Curso de Microsoft 365 Copilot y Agentes IA para la Administración Pública

Aplicación del principio de seguridad integral al uso de IA sobre información y servicios públicos.

Relación con el Esquema Nacional de Seguridad y sus principios de gestión de riesgos, mínimo privilegio, prevención, detección, respuesta, vigilancia continua y diferenciación de responsabilidades.

Comprensión de que Copilot respeta los permisos existentes y de que permisos excesivos sobre SharePoint, Teams o archivos pueden amplificar problemas previos de gobierno de la información.

Identificación de datos personales, categorías especiales, información confidencial, información clasificada y contenidos sometidos a limitaciones específicas.

Aplicación del RGPD y la LOPDGDD al tratamiento de información mediante herramientas de IA.

Diferenciación entre utilizar datos reales, anonimizados, pseudonimizados, sintéticos y públicos según la finalidad del trabajo.

Consideración del Esquema Nacional de Interoperabilidad al diseñar procesos donde documentos, datos o expedientes deban conservarse, intercambiarse o reutilizarse.

Relación con la Ley 39/2015 y las garantías del procedimiento administrativo cuando Copilot interviene como herramienta auxiliar en la preparación de documentación.

Tratamiento de la actuación administrativa automatizada conforme a la Ley 40/2015 y diferenciación respecto de una simple asistencia al empleado público.

Aplicación de transparencia, trazabilidad y capacidad de justificar las fuentes, supuestos y revisiones utilizadas para elaborar un resultado.

Revisión de las obligaciones y principios del Reglamento Europeo de IA, incluyendo alfabetización en IA, transparencia, supervisión humana y tratamiento proporcional al riesgo.

Identificación de casos en los que utilizar IA sobre selección, evaluación de personas, servicios esenciales u otras decisiones sensibles requiere controles reforzados.

Aplicación de criterios de accesibilidad y no discriminación a los contenidos y servicios públicos asistidos por IA.

Establecimiento de controles humanos diferentes para borradores internos, comunicaciones externas, informes técnicos, documentos jurídicos y decisiones con efectos sobre terceros.

Creación de un checklist institucional de uso responsable de Microsoft 365 Copilot antes de incorporar sus resultados a documentación oficial.

Utilización de Copilot Chat como punto de entrada para consultas, generación, transformación y análisis de información.

Construcción de prompts mediante objetivo, contexto, fuentes, restricciones, audiencia, criterios de calidad y formato de salida.

Sustitución de instrucciones vagas por solicitudes que especifiquen claramente qué debe producirse y qué información puede utilizarse.

Context Engineering para seleccionar únicamente los documentos, antecedentes y datos necesarios para resolver correctamente una tarea.

Diseño de prompts para resumir expedientes, preparar informes, comparar documentos, revisar requisitos o transformar información técnica en lenguaje comprensible.

Elaboración de instrucciones para identificar hechos, fechas, responsables, documentación pendiente y discrepancias entre fuentes.

Separación entre información conocida, inferencias realizadas por la IA y cuestiones que no pueden resolverse con la evidencia disponible.

Descomposición de tareas complejas en pasos que puedan revisarse antes de continuar con la siguiente fase.

Uso de ejemplos, plantillas y criterios de aceptación para mantener consistencia con modelos documentales corporativos.

Solicitud de resultados estructurados mediante tablas, cronologías, matrices, checklists, resúmenes ejecutivos o borradores de informe.

Utilización de archivos como fuentes para realizar comparaciones sin depender exclusivamente del conocimiento general del modelo.

Uso de Search para localizar documentación, personas, reuniones, comunicaciones y otros contenidos institucionales a los que el usuario tenga acceso.

Transformación de procedimientos y criterios internos en prompts reutilizables y, posteriormente, en Skills o agentes cuando tenga sentido.

Construcción de una biblioteca de instrucciones para tareas administrativas recurrentes.

Verificación de normativa, fechas, artículos, cifras, nombres y referencias antes de incorporar un resultado a un documento oficial.

Diferenciación entre OneDrive como espacio individual de trabajo y SharePoint como repositorio colaborativo institucional.

Diseño de estructuras documentales que permitan organizar información por unidad, procedimiento, proyecto, expediente o materia.

Utilización de metadatos, propiedades y versionado para mejorar localización, trazabilidad y mantenimiento de documentos.

Aplicación de permisos y segregación de acceso para impedir que la reutilización del conocimiento exponga información a usuarios no autorizados.

Uso de Copilot para localizar, resumir, comparar y consultar documentación almacenada en fuentes autorizadas.

Identificación de versiones contradictorias, documentación incompleta, duplicados y contenidos que requieren actualización.

Preparación de repositorios de conocimiento que mejoren el grounding de Copilot sin incorporar indiscriminadamente documentación obsoleta.

Uso de OneNote para organizar notas, antecedentes, reuniones, investigación y conocimiento personal del puesto.

Utilización de Loop para mantener información colaborativa que evoluciona durante proyectos, comités, grupos de trabajo o procedimientos.

Integración de componentes Loop en Teams y Outlook para trabajar sobre una misma información sin mantener múltiples copias.

Uso de Copilot Pages para convertir una respuesta de IA en contenido editable y reutilizable por un equipo.

Utilización de Copilot Notebooks para reunir un conjunto delimitado de archivos, reuniones, correos y otras referencias relacionadas con una materia.

Diferenciación entre OneNote, Loop, Pages y Notebooks según necesidad de organización, colaboración, persistencia y grounding.

Aplicación de principios de interoperabilidad, conservación y gestión documental cuando el contenido de trabajo tenga que incorporarse posteriormente a un expediente oficial.

Construcción de un espacio de conocimiento institucional preparado para ser reutilizado por personas y, posteriormente, por agentes especializados.

Uso de Copilot en Outlook para resumir cadenas de correo y recuperar antecedentes, acuerdos, solicitudes y actuaciones pendientes.

Identificación de fechas, compromisos, documentación mencionada y responsables dentro de conversaciones extensas.

Redacción de comunicaciones internas y externas adaptando tono, formalidad, extensión y nivel técnico al destinatario.

Preparación de solicitudes de información a otras unidades evitando mensajes ambiguos o incompletos.

Elaboración de recordatorios y seguimientos sobre expedientes, informes, proyectos, contrataciones o documentación pendiente.

Preparación de convocatorias, órdenes del día y documentación previa para reuniones y órganos colegiados.

Uso de Copilot en Teams antes de una reunión para recuperar antecedentes y decisiones relacionadas con el asunto.

Utilización de Copilot durante reuniones y sobre transcripciones cuando las políticas y configuración institucional lo permitan.

Elaboración posterior de resúmenes que diferencien lo debatido de los acuerdos y decisiones efectivamente adoptados.

Extracción de acuerdos, acciones, responsables, fechas y cuestiones pendientes para su revisión por la persona responsable.

Preparación de borradores de actas que deberán validarse y formalizarse mediante el procedimiento correspondiente antes de adquirir cualquier carácter oficial.

Organización de equipos y canales por proyecto, unidad, comisión o grupo de trabajo evitando dispersión documental.

Coordinación de información entre Teams, SharePoint y las restantes herramientas de seguimiento.

Preparación de comunicaciones derivadas de reuniones sin volver a reconstruir manualmente todo el contexto.

Aplicación práctica al ciclo convocatoria → reunión → acta/borrador → acuerdos → tareas → seguimiento.

Uso de Copilot en Word para crear estructuras documentales a partir de una finalidad, audiencia y conjunto de fuentes previamente definidas.

Generación de primeros borradores de informes administrativos, memorias, notas internas, comunicaciones y documentos de trabajo.

Transformación de antecedentes dispersos en una estructura coherente con contexto, hechos, análisis, conclusiones y propuestas.

Resumen de documentación extensa sin perder referencias relevantes para comprender el expediente.

Extracción de fechas, hechos, actuaciones, alegaciones, requisitos o documentación pendiente a partir de documentos proporcionados.

Creación de cronologías a partir de los antecedentes disponibles para facilitar la comprensión de un procedimiento.

Comparación entre versiones de documentos, propuestas, convenios, procedimientos o instrucciones internas.

Elaboración de borradores de respuestas a solicitudes o comunicaciones que posteriormente deberán revisarse desde el punto de vista técnico y jurídico.

Preparación de informes de seguimiento de planes, programas, proyectos y actuaciones públicas.

Transformación de lenguaje técnico o jurídico en versiones comprensibles para ciudadanía o perfiles no especialistas sin alterar su significado.

Generación de procedimientos internos, manuales y guías de trabajo a partir de documentación validada.

Adaptación de un mismo contenido para dirección, personal técnico, ciudadanía u otras Administraciones.

Aplicación de plantillas institucionales para evitar que la generación mediante IA produzca documentación inconsistente.

Revisión crítica de coherencia, datos, referencias, motivación y afirmaciones que no estén respaldadas por las fuentes.

Utilización de Copilot como herramienta de preparación documental sin atribuir carácter oficial al contenido hasta que haya pasado por los controles, firmas y trámites aplicables.

Preparación de datos administrativos mediante tablas estructuradas, encabezados consistentes, tipos correctos y criterios comunes de clasificación.

Identificación y tratamiento de duplicados, registros incompletos, inconsistencias y valores atípicos antes de solicitar análisis a la IA.

Uso de Copilot en Excel para consultar información mediante lenguaje natural manteniendo comprensión sobre el origen y significado de los datos.

Generación y explicación de fórmulas para clasificar, comparar, consolidar y calcular indicadores.

Cruce de diferentes listados mediante identificadores comunes y detección de elementos sin correspondencia.

Análisis de expedientes abiertos, cerrados, pendientes, fuera de plazo o clasificados por tipología.

Seguimiento de ejecución presupuestaria, programas, subvenciones, contratos, recursos o proyectos cuando los datos disponibles lo permitan.

Construcción de indicadores de carga, tiempos, volumen, cumplimiento y evolución de servicios.

Análisis de series históricas para identificar tendencias, estacionalidad y cambios que requieran investigación.

Creación de escenarios y simulaciones que sirvan como apoyo al análisis sin convertir la estimación generada en una predicción oficial.

Uso de Analyst para investigar relaciones, patrones, diferencias o anomalías en uno o varios archivos.

Diferenciación entre hechos contenidos en los datos, relaciones estadísticas e interpretaciones que necesitan validación adicional.

Uso de Power BI cuando el análisis necesita convertirse en un cuadro de mando estable y compartido.

Consulta de informes mediante Copilot en Power BI cuando se disponga de las licencias, capacidades y configuración necesarias.

Transformación de datos en conclusiones comprensibles para responsables públicos sin ocultar metodología, limitaciones ni incertidumbre.

Uso de Copilot en PowerPoint para convertir informes y documentos en estructuras de presentación orientadas a una audiencia concreta.

Preparación de presentaciones para órganos directivos, comisiones, grupos de trabajo, jornadas, reuniones institucionales y exposición de proyectos.

Construcción de una narrativa que diferencie contexto, problema, evidencia, alternativas, propuesta y decisión requerida.

Generación de títulos que expresen el mensaje principal de cada diapositiva y no únicamente el nombre del apartado.

Transformación de información técnica, jurídica o presupuestaria en una explicación visual comprensible sin simplificarla incorrectamente.

Incorporación de información procedente de Excel y Power BI dentro de presentaciones de seguimiento o resultados.

Adaptación de un mismo deck para audiencias políticas, directivas, técnicas, administrativas o ciudadanas.

Preparación de presentaciones de rendición de cuentas y comunicación de resultados utilizando fuentes verificadas.

Uso de Microsoft Copilot Create para producir recursos visuales, diagramas, imágenes o materiales de apoyo cuando resulte apropiado.

Revisión de derechos de uso, exactitud, representación y posibles sesgos de los materiales generados por IA.

Utilización de Whiteboard para facilitar talleres, grupos de trabajo, análisis de problemas y sesiones de ideación.

Organización mediante Copilot de ideas, notas y aportaciones recogidas durante una sesión colaborativa.

Conversión del resultado de un workshop en acciones, categorías, líneas de trabajo o borradores de roadmap.

Reutilización de contenido validado en Sway u otros formatos de comunicación cuando resulte conveniente, diferenciándolo de una integración nativa específica de Copilot.

Aplicación de criterios de accesibilidad y lenguaje claro a presentaciones y materiales destinados a comunicación pública.

Uso de Microsoft Forms para encuestas, consultas internas, evaluación de servicios, recogida de necesidades y captura estructurada de información.

Creación asistida de formularios a partir del objetivo y de los datos que realmente se necesitan obtener.

Diseño de preguntas evitando ambigüedad, sesgos, duplicidades y recogida innecesaria de datos.

Configuración de campos obligatorios, opciones y ramificaciones cuando ayuden a mejorar la calidad de las respuestas.

Revisión de protección de datos, finalidad y minimización antes de recopilar información personal.

Exportación y análisis posterior de respuestas mediante Excel.

Diferenciación entre Forms como mecanismo de captura y Lists como registro que debe mantenerse durante un proceso.

Creación de registros para solicitudes, actuaciones, incidencias, proyectos, riesgos, compromisos o documentación pendiente.

Configuración de responsables, fechas, estados, prioridades y campos de clasificación en Lists.

Uso de Planner para organizar planes de trabajo, proyectos públicos y actuaciones con múltiples responsables.

Conversión de acuerdos y objetivos en tareas y entregables comprobables.

Uso de Copilot y del agente de Planner cuando estén habilitados para desglosar trabajo y consultar el estado de planes.

Utilización de To Do para compromisos personales derivados de reuniones y actividades compartidas.

Preparación de informes de seguimiento a partir de Lists y Planner evitando mantener hojas paralelas sin sincronización.

Diseño de un circuito completo de recogida → clasificación → asignación → seguimiento → reporting.

Diferenciación entre una búsqueda sencilla y una investigación que requiere recopilar, contrastar y estructurar numerosas fuentes.

Definición previa de una pregunta de investigación, alcance, fechas, ámbito territorial y criterios de validez de las fuentes.

Uso de Researcher para preparar estudios previos, informes comparativos y análisis multifuente.

Localización de normativa, documentación pública, estudios, antecedentes y otros materiales relevantes para contextualizar una cuestión.

Utilización de información corporativa autorizada junto con fuentes externas cuando sea necesario relacionar antecedentes internos y contexto público.

Preparación de dossiers sobre políticas públicas, tendencias, tecnologías, programas o experiencias de otras Administraciones.

Comparación de enfoques de diferentes organismos evitando asumir que una práctica es jurídicamente trasladable por el simple hecho de existir en otro territorio.

Elaboración de benchmarks de servicios, procedimientos, modelos organizativos o iniciativas públicas.

Construcción de cronologías normativas o institucionales a partir de fuentes verificables.

Identificación de modificaciones, derogaciones o cambios relevantes que obliguen a revisar conclusiones previas.

Separación entre normativa vigente, proyectos normativos, jurisprudencia, guías, recomendaciones y opiniones doctrinales.

Generación de informes de investigación con referencias que permitan revisar posteriormente cada afirmación relevante.

Detección de información ausente o contradictoria que requiera consulta adicional a servicios jurídicos o unidades competentes.

Conversión de una investigación extensa en un briefing útil para una reunión, informe o toma de decisión.

Revisión humana obligatoria de cualquier interpretación jurídica, requisito normativo o conclusión susceptible de producir efectos administrativos.

Diferenciación entre solicitar una respuesta concreta a Copilot Chat y delegar a Cowork un trabajo compuesto por varias actividades relacionadas.

Selección de tareas adecuadas para delegación cuando el resultado sea revisable y no implique transferir competencias o decisiones reservadas.

Definición de objetivo, contexto, fuentes, restricciones, entregables y criterios de aceptación antes de iniciar el trabajo.

Revisión del plan propuesto por Cowork para detectar operaciones innecesarias o pasos que requieran supervisión especial.

Utilización de correos, reuniones, documentos y archivos corporativos autorizados como contexto de una tarea de varios pasos.

Preparación de dossiers que combinen antecedentes, documentos, reuniones y cuestiones pendientes.

Elaboración de borradores de informes y documentos mediante información procedente de diferentes fuentes de Microsoft 365.

Consolidación de documentación dispersa en una síntesis estructurada para facilitar posteriormente la revisión del empleado público.

Preparación de materiales para reuniones, comisiones, auditorías, proyectos o sesiones de trabajo.

Coordinación de resultados entre Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones cuando las capacidades habilitadas lo permitan.

Utilización de Cowork para trabajos administrativos repetitivos donde exista un resultado objetivo y verificable.

Revisión de cada paso y posibilidad de intervenir para modificar instrucciones, aportar datos o corregir el rumbo.

Aplicación de aprobación humana previa a comunicaciones, modificaciones o acciones que puedan generar efectos fuera del espacio de trabajo personal.

Diferenciación entre Cowork y una actuación administrativa automatizada: delegar trabajo preparatorio no convierte a Cowork en órgano competente ni en responsable de la decisión.

Comparación entre Cowork, Power Automate y agentes para seleccionar el mecanismo apropiado según variabilidad, repetibilidad y nivel de autonomía.

Diferenciación entre generar contenido con Copilot y automatizar una secuencia determinista mediante Power Automate.

Identificación de procesos repetitivos y estables que pueden automatizarse sin alterar garantías del procedimiento.

Introducción a desencadenantes, acciones, condiciones, variables y conectores dentro de un flujo.

Construcción asistida de flujos mediante lenguaje natural cuando Copilot esté disponible en el entorno.

Automatización de avisos cuando se recibe información mediante Forms o se modifica un registro.

Creación de recordatorios sobre plazos internos, revisiones, tareas o documentación pendiente.

Actualización controlada de registros de Lists y SharePoint a medida que avanza un proceso.

Generación de tareas para responsables a partir de condiciones definidas.

Preparación de circuitos de aprobación para documentos o actuaciones internas.

Diferenciación entre aprobación organizativa dentro de un flujo y firma o acto administrativo formal.

Preparación de borradores de comunicaciones sujetos a revisión antes de su envío.

Conservación de estados y registros suficientes para poder reconstruir qué ocurrió dentro del flujo.

Gestión de errores, duplicados, reintentos y situaciones en las que faltan datos necesarios.

Integración con gestores de expedientes, ERP, registro, contratación u otros sistemas únicamente cuando existan conectores o APIs autorizados y un diseño conforme al ENS.

Identificación de automatizaciones que, por producir actuaciones sin intervención directa del empleado público, requieren análisis jurídico y técnico específico conforme a la regulación de actuación administrativa automatizada.

Diferenciación entre Copilot Chat, prompt reutilizable, Skill, agente declarativo y automatización.

Identificación de problemas recurrentes donde un agente aporta mayor consistencia que pedir manualmente la misma tarea cada vez.

Uso de Agent Builder para crear agentes especializados mediante lenguaje natural y configuración guiada.

Definición de propósito, usuarios, ámbito, fuentes permitidas y situaciones fuera de alcance antes de comenzar a configurar el agente.

Incorporación de SharePoint y otras fuentes institucionales compatibles como conocimiento autorizado.

Aplicación de grounding/RAG para responder utilizando procedimientos, instrucciones, normativa interna y documentación controlada.

Diseño de un agente de procedimientos internos que explique pasos y requisitos sin tomar decisiones en nombre de la unidad responsable.

Creación de un agente de normativa y conocimiento institucional que ayude a localizar información y siempre permita volver a la fuente original.

Diseño de un agente para orientar sobre plantillas, modelos documentales, manuales o preguntas frecuentes internas.

Configuración de instrucciones para que el agente reconozca incertidumbre, solicite contexto adicional y evite responder cuando no dispone de evidencia suficiente.

Introducción a Skills como módulos reutilizables que encapsulan procedimientos concretos y repetibles cuando estén habilitadas en el tenant.

Conversión de checklists institucionales en Skills para estandarizar análisis o preparación de documentos.

Prueba del agente mediante casos correctos, consultas ambiguas, información contradictoria y solicitudes que deben quedar fuera de su alcance.

Revisión periódica de fuentes y propiedad del agente para evitar que continúe utilizando procedimientos o normativa interna obsoleta.

Compartición gobernada de agentes evitando proliferación de soluciones sin responsable, documentación ni ciclo de mantenimiento.

Comparación entre Agent Builder y Copilot Studio para seleccionar la plataforma de creación adecuada según complejidad, integración, publicación y gobierno.

Uso de Agent Builder cuando el caso se resuelve mediante instrucciones, conocimiento corporativo y capacidades soportadas dentro de Microsoft 365.

Identificación de situaciones donde Copilot Studio resulta más adecuado por necesitar workflows, herramientas, conectores o acciones externas.

Introducción a knowledge, tools, workflows y conectores de Copilot Studio sin convertir el curso en una formación especializada de desarrollo.

Diseño de agentes que necesiten consultar información de sistemas corporativos fuera de Microsoft 365 mediante integraciones autorizadas.

Consideración de gestores de expedientes, sedes, registros, contratación, ERP, CRM y otros sistemas de negocio como posibles fuentes o destinos únicamente bajo arquitectura y permisos aprobados.

Diferenciación entre acceso de solo lectura, generación de recomendaciones y acciones capaces de modificar información.

Aplicación de mínimo privilegio y separación de responsabilidades a cada herramienta que pueda utilizar un agente.

Revisión del impacto ENS, RGPD, interoperabilidad, auditoría y trazabilidad cuando el agente accede a aplicaciones externas.

Distinción entre un agente interno de apoyo y un agente orientado a ciudadanía, donde accesibilidad, transparencia, autenticación y garantías requieren un análisis adicional.

Introducción conceptual a conectores, Microsoft Graph, Work IQ APIs y MCP como mecanismos de extensibilidad avanzada.

Separación entre low-code y pro-code y criterios para trasladar un caso a equipos técnicos especializados.

Diseño de entornos de desarrollo, prueba y producción para agentes que pasen de uso personal a solución institucional.

Definición de ownership, versionado, evaluación, métricas, feedback, retirada y revisión periódica de los agentes publicados.

Elaboración de una matriz para decidir entre prompt, Skill, Agent Builder, Cowork, Power Automate, Copilot Studio o desarrollo especializado.

Selección de un caso administrativo representativo con documentación, coordinación, datos y seguimiento suficientes para integrar los contenidos del curso.

Identificación del objetivo, unidad responsable, actores, datos implicados, normativa relevante y restricciones de seguridad y privacidad.

Clasificación inicial de la información para determinar qué documentación puede utilizarse y qué contenidos deben excluirse o anonimizarse.

Preparación de un espacio documental en SharePoint/OneDrive que sirva como contexto controlado para el caso.

Diseño de prompts e instrucciones reutilizables para búsqueda, resumen, comparación, análisis y preparación documental.

Uso de Researcher para recopilar normativa, antecedentes o documentación pública cuando el caso requiera investigación multifuente.

Utilización de Teams y Outlook para simular comunicaciones, reuniones, recopilación de antecedentes y seguimiento.

Elaboración de un informe o documento administrativo en Word a partir exclusivamente de fuentes identificadas y posteriormente revisadas.

Análisis mediante Excel y Analyst de los datos asociados al caso y creación de indicadores cuando resulte pertinente.

Preparación de una presentación en PowerPoint para comunicar situación, evidencias, conclusiones y propuesta a un órgano directivo o grupo de trabajo.

Utilización de Forms, Lists y Planner para estructurar recopilación de información, acciones, responsables y seguimiento.

Diseño de una automatización sencilla mediante Power Automate para eliminar una tarea manual sin comprometer garantías del procedimiento.

Uso de Cowork para delegar un trabajo preparatorio de varios pasos con revisión humana del plan y resultado.

Creación de un agente institucional mediante Agent Builder, incorporando conocimiento autorizado y una Skill cuando resulte apropiado.

Presentación final de la solución indicando beneficios, riesgos, controles humanos, requisitos ENS/RGPD, límites legales, métricas y posibles siguientes pasos con Copilot Studio.