojas de cálculo o presentaciones a partir de información corporativa previamente autorizada.

Organización de documentación de proveedores y elaboración de una matriz inicial que deberá ser revisada por el responsable.

Preparación de borradores de comunicaciones para diferentes grupos de asistentes a partir del estado actualizado del evento.

Creación de materiales de seguimiento combinando datos, tareas, reuniones y documentación.

Utilización de Cowork para apoyar la planificación de reuniones, revisiones y checkpoints del proyecto.

Seguimiento de los pasos ejecutados y revisión de los artefactos generados antes de incorporarlos al trabajo real.

Uso de las aprobaciones de Cowork antes de enviar mensajes, crear reuniones u otras acciones en nombre del usuario.

Diferenciación entre Cowork y Power Automate según el trabajo sea variable y orientado a objetivos o estable y basado en reglas.

Diseño de un workflow delegado completo para preparar el paquete de coordinación previo al evento.

Identificación de procesos repetitivos que pueden automatizarse sin necesidad de intervención manual en cada ejecución.

Comprensión de triggers, acciones, condiciones y conectores como elementos básicos de un flujo.

Creación de flujos mediante lenguaje natural y posterior revisión de cada paso antes de activarlos.

Automatización del registro de una nueva inscripción recibida mediante Microsoft Forms.

Creación de confirmaciones automáticas de recepción que no impliquen aceptación de condiciones todavía no verificadas.

Generación de avisos internos cuando una inscripción requiere revisión o contiene una necesidad especial.

Automatización de recordatorios relacionados con fechas límite, aprobaciones y documentación pendiente.

Creación de tareas en Planner a partir de registros o eventos definidos en Forms, Lists o SharePoint.

Actualización de registros cuando cambia el estado de una tarea o proceso.

Creación de circuitos de aprobación para presupuestos, piezas de comunicación, propuestas de proveedor o documentación.

Preparación de borradores de mensajes sujetos a revisión antes de su envío definitivo.

Generación de notificaciones a responsables cuando una tarea supera su plazo o aparece una incidencia.

Integración entre Forms, Lists, SharePoint, Outlook, Teams y Planner utilizando conectores estándar de Microsoft 365.

Gestión de errores, duplicados y reintentos para impedir que una automatización incorrecta genere comunicaciones o registros repetidos.

Construcción de un workflow completo de inscripción y seguimiento que conecte formulario, registro, notificación, tarea y control.

Comprensión del agente como una experiencia especializada que combina instrucciones, conocimiento y capacidades orientadas a una función concreta.

Diferenciación entre repetir un prompt, mantener una biblioteca de instrucciones y crear un agente reutilizable.

Identificación de tareas donde un agente puede aportar consistencia a equipos que organizan numerosos eventos.

Uso de Agent Builder para crear un agente declarativo especializado en organización de eventos.

Definición del propósito del agente, usuarios, límites, tipos de consulta y comportamiento esperado.

Elaboración de instrucciones para que el agente diferencie información confirmada de propuestas, supuestos y datos pendientes.

Incorporación de documentación de SharePoint y otras fuentes autorizadas como conocimiento del agente.

Aplicación de grounding/RAG para fundamentar las respuestas en briefs, procedimientos, plantillas y documentación vigente.

Diseño de un agente capaz de responder sobre procedimientos internos para organizar un evento sin inventar políticas inexistentes.

Configuración de un agente que ayude a generar checklists y detectar documentación pendiente a partir del tipo de evento.

Creación de instrucciones para preparar borradores de comunicaciones respetando plantillas y criterios corporativos.

Introducción a Skills como comportamientos reutilizables que permiten estandarizar procedimientos concretos dentro de agentes.

Diseño funcional de Skills para tareas como revisar un briefing, validar una checklist o estructurar un run of show.

Prueba del agente con solicitudes normales, ambiguas, contradictorias y fuera de alcance para evaluar la robustez de las instrucciones.

Definición de ownership, revisión de fuentes y mantenimiento para impedir que el agente continúe utilizando procedimientos obsoletos.

Comparación entre Agent Builder y Copilot Studio para comprender cuándo un agente deja de necesitar únicamente conocimiento y requiere acciones o integraciones.

Identificación de Copilot Studio como siguiente nivel para workflows, herramientas, conectores y publicación corporativa de agentes.

Introducción a knowledge, tools y workflows como componentes fundamentales de un agente más avanzado.

Análisis de agentes que necesitan consultar o actualizar sistemas externos relacionados con eventos.

Identificación de CRM, plataformas de ticketing, ERP, sistemas de compras y plataformas especializadas de eventos como posibles integraciones.

Evaluación de conectores estándar, conectores personalizados y APIs según el sistema que deba integrarse.

Introducción a Microsoft 365 Copilot connectors para incorporar conocimiento externo al contexto corporativo.

Comprensión conceptual de Microsoft Graph y de su papel en integraciones con información de Microsoft 365.

Introducción a MCP como mecanismo moderno para exponer herramientas y capacidades a agentes en escenarios técnicos compatibles.

Separación entre integraciones de solo lectura y acciones capaces de modificar datos, enviar comunicaciones o generar compromisos.

Aplicación de mínimo privilegio y permisos específicos a cada herramienta incorporada a un agente.

Definición de aprobaciones humanas para acciones que afecten a participantes, proveedores, compras o información sensible.

Diferenciación entre un prototipo personal y una solución corporativa que necesita desarrollo, pruebas, control de cambios y mantenimiento.

Introducción a métricas, feedback y evaluación continua para detectar fallos de un agente después de su publicación.

Construcción de una matriz de decisión entre prompt, Skill, Agent Builder, Cowork, Power Automate, Copilot Studio e integración especializada.

Selección de un evento corporativo ficticio o anonimizado con alcance suficiente para reproducir planificación, asistentes, proveedores, presupuesto, comunicación y ejecución.

Definición del briefing del evento con objetivos, audiencia, formato, fechas, restricciones, presupuesto y criterios de éxito.

Creación del Event Knowledge Hub en SharePoint y organización del material de trabajo que servirá como contexto para Copilot.

Diseño de una biblioteca de prompts para planificación, comunicaciones, proveedores, documentación, seguimiento y reporting.

Utilización de Researcher para preparar una investigación sobre venue, proveedores, tendencias o elementos necesarios para el evento.

Creación mediante Forms del formulario de inscripción y estructuración de los datos necesarios para gestionar participantes.

Diseño en Lists y Planner del sistema de seguimiento de asistentes, tareas, proveedores, incidencias y responsables.

Preparación mediante Outlook y Teams de convocatorias, comunicaciones y reuniones de coordinación.

Creación en Word del briefing operativo, runbook, instrucciones y documentación necesaria para el equipo organizador.

Elaboración en Excel de presupuesto, comparativa de proveedores y seguimiento económico, complementado mediante Analyst para identificar desviaciones y patrones.

Creación en Power BI de una vista de seguimiento con los principales indicadores del evento.

Preparación en PowerPoint y Create del paquete de comunicación y presentación ejecutiva del proyecto.

Construcción de un flujo en Power Automate que conecte inscripción, registro, notificación, tarea y seguimiento.

Delegación mediante Cowork de un trabajo administrativo de varios pasos y revisión completa del plan y resultado generado.

Creación de un agente especializado con Agent Builder y presentación de su posible evolución hacia Copilot Studio, cerrando el proyecto con evaluación de beneficios, controles humanos, riesgos, métricas y oportunidades futuras.