¿Qué es Microsoft Viva Learning? Guía Completa

En el mundo actual, el aprendizaje se ha convertido en un componente esencial para el éxito profesional y organizativo. El desafío para muchas empresas es integrar este aprendizaje en el flujo de trabajo diario, haciéndolo accesible y relevante para sus empleados. Aquí es donde entra en juego Microsoft Viva Learning, una herramienta diseñada para fomentar el desarrollo continuo y potenciar las capacidades de cada miembro del equipo.

En este artículo vamos a explorar qué ofrece esta plataforma, cómo puede beneficiar a las empresas y qué pasos son necesarios para implementarla eficazmente.

¿Qué es Microsoft Viva Learning?

Microsoft Viva Learning es una plataforma de aprendizaje integral diseñada para facilitar el acceso a recursos educativos dentro de las organizaciones. Su objetivo principal es integrar el aprendizaje en los flujos de trabajo cotidianos, permitiendo que los empleados adquieran nuevas habilidades sin interrumpir sus actividades diarias. La plataforma funciona como un hub centralizado donde los equipos pueden acceder, compartir y gestionar contenido de aprendizaje de manera eficiente.

¿Para qué sirve Viva Learning?

El propósito principal de Viva Learning es facilitar el acceso al conocimiento y empoderar a los empleados para adquirir habilidades clave que impulsen tanto su desarrollo profesional como los objetivos de la empresa. A través de su integración con otras herramientas de colaboración, Viva Learning permite:

• Centralizar el contenido de aprendizaje de diversas fuentes, eliminando la necesidad de plataformas separadas.
• Crear rutas de aprendizaje personalizadas adaptadas a las necesidades específicas de cada equipo o empleado.
• Fomentar una cultura de mejora continua al poner el aprendizaje en el centro de las actividades diarias.

Viva Learning no solo es una aplicación, sino un motor estratégico para transformar el aprendizaje corporativo en un recurso dinámico y accesible.

Características de Viva Learning

Viva Learning destaca por una serie de características diseñadas para satisfacer las necesidades de formación en el mundo empresarial moderno:

• Integración fluida: La plataforma se conecta fácilmente con otros sistemas de gestión de aprendizaje y herramientas colaborativas, ofreciendo una experiencia unificada.
• Amplia biblioteca de contenido: Desde cursos técnicos hasta habilidades blandas, Viva Learning proporciona acceso a una amplia gama de recursos educativos.
• Recomendaciones personalizadas: Basándose en los intereses y necesidades del usuario, ofrece contenido adaptado que maximiza el impacto del aprendizaje.
• Colaboración en equipo: Los empleados pueden compartir cursos relevantes con sus compañeros, creando una cultura de aprendizaje compartido.
• Analítica avanzada: Herramientas para monitorizar el progreso, identificar brechas de conocimiento y optimizar estrategias de formación.

Estas características convierten a Viva Learning en una herramienta versátil y poderosa para cualquier organización que busque mantenerse competitiva en un mercado en constante evolución.

Beneficios de Usar Microsoft Viva Learning

Adoptar Microsoft Viva Learning en tu organización ofrece una amplia gama de beneficios tangibles e intangibles:

• Aumento de la productividad: Al integrar el aprendizaje en el flujo de trabajo diario, los empleados pueden mejorar sus habilidades sin interrumpir sus tareas habituales.
• Fomento de la retención de talento: Las empresas que invierten en el desarrollo de sus equipos tienden a retener a los empleados más comprometidos y satisfechos.
• Adaptabilidad y accesibilidad: Con contenido disponible desde cualquier lugar y en cualquier momento, Viva Learning facilita el acceso al aprendizaje en un mundo cada vez más remoto.
• Impulso a la innovación: Equipar a los empleados con las habilidades adecuadas fomenta la creación de ideas innovadoras y soluciones estratégicas.
• Cumplimiento de objetivos organizacionales: Alinear el aprendizaje con las metas de la empresa asegura que los esfuerzos educativos impacten directamente en el crecimiento y éxito del negocio.

Microsoft Viva Learning es mucho más que una herramienta de aprendizaje; es un aliado estratégico para impulsar el desarrollo personal y profesional en cualquier organización.

Cómo Implementar Viva Learning en tu Empresa

Para implementar Microsoft Viva Learning de manera efectiva, es importante seguir un enfoque estratégico que simplifique el proceso y asegure resultados significativos. Aquí tienes los pasos clave para lograrlo:

1. Analiza las necesidades y establece objetivos claros: Evalúa las áreas de desarrollo prioritarias dentro de tu organización y define qué deseas lograr con Viva Learning. Identifica las competencias críticas que necesitan fortalecerse y alinea estos objetivos con los planes estratégicos de la empresa. Esto garantizará que la herramienta tenga un impacto real en el crecimiento organizacional.

2. Integra y configura la plataforma: Conecta Viva Learning con las herramientas y sistemas ya utilizados en tu organización, como plataformas colaborativas y sistemas de gestión de aprendizaje. Configura la plataforma para que el contenido sea fácilmente accesible y organiza los recursos de acuerdo con los equipos y departamentos que lo utilizarán.

3. Personaliza el contenido y capacita al equipo: Selecciona los cursos y módulos más relevantes para cada grupo de trabajo, aprovechando las funcionalidades de recomendaciones personalizadas de Viva Learning. Posteriormente, capacita a los empleados sobre cómo utilizar la plataforma de manera efectiva, incluyendo la búsqueda de contenido, el seguimiento de su progreso y el intercambio de recursos con sus colegas.

4. Fomenta la adopción y monitoriza el progreso: Promueve el uso activo de Viva Learning integrándolo en las actividades diarias de los equipos. Motiva a los líderes a participar y a impulsar el aprendizaje colaborativo. Utiliza las herramientas analíticas de la plataforma para medir el progreso, identificar brechas de aprendizaje y realizar ajustes cuando sea necesario.

5. Evalúa el impacto y mejora continuamente: Realiza evaluaciones periódicas para medir el impacto de Viva Learning en los resultados organizacionales, como el aumento en la productividad, la retención de talento y la mejora de habilidades. Recoge feedback de los empleados y ajusta las estrategias de implementación para mantener la relevancia y efectividad de la plataforma.

Con estos pasos, tu organización podrá integrar Microsoft Viva Learning de la mejor manera, maximizando sus beneficios y construyendo una cultura de aprendizaje sostenible.

Viva Learning con Otras Apps

Microsoft Viva Learning no opera de manera aislada, su verdadero potencial se manifiesta al integrarse con otras aplicaciones de Microsoft 365. Estas sinergias ofrecen una experiencia de aprendizaje unificada que mejora la accesibilidad, fomenta la colaboración y optimiza el flujo de trabajo dentro de las organizaciones. A continuación, exploramos cómo Viva Learning se complementa con algunas de las herramientas más importantes del ecosistema:

Teams

Microsoft Teams se convierte en un canal principal para acceder a Viva Learning, integrando el aprendizaje directamente en el espacio de trabajo colaborativo. Con esta integración, las empresas pueden:

• Facilitar el acceso inmediato al contenido: Los empleados pueden buscar, explorar y compartir cursos, módulos y recursos educativos dentro de los chats y canales de Teams, lo que elimina la necesidad de cambiar de aplicación.
• Promover el aprendizaje grupal: Los equipos pueden organizar sesiones de formación colaborativa, asignar tareas educativas específicas y discutir temas clave relacionados con los cursos en tiempo real.
• Notificaciones personalizadas: Teams muestra sugerencias de cursos adaptadas al rol de cada usuario, ayudando a priorizar los temas más relevantes según las necesidades del equipo y los objetivos organizacionales.
• Integrar formación en reuniones: Utilizar Viva Learning durante las reuniones virtuales permite presentar contenido educativo relevante, como tutoriales, para reforzar ideas o capacitar a los empleados en tiempo real.

Esta combinación hace que el aprendizaje sea accesible, dinámico y completamente integrado en las actividades cotidianas.

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SharePoint

Con Microsoft SharePoint, Viva Learning se convierte en un verdadero centro de conocimiento al combinar contenido de aprendizaje interno y externo en un único lugar. Las empresas pueden aprovechar esta integración para:

• Publicar contenido personalizado: Crear y gestionar una biblioteca de aprendizaje interna que incluye guías, tutoriales, videos y documentos clave diseñados específicamente para las necesidades de la organización.
• Acceso estructurado y organizado: La estructura flexible de SharePoint permite categorizar el contenido según departamentos, roles o áreas de especialización, mejorando la experiencia del usuario al buscar recursos relevantes.
• Integración perfecta con portales internos: Los portales de SharePoint actúan como la puerta de entrada para que los empleados accedan tanto al contenido propio de la empresa como al ofrecido por Viva Learning, consolidando todo en una sola plataforma.
• Seguimiento de contenido interno: Las herramientas analíticas permiten medir qué recursos son más consultados, identificando las áreas de mayor interés y las oportunidades para enriquecer la formación.

Al centralizar el conocimiento, SharePoint potencia el alcance y la relevancia del aprendizaje dentro de la organización.

Outlook

La integración de Viva Learning con Microsoft Outlook asegura que el aprendizaje sea parte natural del flujo de trabajo diario, ofreciendo una experiencia accesible y planificada. Algunas de las principales funciones incluyen:

• Sugerencias en el correo electrónico: Los empleados reciben recomendaciones de cursos directamente en su bandeja de entrada, lo que facilita estar al tanto de oportunidades de formación relevantes.
• Planificación en el calendario: Viva Learning permite reservar tiempos dedicados al aprendizaje en el calendario de Outlook, asegurando que los empleados puedan asignar espacio en su jornada laboral para mejorar sus habilidades.
• Comunicación eficiente: Los usuarios pueden compartir recursos educativos por correo electrónico con colegas, líderes o equipos enteros, fomentando una cultura de intercambio de conocimientos.
• Alertas de progreso: Outlook envía notificaciones sobre hitos alcanzados o recordatorios de cursos pendientes, ayudando a mantener la motivación y el compromiso con los programas de formación.

Gracias a esta integración, el aprendizaje se convierte en una actividad estructurada y constantemente presente en la rutina de los empleados, maximizando la productividad y el desarrollo profesional.

Estas conexiones fortalecen el ecosistema de Microsoft, asegurando que Viva Learning sea no solo una herramienta educativa, sino una parte integral de los flujos de trabajo y la colaboración empresarial.

Otras Plataformas de Aprendizaje

Al evaluar soluciones para la formación en el entorno empresarial, es fundamental comparar las características y beneficios de diversas plataformas. A continuación, analizamos cómo Microsoft Viva Learning se posiciona frente a otras opciones destacadas en el mercado.

Viva Learning vs. Google Workspace

Microsoft Viva Learning y Google Workspace for Education son herramientas diseñadas para facilitar el aprendizaje, pero con enfoques y funcionalidades distintas:

• Integración en el flujo de trabajo: Viva Learning se integra de manera fluida con aplicaciones como Microsoft Teams y SharePoint, permitiendo que el aprendizaje forme parte natural de las actividades laborales diarias. Por su parte, Google Workspace ofrece herramientas como Classroom y Meet, enfocadas principalmente en entornos educativos formales.

• Contenido y recursos: Viva Learning proporciona acceso a una amplia variedad de contenidos, incluyendo cursos de LinkedIn Learning y Microsoft Learn, además de permitir la incorporación de contenido personalizado de la organización. Google Workspace se centra en facilitar la creación y distribución de materiales educativos, pero no ofrece una biblioteca de contenidos integrada de la misma amplitud.

• Experiencia de usuario: La interfaz de Viva Learning está diseñada para integrarse en las herramientas de productividad que los empleados ya utilizan, lo que facilita su adopción. Google Workspace ofrece una experiencia cohesiva dentro de su ecosistema, aunque puede requerir una adaptación adicional para integrarse plenamente en flujos de trabajo empresariales.

Viva Learning vs. Coursera

Coursera es una plataforma reconocida por ofrecer cursos en línea de instituciones académicas y empresas líderes, mientras que Microsoft Viva Learning se centra en integrar el aprendizaje en el entorno laboral:

• Tipo de contenido: Coursera ofrece cursos estructurados, programas especializados y certificaciones de diversas disciplinas, orientados tanto a individuos como a organizaciones. Viva Learning, en cambio, agrega contenido de múltiples fuentes, incluyendo Coursera, y lo presenta dentro del ecosistema de Microsoft 365 para facilitar el acceso y la relevancia en el contexto laboral.

• Integración con herramientas de trabajo: Viva Learning se incorpora directamente en aplicaciones como Microsoft Teams, permitiendo a los empleados acceder al aprendizaje sin abandonar sus herramientas de trabajo. Coursera funciona como una plataforma independiente, requiriendo que los usuarios accedan por separado para participar en los cursos.

• Personalización y seguimiento: Viva Learning permite a las organizaciones personalizar el contenido y realizar un seguimiento del progreso de los empleados dentro de su entorno de trabajo. Coursera ofrece analíticas y seguimiento, pero generalmente desde su propia plataforma, lo que puede implicar una gestión adicional para integrarse con sistemas internos de la empresa.

Viva Learning vs. ProAcademy

Por otra parte, ProAcademy es una plataforma de gestión de aprendizaje (LMS) diseñada para facilitar la formación online, especialmente en el contexto de la formación bonificada para empresas por FUNDAE en España. Al compararla con Microsoft Viva Learning, se observan las siguientes diferencias:

• Enfoque y funcionalidades: ProAcademy ofrece herramientas específicas para la gestión de cursos, seguimiento de alumnos y cumplimiento de requisitos de formación bonificada, incluyendo informes y diplomas adaptados a las normativas de FUNDAE. Viva Learning se centra en integrar el aprendizaje en el flujo de trabajo diario, proporcionando acceso a una amplia variedad de contenidos y facilitando el aprendizaje colaborativo.

• Integración con ecosistemas existentes: Viva Learning se integra de manera nativa con las aplicaciones de Microsoft 365, como Teams y SharePoint, ofreciendo una experiencia unificada para los usuarios. ProAcademy funciona como una plataforma independiente, aunque puede ofrecer integraciones con otras herramientas según las necesidades de la organización.

• Personalización y adaptabilidad: Ambas plataformas permiten la personalización del contenido y la adaptación a las necesidades específicas de la organización. Sin embargo, ProAcademy está diseñada para cumplir con normativas específicas de formación en España, lo que puede ser una ventaja para empresas que buscan cumplir con estos requisitos.

Mientras que Microsoft Viva Learning ofrece una solución integrada en el ecosistema de Microsoft 365, facilitando el acceso al aprendizaje en el flujo de trabajo diario, ProAcademy proporciona funcionalidades especializadas para la gestión de la formación online, con un enfoque particular en el cumplimiento de normativas como las de FUNDAE. La elección entre ambas dependerá de las necesidades específicas de tu organización.

Aprender a Usar Microsoft Viva Learning

Microsoft Viva Learning es una herramienta esencial para integrar el aprendizaje en el flujo de trabajo diario, mejorar la productividad y fomentar una cultura de desarrollo continuo dentro de las organizaciones. Si deseas maximizar los beneficios de esta plataforma en tu empresa, te recomendamos inscribirte en nuestro curso de Microsoft Viva Learning.

En este curso, aprenderás a configurar, personalizar e implementar Viva Learning de manera efectiva, además de explorar todas sus funcionalidades. Con nuestra formación, estarás preparado para optimizar la experiencia de aprendizaje en tu organización y potenciar el crecimiento de tu equipo.

¡Conviértete en un experto en Viva Learning con nuestra formación!