Cómo Usar la Función CONTAR SI en Excel

La función CONTAR.SI en Excel es una de las herramientas más útiles para analizar datos rápidamente, especialmente cuando se necesita contabilizar elementos que cumplen un determinado criterio. En el día a día de muchas empresas, ya sea en tareas administrativas, informes financieros o en hojas de seguimiento de proyectos, saber cómo utilizar esta función de forma eficaz marca una gran diferencia.

En este artículo vamos a enseñarte paso a paso cómo funciona, cuál es su sintaxis y cómo usarla correctamente. Si trabajas con hojas de cálculo con frecuencia, esta guía te será de gran ayuda para mejorar tus habilidades en Excel.

¿Qué es la Función CONTAR.SI en Excel?

CONTAR.SI es una de las funciones más importantes de Excel, se utiliza para contar celdas que cumplen una condición específica dentro de un rango determinado. Es decir, nos permite responder a preguntas del tipo: ¿cuántas veces aparece este valor?, ¿cuántos registros cumplen esta condición?, o ¿cuántas celdas contienen cierto contenido?

Se trata de una función especialmente útil cuando necesitamos automatizar conteos sin tener que repasar manualmente una columna o tabla. Su uso es frecuente en áreas como recursos humanos, contabilidad, logística y ventas, por mencionar solo algunos ejemplos.

Lo interesante de esta función es que admite tanto texto como números, e incluso fechas, lo que le otorga una gran flexibilidad. Podemos utilizarla para contar palabras concretas, valores mayores o menores, e incluso para aplicar criterios que incluyan comodines, como veremos más adelante.

Sintaxis de la Función CONTAR.SI

La sintaxis de la función CONTAR.SI es sencilla, pero requiere atención para evitar errores. Su estructura es la siguiente:

1=CONTAR.SI(rango; criterio)

Veamos en detalle cada uno de los argumentos:

• rango: Es el conjunto de celdas donde se buscarán los valores que cumplen con el criterio. Puede ser una columna, una fila, o un bloque de celdas.
• criterio: Es la condición que deben cumplir las celdas para ser contadas. Este criterio puede ser un número, una palabra, una expresión lógica o incluso una fórmula con operadores (mayor que, menor que, igual, etc.).

Ejemplo básico:

Supongamos que tenemos una lista de nombres en la columna A, y queremos contar cuántas veces aparece el nombre "María":

1=CONTAR.SI(A1:A10; "María")

Esta fórmula buscará en las celdas A1 hasta A10 todas las que contengan exactamente la palabra "María", y devolverá el total de coincidencias.

En caso de que el criterio sea un número mayor que cierto valor, por ejemplo, contar cuántos valores son mayores a 100, escribiríamos:

1=CONTAR.SI(B1:B20; ">100")

Es importante notar que cuando utilizamos operadores (>, <, =) el criterio debe ir entre comillas.

CONTAR vs CONTAR.SI vs CONTAR.SI.CONJUNTO

Aunque estas tres funciones pueden parecer similares, cada una tiene una utilidad distinta y conviene conocer cuándo utilizar cada una:

• CONTAR: La función CONTAR se limita a contar cuántas celdas contienen números dentro de un rango. No admite condiciones ni filtros. Su sintaxis es:

1=CONTAR(rango)

Por ejemplo, si tenemos una columna con cantidades, simplemente nos dirá cuántas celdas contienen un número.

• CONTAR.SI: Como ya hemos visto, CONTAR.SI sí permite aplicar un criterio, por lo que es mucho más potente para análisis condicionales. Podemos usarla para contar celdas con textos concretos, fechas, números y aplicar expresiones lógicas.

• CONTAR.SI.CONJUNTO: La función CONTAR.SI.CONJUNTO va un paso más allá. Nos permite aplicar varios criterios simultáneamente, lo cual es perfecto cuando necesitamos filtrar con más precisión. Su sintaxis es:

1=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2; ...)

Por ejemplo, podríamos contar cuántas celdas cumplen con dos condiciones: que en la columna A haya "Activo" y que en la columna B haya valores mayores a 500. Es ideal para informes más avanzados y análisis cruzados.

Como puedes ver, cada función tiene su propósito. Elegir la adecuada dependerá del tipo de análisis que necesitemos realizar.

Cómo usar la función CONTAR.SI

Dominar el uso de CONTAR.SI en Excel implica entender cómo aplicar correctamente diferentes tipos de criterios según el tipo de dato: texto, números o fechas. Esta versatilidad la convierte en una herramienta imprescindible para quienes trabajan con grandes volúmenes de información y necesitan hacer filtros rápidos y efectivos.

A continuación, vamos a explorar casos reales de uso, desde los más sencillos hasta situaciones más específicas. Veremos cómo adaptar la fórmula según el contenido de las celdas y cómo utilizarla para obtener resultados precisos y útiles.

CONTAR.SI con textos

Una de las aplicaciones más comunes de CONTAR.SI es contar celdas que contienen un texto específico, lo cual resulta muy útil en listas de productos, nombres de clientes, departamentos o cualquier campo alfabético.

Por ejemplo, si tenemos una lista de empleados y queremos saber cuántos trabajan en el departamento de "Marketing", podemos aplicar la siguiente fórmula:

1=CONTAR.SI(B2:B100; "Marketing")

En este caso, el rango B2:B100 representa la columna donde están los nombres de los departamentos, y el criterio "Marketing" es lo que queremos contar.

Además, CONTAR.SI permite el uso de comodines, lo que nos ofrece una mayor flexibilidad. Por ejemplo:

• * (asterisco) representa cualquier secuencia de caracteres
• ? (signo de interrogación) representa un solo carácter

Si queremos contar todas las celdas que contienen la palabra "ventas" en cualquier parte del texto, usaríamos:

1=CONTAR.SI(B2:B100; "ventas")

Esto incluirá celdas con "Ventas Nacionales", "Departamento de ventas", o "Jefe de ventas", entre otros.

Utilizar comodines correctamente puede ayudarnos a obtener resultados más amplios sin necesidad de coincidir exactamente con el contenido de la celda.

CONTAR.SI con números

También podemos aplicar CONTAR.SI a rangos numéricos, algo que resulta especialmente útil cuando se trabaja con valores cuantitativos, como precios, unidades, puntuaciones, etc.

Por ejemplo, si queremos contar cuántos productos tienen un precio mayor a 100 euros, utilizaríamos:

1=CONTAR.SI(C2:C100; ">100")

Y si necesitamos contar cuántos tienen un valor exactamente igual a 50, sería:

1=CONTAR.SI(C2:C100, 50)

Recuerda que, cuando se utilizan operadores como mayor que (>), menor que (<), o igual que (=), el criterio debe escribirse entre comillas si está acompañado de un símbolo.

Para contar valores dentro de un rango, se pueden combinar dos CONTAR.SI y restar los resultados. Por ejemplo, para contar valores entre 50 y 100:

1=CONTAR.SI(C2:C100; "<=100") - CONTAR.SI(C2:C100; "<50")

Este truco nos permite establecer rangos sin tener que usar fórmulas más complejas, aprovechando la sencillez de CONTAR.SI.

CONTAR.SI con fechas

Las fechas en Excel pueden parecer simples a primera vista, pero al trabajar con CONTAR.SI debemos tener en cuenta que Excel trata las fechas como números. Esto significa que podemos aplicar los mismos operadores lógicos que usamos con números.

Si queremos contar cuántas fechas son exactamente el 1 de enero de 2025, escribiríamos:

1=CONTAR.SI(A2:A100; "01/01/2025")

Y si deseamos contar todas las fechas anteriores al 1 de marzo de 2025, utilizaríamos:

1=CONTAR.SI(A2:A100; "<01/03/2025")

Es recomendable que las fechas se introduzcan entre comillas y con un formato reconocido por Excel. Además, si las fechas están generadas mediante fórmulas o formatos especiales, es importante verificar que Excel las reconoce como válidas, ya que de lo contrario la función no las contará correctamente.

Con estas bases, podemos aplicar CONTAR.SI a prácticamente cualquier tipo de dato en nuestras hojas de cálculo, siempre y cuando el criterio esté bien definido. En el siguiente apartado veremos cómo resolver los errores más comunes al usar esta función para evitar resultados inesperados.

CONTAR.SI con otras Funciones

Una de las grandes ventajas de Excel es la posibilidad de combinar funciones para resolver problemas más complejos o automatizar tareas repetitivas. CONTAR.SI no es la excepción: cuando se combina con otras funciones, puede convertirse en una herramienta aún más poderosa para el análisis de datos.

En este apartado veremos cómo utilizar CONTAR.SI junto a otras fórmulas habituales de Excel para resolver situaciones prácticas y optimizar nuestras hojas de cálculo.

CONTAR.SI + SUMAR.SI

Una combinación habitual es CONTAR.SI con SUMAR.SI, especialmente cuando queremos comparar cuántas veces ocurre algo frente a cuánto suma ese mismo criterio.

Por ejemplo, si en una hoja de pedidos queremos saber cuántos pedidos fueron realizados por el cliente "Ana" y también cuál es el importe total de sus pedidos, aplicaríamos:

1=CONTAR.SI(A2:A100; "Ana")
2=SUMAR.SI(A2:A100; "Ana"; B2:B100)

Donde la columna A contiene los nombres de los clientes y la columna B los importes. Esta combinación nos da una visión doble: frecuencia y valor económico, clave en informes comerciales.

CONTAR.SI con funciones de texto

CONTAR.SI también se puede combinar con funciones de texto como IZQUIERDA, DERECHA o EXTRAER para filtrar datos según partes de una celda.

Imagina que en una columna hay códigos como "VEN-001", "ADM-002" y queremos contar cuántos empiezan por "VEN". Aunque CONTAR.SI no admite funciones anidadas directamente, podemos crear una columna auxiliar con la fórmula:

1=IZQUIERDA(A2; 3)

Y luego aplicar CONTAR.SI sobre ese nuevo rango:

1=CONTAR.SI(C2:C100; "VEN")

Esta técnica es muy útil cuando los datos no están perfectamente estructurados, algo común en exportaciones de sistemas o bases de datos.

CONTAR.SI con funciones lógicas

Aunque CONTAR.SI solo permite un criterio, podemos usarlo dentro de funciones como O, Y o SI para construir condiciones personalizadas.

Por ejemplo, podríamos usar CONTAR.SI dentro de una fórmula SI para marcar si un valor aparece más de una vez:

1=SI(CONTAR.SI(A:A; A2)>1; "Duplicado"; "Único")

Esto nos permite detectar duplicados en una lista sin necesidad de aplicar filtros manuales.

Además, cuando necesitamos aplicar múltiples criterios, podemos recurrir a CONTAR.SI.CONJUNTO o crear expresiones más elaboradas combinando varias fórmulas.

CONTAR.SI y nombres definidos

Si usamos frecuentemente la misma fórmula sobre un rango concreto, es recomendable definir un nombre para ese rango. Por ejemplo, podemos nombrar el rango A2:A100 como Clientes, y luego usar:

1=CONTAR.SI(Clientes; "Ana")

Esto mejora la legibilidad de la fórmula y reduce errores cuando trabajamos con muchas hojas o rangos largos.

CONTAR.SI y tablas dinámicas

Aunque no se trata de una combinación directa dentro de una fórmula, las tablas dinámicas también permiten recrear análisis similares a CONTAR.SI de forma visual. Podemos filtrar, segmentar y agrupar datos sin necesidad de escribir fórmulas, aunque en casos más automatizados CONTAR.SI sigue siendo preferible.

En definitiva, la capacidad de integrar CONTAR.SI con otras funciones de Excel permite adaptar la herramienta a casi cualquier escenario. Es una forma eficaz de construir reportes inteligentes y mantener la agilidad en el trabajo diario con datos.

Cómo Aprender Excel desde 0

Como hemos visto, la función CONTAR.SI es una herramienta esencial para cualquier profesional que trabaje con datos en Excel. Dominar su uso no solo te permite ahorrar tiempo, sino también analizar la información de forma más precisa y eficiente.

Si quieres llevar tus conocimientos al siguiente nivel, te recomendamos nuestro curso de Excel, donde aprenderás desde cero a dominar las funciones más potentes, incluyendo CONTAR.SI, y muchas otras como BUSCARV, SUMAR.SI, y fórmulas avanzadas. Está pensado para quienes desean mejorar su productividad, resolver problemas reales del día a día y sacar el máximo partido a esta herramienta.

Empieza hoy mismo a trabajar de forma más profesional y organizada con Excel.